Schweitzer Fachinformationen
Wenn es um professionelles Wissen geht, ist Schweitzer Fachinformationen wegweisend. Kunden aus Recht und Beratung sowie Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Bibliotheken erhalten komplette Lösungen zum Beschaffen, Verwalten und Nutzen von digitalen und gedruckten Medien.
Kapitel 1
IN DIESEM KAPITEL
Formale Fehler werden von den Lesenden als Hinweis auf Inkompetenz gewertet. Das geht aus vielen Untersuchungen und Kundenbefragungen eindeutig hervor.
Normen und Regeln zu nutzen ist also kein Selbstzweck, sondern bringt messbaren Nutzen. Und ganz nebenbei macht es das Erstellen von Texten auch einfach und schneller.
Dieses Kapitel ist Ihre kompakte Schnellreferenz zu allen Fragen rund um die DIN 5008. Sie sehen an detaillierten Beispielen, wie Sie es richtig machen - und dass in einigen Bereichen Unternehmen dennoch andere Wege gehen, zum Beispiel bei Währungsangaben.
Diese Abweichungen sind nicht gleichzeitig auch generell als Empfehlungen zu verstehen. Wenn Sie in der Schule oder Universität sind, haben Sie ohnehin kaum eine andere Möglichkeit, als genau nach der Norm zu arbeiten.
In Unternehmen kann es jedoch sinnvoll sein, gängigere Varianten zu verwenden und bewusst mit der Norm zu brechen. Sie sollten jedoch immer konkret wissen, dass und warum Sie dies tun.
Sie sollten sich an Normen und Regeln halten, weil sie das Arbeiten einfach leichter machen. Anstatt sich selbst zu überlegen, wie Sie Datumsangaben, Zahlenwert und so weiter schreiben, oder komplett nach dem Zufallsprinzip zu arbeiten, schauen Sie einfach nach, was die DIN 5008 dazu sagt.
Bei einem Projekt in einem Unternehmen habe ich eine Gruppe von fünf Mitarbeitenden erlebt, die offenbar 10 Minuten lang darüber diskutiert haben, ob »i. V.« mit oder ohne Leerzeichen geschrieben wird. Diese 50 Arbeitsminuten hätte man sich durch einen schnellen Blick in die DIN 5008 beziehungsweise einfach in dieses Buch unter »Abkürzungen« beziehungsweise »Zeichen für Wörter« sparen können.
Dort sehen Sie ganz schnell, dass Zeichen, die für Wörter stehen, auch wie Wörter behandelt werden. Dazu zählen auch abgekürzte Wörter. Korrekt ist also: »i. V.«.
Normen orientieren sich naturgemäß nicht an aktuellen Strömungen. Sie sind bewusst konservativ im besten Sinn und müssen verschiedenen Erwartungen gerecht werden - zum Beispiel auch denen der Schulen nach einer klaren Vorgabe, die für Prüfungen und deren Benotung herangezogen werden kann.
Gerade in der Kundenkommunikation gilt heute aber die Regel: Was gut bei der Zielgruppe ankommt, das ist auch gut. Und wenn es die Kunden in Texten angenehmer finden, »200 Euro« zu lesen statt »200 EUR«, dann wird dies eben genau so umgesetzt.
Wenn ein Unternehmen die Kunden befragt und feststellt, dass Kunden das Komma bei »Guten Morgen, Frau Müller,« in der Anrede irritierend finden, wird es möglicherweise einfach weggelassen, obwohl es nach den aktuellen Kommaregeln gesetzt werden muss.
Und schließlich gibt es in Unternehmen häufig auch Sonderregelungen für Schreibweisen im Rahmen des sogenannten Corporate Designs oder des Corporate Wordings. Viele Unternehmen geben zum Beispiel vor, dass die Wortmarke nicht mit einem Bindestrich benutzt werden darf: Das Unternehmen »ABC AG« könnte also vorgeben, dass in den Publikationen des Unternehmens nicht korrekt »ABC-Mitarbeiter« geschrieben werden darf, sondern »ABC Mitarbeiter« verwendet werden muss.
Letzter Grund: Vielleicht möchten Sie oder Ihr Unternehmen sich einfach durch Individualität und Abweichung hervorheben. Das kann natürlich auch ein Grund dafür sein, dass Sie Regeln bewusst nicht befolgen - zum Beispiel, wenn eine Agentur ihre E-Mails komplett in Kleinbuchstaben verfasst. Sehr individuell, aber messbar schlechter lesbar als ein Text mit der gewohnten Großschreibung von Hauptwörtern.
Das @-Zeichen soll nach DIN 5008 mit einem Leerzeichen vom Namen getrennt werden:
Wenn das Leerzeichen gesetzt wird, funktioniert jedoch zum Beispiel in Microsoft Outlook die Verlinkung nicht. Deshalb sollten Sie besser direkt hinter dem @ mit dem Vornamen der Person starten, sodass der komplette Name automatisch ergänzt wird.
Abbildung 1.1: E-Mail mit korrektem Hinweis auf eine im Adressbereich genannte Person
Der mit @ korrekt gekennzeichnete Namen mit E-Mail-Adresse wird von Outlook direkt ins An-Feld des Adressbereichs verschoben, falls er noch in CC oder BCC stehen sollte.
Wenn die Teile einer Abkürzung jeweils für ein vollständiges Wort stehen, werden sie mit Punkt beendet.
Die Teile werden dann wie vollständige Wörter behandelt und durch ein Leerzeichen getrennt. Ausnahmen sind:
Abkürzungen mit Punkt erschweren das Lesen, weil wir sie erst aus der abgekürzten Form in die Langform quasi übersetzen müssen. Vermeiden Sie deshalb möglichst Abkürzungen mit Punkt.
Wird die Abkürzung aber als solche gesprochen oder ist die Abkürzung ein selbstständiges Wort, folgt kein Punkt.
Ausnahmen:
Abkürzungen, die für mehr als ein Wort stehen, müssen am Satzanfang ausgeschrieben werden.
Ohne Punkt bleiben auch:
Anführungszeichen werden direkt an den angeführten Text angeschlossen:
Anführungszeichen verwenden Sie für wörtliche Zitate und Aussagen, die Sie nicht ernst oder anders meinen. Anführungen sind keine Betonungszeichen!
Bei einfachen Begriffen aus einem Wort sollten Sie keine Anführungszeichen verwenden:
Typografische Anführungszeichen sind je nach Sprache unterschiedlich. Bei fremdsprachigen Texten sollen die Anführungen der jeweiligen Sprache stehen:
In Word ist können Sie es sich hier ganz einfach machen: Teilen Sie Word mit, in welcher Sprache ein Text verfasst ist, damit Word die Anführungszeichen automatisch korrekt setzt:
Abbildung 1.2: Die Sprachauswahl für Texte und Textteile in Word ist auch für die automatische Anpassung der Anführungszeichen relevant.
Abbildung 1.3: Bei englischsprachigem Text werden auch die korrekten Anführungszeichen erzeugt - selbst dann, wenn der Rest des Texts deutschsprachig ist.
In diesem Buch werden übrigens aus gestalterischen Gründen in der gesamten Dummies-Reihe nicht die korrekten deutschen, sondern französische Anführungszeichen im Fließtext benutzt. In den Beispielen habe ich natürlich jeweils korrekte DIN-konforme Anführungszeichen gesetzt.
Einfaches oder halbes Anführungszeichen verwenden Sie bei Zitaten innerhalb von anderen Zitaten:
Das Anschriftenfeld im Brief kann bis zu 8,5 cm breit sein und besteht aus
Es enthält keine...
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