2 Rücklagen - das Finanzpolster des Vereins

2.1 Formen der Rücklagen

Soweit Mittel nicht schon im Jahr des Zuflusses für die steuerbegünstigten Zwecke verwendet werden oder zulässigerweise dem Vermögen (Rücklagen) zugeführt werden, muss ihre zeitnahe Verwendung durch eine Nebenrechnung (Mittelverwendungsrechnung) nachgewiesen werden.

Achtung

Von der zeitnahen Mittelverwendung für steuerbegünstigte Zwecke sind bestimmte Rücklagen ausgenommen.

§ 62 AO Rücklagen und Vermögensbildung

»(1) Körperschaften können ihre Mittel ganz oder teilweise

1. einer Rücklage zuführen, soweit dies erforderlich ist, um ihre steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen;
2. einer Rücklage für die beabsichtigte Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern zuführen, die zur Verwirklichung der steuerbegünstigten, satzungsmäßigen Zwecke erforderlich sind (Rücklage für Wiederbeschaffung). Die Höhe der Zuführung bemisst sich nach der Höhe der regulären Absetzungen für Abnutzung eines zu ersetzenden Wirtschaftsguts. Die Voraussetzungen für eine höhere Zuführung sind nachzuweisen;
3. der freien Rücklage zuführen, jedoch höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und darüber hinaus höchstens 10 % der sonstigen nach § 55 Abs. 1 Nr. 5 zeitnah zu verwendenden Mittel. Ist der Höchstbetrag für die Bildung der freien Rücklage in einem Jahr nicht ausgeschöpft, kann diese unterbliebene Zuführung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden;
4. einer Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten zur Erhaltung der prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften zuführen, wobei die Höhe dieser Rücklage die Höhe der Rücklage nach Nummer 3 mindert.

(2) Die Bildung von Rücklagen nach Abs. 1 hat innerhalb der Frist des § 55 Abs. 1 Nr. 5 Satz 3 zu erfolgen. Rücklagen nach Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 sind unverzüglich aufzulösen, sobald der Grund für die Rücklagenbildung entfallen ist. Die freigewordenen Mittel sind innerhalb der Frist nach § 55 Abs. 1 Nr. 5 Satz 3 zu verwenden.

(3) Die folgenden Mittelzuführungen unterliegen nicht der zeitnahen Mittelverwendung nach § 55 Abs. 1 Nr. 5:

1. Zuwendungen von Todes wegen, wenn der Erblasser keine Verwendung für den laufenden Aufwand der Körperschaft vorgeschrieben hat;
2. Zuwendungen, bei denen der Zuwendende ausdrücklich erklärt, dass diese zur Ausstattung der Körperschaft mit Vermögen oder zur Erhöhung des Vermögens bestimmt sind;
3. Zuwendungen auf Grund eines Spendenaufrufs der Körperschaft, wenn aus dem Spendenaufruf ersichtlich ist, dass Beträge zur Aufstockung des Vermögens erbeten werden;
4. Sachzuwendungen, die ihrer Natur nach zum Vermögen gehören.

(4) Eine Stiftung kann im Jahr ihrer Errichtung und in den drei folgenden Kalenderjahren Überschüsse aus der Vermögensverwaltung und die Gewinne aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben nach § 14 ganz oder teilweise ihrem Vermögen zuführen.«

Wichtig

Die Rücklagen müssen nachgewiesen werden, d. h. entweder sind diese in der Steuererklärung GEM1, im Jahresabschluss oder in einer Nebenrechnung darzustellen. Wichtig wird dabei auch sein, dass die Rücklagen durch den Beschluss der dafür zuständigen Organe getroffen wurden.

Rücklagen vermindern nicht ein steuerpflichtiges Ergebnis.

Alle Rücklagen (zweckgebundene Rücklage, Betriebsmittelrücklage, freie Rücklage, Kapitalbeteiligungsrücklage und Rücklage im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb) müssen vom steuerbegünstigten Verein in einer solch klaren Form gesondert ausgewiesen werden, dass eine Kontrolle jederzeit und ohne besonderen Aufwand möglich ist. Der Nachweis der Rücklagen kann entweder in der Steuererklärung, im Rahmen der Rechnungslegung in einer Vermögensübersicht oder aber einer Nebenrechnung erfolgen.

Um die steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen, ist es einem gemeinnützigen Verein gestattet, eine Rücklage zu bilden. Auf die Herkunft der Mittel kommt es dabei nicht an, sodass auch Spenden in die Rücklage eingestellt werden können.

Voraussetzung ist aber, dass ein bestimmter Grund und ein konkreter Zeitpunkt der Verwirklichung genannt werden. Ohne genaue Zeitvorstellung kann diese sog. Zweckerfüllungs- oder Projektrücklage zulässig sein, wenn die Durchführung des Vorhabens in einem angemessenen Zeitraum (ca. drei bis fünf Jahre) möglich ist.

Tipp

Für periodisch wiederkehrende Ausgaben, wie z. B. Löhne, Gehälter, Mieten etc., kann eine sog. Betriebsmittelrücklage (Aufwendungen zwischen sechs bis zwölf Monaten) gebildet werden.

Einer freien Rücklage kann jährlich höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung (Zins-, Miet- und Pachteinnahmen abzüglich unmittelbarer Ausgaben) zugeführt werden. Zusätzlich können nochmals höchstens 10 % der sonstigen (ohne Vermögensverwaltung) zeitnah zu verwendenden Mittel in eine freie Rücklage eingestellt werden. Bemessungsgrundlage ist das Ergebnis aus den Einnahmen des ideellen Bereichs und den Überschüssen aus den steuerbegünstigten Zweckbetrieben und den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben. Verluste aus Zweckbetrieben und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben mindern die Bemessungsgrundlage nicht.

Beispiel

Ein gemeinnütziger Verein erzielt im Kalenderjahr folgende Überschüsse aus den einzelnen Bereichen:

Der Verein kann folgende freie Rücklage bilden:

Der Verein muss demzufolge seine verbleibenden Mittel von 3.800 Euro (10.000 Euro - 6.200 Euro) nach § 55 Abs. 1 Nr. 5 Satz 3 AO im laufenden, spätestens aber in den darauffolgenden zwei Jahren für seine steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwenden. Ausnahme: Der Betrag von 3.800 Euro wird ganz oder teilweise in eine zulässige zweckgebundene Projektrücklage nach § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO eingestellt.

Die freie Rücklage erfordert keinen bestimmten Grund und muss auch nicht zu einem konkreten Zeitpunkt verbraucht bzw. aufgelöst werden.

Außerhalb dieser Regelungen dürfen im Bereich der Vermögensverwaltung Rücklagen nur für die Durchführung konkreter Reparatur- und Erhaltungsmaßnahmen an Vermögensgegenständen i. S. von § 21 EStG gebildet werden. Die Maßnahmen, für deren Durchführung die Rücklage gebildet wird, müssen notwendig sein, um den ordnungsgemäßen Zustand des Vermögensgegenstands, z. B. eines Vereinsheims, zu erhalten oder wiederherzustellen. Sie müssen zudem in einem angemessenen Zeitraum durchgeführt werden können.

Zur Erhaltung der prozentualen Beteiligung an Kapitalgesellschaften können ebenfalls Mittel angesammelt, d. h. in eine Rücklage eingestellt werden. Dies gilt aber nicht für den erstmaligen Erwerb eines Anteils an einer Kapitalgesellschaft.

Der Einsatz von Mitteln zum Erwerb oder zur Erhaltung der Beteiligungsquote an einer...