Kapitel 1

Was ist Microsoft Power Automate und wobei kann es mir helfen?

IN DIESEM KAPITEL

• Vorteile der Automatisierung mit Power Automate
• Reduktion repetitiver Aufgaben
• Integration komplexer Workflows
• Überblick über die Einsatzmöglichkeiten von Power Automate

Willkommen zu diesem Buch, das Ihnen dabei helfen wird, die Welt von Power Automate zu entdecken und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Power Automate ist eine leistungsstarke Automatisierungsplattform innerhalb der Microsoft 365-Familie, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre täglichen Aufgaben erledigen, revolutioniert. Mit diesem Tool können Sie wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisieren und so wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig die Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich steigern.

Das Beste daran: Power Automate ist für jeden zugänglich. Egal, ob Sie ein IT-Experte sind oder keine Programmierkenntnisse besitzen, die Plattform bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche (siehe Abbildung 1.1), die auch ohne tiefes technisches Wissen genutzt werden kann. Es ist eine sogenannte Low-Code-Plattform, das heißt, Sie erstellen Automatisierungen durch visuelle Workflows, ohne Code schreiben zu müssen. Dies ist besonders für Einsteiger vorteilhaft, die noch keine Erfahrung im Programmieren haben, aber dennoch Geschäftsprozesse optimieren wollen.

Abbildung 1.1: Startseite von Power Automate, die einen Überblick über die verfügbaren Funktionen bietet.

Die Rolle von Power Automate in der digitalen Arbeitswelt

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, effizient auf Veränderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung. Hier kommt Power Automate ins Spiel: Es digitalisiert und automatisiert wiederkehrende Prozesse, reduziert manuelle Fehler und steigert die Produktivität. Durch die Automatisierung alltäglicher Arbeitsabläufe gewährleistet es konsistente und verlässliche Datenverarbeitung, die den Arbeitsalltag erheblich vereinfacht.

Beispielsweise können alltägliche Aufgaben wie das Versenden von Bestätigungsmails, das Erstellen von Berichten oder das Erfassen von Daten aus verschiedenen Quellen komplett automatisiert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler, die bei manueller Arbeit entstehen können.

Praxisbeispiele und Einsatzmöglichkeiten

Um Ihnen zu zeigen, was Power Automate leisten kann, möchte ich Ihnen anhand einiger Praxisbeispiele demonstrieren, wie diese Plattform in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden kann. Diese Beispiele sollen nicht nur als Inspiration dienen, sondern auch zeigen, dass Power Automate ein Werkzeug ist, das für alle zugänglich ist - unabhängig davon, ob Sie Programmiererfahrung haben oder nicht.

Hinweis: Diese kurzen Beispiele sind zur Veranschaulichung gedacht und werden im weiteren Verlauf des Buchs nicht im Detail ausgeführt. Stattdessen begleiten wir Sie später durch ein umfassendes Praxisbeispiel: den Urlaubsantrag. Dieses Szenario wird sich durch einen Großteil des Buchs ziehen und Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie Power Automate in der Praxis anwenden und dabei alle wichtigen Funktionen und Aktionen nutzen können.

Beispiel 1: Automatisierte Kundeninteraktion in einem Online-Shop

Ein Online-Shop nutzt Power Automate, um seine Kundenkommunikation zu automatisieren. Sobald eine Kundenanfrage per E-Mail eingeht, sendet ein Workflow automatisch eine Bestätigungsmail an den Kunden. Komplexere Fragen werden direkt an das Kundenserviceteam weitergeleitet - der gesamte Prozess läuft ohne manuelle Eingriffe ab und spart wertvolle Zeit.

Beispiel 2: Optimierung des Berichtswesens in einem Marketingteam

Ein Marketingteam verwendet Power Automate, um die Sammlung und Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen wie Social Media, Google Analytics und CRM-Systemen zu automatisieren. Die Daten werden automatisch in einem Bericht zusammengeführt, der regelmäßig aktualisiert wird. Dadurch spart das Team Zeit und gewährleistet, dass die Berichte stets auf dem neuesten Stand sind, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Beispiel 3: Automatisierung von HR-Prozessen

In der Personalabteilung eines Unternehmens wird Power Automate eingesetzt, um den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu automatisieren. Sobald ein neuer Mitarbeiter eingestellt ist, wird ein Workflow ausgelöst, der relevante Abteilungen wie IT und Verwaltung benachrichtigt. Die IT-Abteilung erhält eine Aufforderung, die benötigte Hardware und Software bereitzustellen, während die Personalabteilung automatisch Einführungsveranstaltungen und Schulungen plant.

Beispiel 4: Effizientes Lead-Management im Vertrieb

Ein Vertriebsteam eines Technologieunternehmens nutzt Power Automate, um Leads effizient zu verwalten. Wenn ein potenzieller Kunde über ein Online-Formular Kontakt aufnimmt, erfasst Power Automate die Daten und erstellt automatisch einen neuen Lead in der CRM-Software. Gleichzeitig wird eine personalisierte E-Mail an den Lead gesendet, und das Vertriebsteam erhält eine Benachrichtigung über den neuen Kontakt. Dieser automatisierte Prozess sorgt für eine schnelle und konsistente Reaktion auf Kundenanfragen und verbessert die Lead-Konversionsrate.

Beispiel 5: Patientenmanagement in einer Klinik

In einer medizinischen Einrichtung wird Power Automate eingesetzt, um die Patientenverwaltung zu verbessern. Ein automatisierter Prozess erinnert Patienten an bevorstehende Termine und sorgt für eine effiziente Terminplanung. Bei Absagen werden die frei gewordenen Termine automatisch im System aktualisiert und Wartelistenpatienten benachrichtigt. Diese Automatisierung führt zu einer besseren Auslastung der medizinischen Ressourcen und verbessert die Patientenversorgung.

Beispiel 6: Lagerverwaltung in Echtzeit

In einem Produktionsbetrieb wird Power Automate genutzt, um den Lagerbestand in Echtzeit zu überwachen. Ein automatisierter Flow erkennt, wenn der Bestand kritischer Komponenten unter einen Schwellenwert fällt, und löst daraufhin eine Nachbestellung aus. Zusätzlich werden Berichte über Lagerbewegungen erstellt, die eine Analyse von Verbrauchsmustern ermöglichen. Diese Automatisierung hilft, Produktionsausfälle zu vermeiden, und optimiert das Bestandsmanagement.

Erste Schritte in Power Automate

Power Automate ist eine dynamische und flexible Plattform, die es ermöglicht, eine Vielzahl von Automatisierungsaufgaben effizient und ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu bewältigen. Von einfachen Aufgaben wie dem Senden von Benachrichtigungen bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen - Power Automate bietet eine breite Palette an Möglichkeiten, um Arbeitsabläufe in nahezu jedem Bereich eines Unternehmens zu verbessern.

Erstellung eines Power Automate-Kontos

Der erste Schritt in Power Automate ist die Erstellung eines Kontos. Wenn Sie bereits Microsoft 365 verwenden, können Sie sich einfach mit Ihrem bestehenden Konto anmelden. Falls Sie neu bei Microsoft 365 sind, können Sie ein kostenloses Konto erstellen, indem Sie grundlegende Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort angeben.

Um auf Power Automate zuzugreifen, öffnen Sie einfach Ihren Browser und navigieren zur Adresse make.powerautomate.com. Hier gelangen Sie zur Startseite von Power Automate, die Ihnen eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet und Sie bei Ihren ersten Schritten in der Automatisierung unterstützt. Im neuen Design erfolgt die Kontoerstellung über einen leicht veränderten Prozess, ist aber dennoch unkompliziert und erfordert nur wenige grundlegende Informationen.

Erkunden der Benutzeroberfläche von Power Automate

Power Automate hat ein neues Design eingeführt, das in einigen Bereichen abweicht. Wo nötig, wird in diesem Buch auf die Unterschiede hingewiesen.

Power Automate bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auch für Anfänger leicht zu navigieren ist. Links befindet sich das Navigationsmenü (siehe Abbildung 1.2), über das Sie Zugriff auf MEINE FLOWS, VORLAGEN und VERBINDUNGEN haben. Im Hauptbereich können Sie bestehende Flows ansehen, neue erstellen oder Vorlagen verwenden, um schnell zu starten. Im Hauptbereich werden Details zu Ihren Flows oder ausgewählten Vorlagen angezeigt. Hier können Sie auch neue Flows erstellen und bestehende bearbeiten. Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen ersten Überblick über die wesentlichen Elemente der Benutzeroberfläche. Dabei dürfen Sie gespannt sein, denn Power Automate bietet jetzt auch innovative Möglichkeiten durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Sie können beispielsweise mit einfachen Worten beschreiben, was Ihr Flow tun soll, und Power Automate nutzt KI, um daraus einen ersten Entwurf zu erstellen. Dies ist nur ein Vorgeschmack auf die fortschrittlichen Funktionen, die wir in einem späteren Kapitel detailliert besprechen werden. Dort werden wir uns...