KAPITEL 02:
Prozesse, Effizienz und Effektivität
Die Ameisenkolonie
In einem Wald lebte eine große Ameisenkolonie, die für ihre Arbeitsmoral und ihren Zusammenhalt bekannt war. Sie war ein System, das in Harmonie arbeitete, um das Überleben und Gedeihen der Gemeinschaft zu sichern.
Eines Tages wurde der größte Teil des Ameisenbaus zerstört. Königin Arista blieb ruhig und sammelte ihre Berater um sich. Sie wusste, dass die Kolonie nur überleben konnte, wenn alle Ameisen effizient zusammenarbeiteten.
Sie rief die ältesten und erfahrensten Ameisen zusammen und gemeinsam entwickelten sie einen detaillierten Plan. Sie teilten die Aufgaben so auf, dass keine Ameise überlastet war und jede ihre spezifischen Fähigkeiten optimal einsetzen konnte. Es wurden klare Kommunikationswege etabliert, sodass jede einzelne Ameise genau wusste, was zu tun war. Die Arbeiterameisen begannen sofort mit dem Wiederaufbau der zerstörten Tunnel, die Soldaten bewachten die Eingänge und die Pfadfinder suchten neue Nahrungsquellen.
Der neue Ameisenbau wurde schneller als erwartet abgeschlossen und war nicht nur stabiler, sondern auch sicherer als zuvor. Dank der klugen Planung und der effektiven Umsetzung konnte die Kolonie in kürzester Zeit wieder zu alter Stärke zurückfinden.
Diese Geschichte zeigt, dass Erfolg nicht nur durch harte Arbeit, sondern auch durch intelligente Planung und effiziente Prozesse erreicht wird. Ein gut organisiertes Arbeitsumfeld ist die geheime Zutat für den Unternehmenserfolg. Jedoch können schlechtes Zeitmanagement, Projekt-Hopping oder eine ineffiziente Meetingkultur den reibungslosen Arbeitsablauf behindern.
12. FEHLER:
INEFFIZIENTE ARBEITSWEISE
8:00 Uhr morgens: E-Mails werden gecheckt und die To-do-Liste für den Tag überflogen. 8:15 Uhr: Die ersten neuen Mails flattern rein. 8:30 Uhr: Das erste Meeting des Tages. 9:15 Uhr: Wieder neue Mails - ziemlich hoher Workload heute. 9:30 Uhr: Kunde ruft an.11:00 Uhr: Pause. Ein paar Aufgaben werden noch nebenbei erledigt. 12:15 Uhr: Die Präsentation für heute muss eigentlich vorbereitet werden, aber es kommen immer mehr Mails. 13:45 Uhr: Die Präsentation lief nicht gut. Die Laune ist im Keller. 15:15 Uhr: Der Tisch droht unter dem Berg an Arbeit nachzugeben. 17:30 Uhr: Die nächste Deadline steht kurz bevor und noch immer ist dieses eine wichtige Projekt nicht abgeschlossen. 19:00 Uhr: Wieder mal ein stressiger Tag. Die restlichen Aufgaben müssen wohl oder übel morgen erledigt werden.
Kommt dir das bekannt vor? So sieht der Arbeitstag von vielen Unternehmern im Mittelstand aus. Stress, Zeitdruck und ein zu hohes Arbeitspensum regieren den Arbeitsalltag vieler Unternehmer und hindern sie daran, ihre Ziele zu erreichen. Die Lösung: effektives Zeitmanagement.
Georg Christoph Lichtenberg sagte einmal: »Die Leute, die niemals Zeit haben, tun am wenigsten.« Das klingt paradox, ist es aber nicht. Wer Zeit effizient nutzt, dem bleibt am Ende des Tages auch mehr davon. Wer sie allerdings durch eine unstrukturierte Arbeitsweise verschwendet, dem bleibt kaum Zeit übrig. Deshalb ist es wichtig, dass du ein Gefühl für deine eigene Zeit entwickelst.
Was du leider nicht ändern kannst, ist die Zeit selbst. Worauf du allerdings Einfluss hast, ist die Art und Weise, wie du mit deiner Zeit umgehst. Dafür musst du:
- Zeitdiebe identifizieren: Bist du oft abgelenkt oder arbeitest du parallel an vielen Aufgaben gleichzeitig? Überprüfe, ob du in deinem Arbeitsalltag Zeitfresser entdecken kannst. Denn unsere heutige Gesellschaft ist von Reizüberflutung geprägt. Zeitdiebe wie die sozialen Medien hemmen deine Produktivität und laden zur Prokrastination ein. Deshalb ist es wichtig, vor allem Social Media von deinem Arbeitsalltag zu trennen, E-Mail-Postfächer zu geregelten Zeiten zu überprüfen und einzelne Aufgaben der Reihe nach anzugehen.
- Aufgaben priorisieren: Überlege, welche Projekte wirklich wichtig sind, denn die Priorisierung erleichtert es dir, deinen Zeitplan zu organisieren, und steigert deine Effizienz. Du kannst Aufgaben in »wichtig« und »weniger wichtig« unterteilen. Nennenswert ist hierbei vor allem die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben in vier Prioritäten-Felder unterteilt:
Weniger relevante Aufgaben kannst du im »nicht wichtig und nicht dringend«-Feld aufschieben, während Aufgaben, die du dem Feld »wichtig und dringend« zuordnest, oberste Priorität haben. Ausschlaggebend ist nicht nur, welches Projekt du zuallererst angehst, sondern auch, wie viel Zeit du diesem widmest. Plane realistisch und rechne mit Zeitverzögerungen.
- Deadlines setzen: Lege eigene Zeitfristen für dich fest, um Aufgaben zeitnah abzuschließen. Dadurch steigerst du deine eigene Motivation und Produktivität. Dabei geht es nicht darum, die selbst gesetzte Deadline immer zu erreichen, denn oft schätzen wir den Zeitaufwand falsch ein.
- Aufgaben delegieren: Erleichtere dir deinen Alltag, indem du entbehrliche Aufgaben oder Teile davon an andere Personen abgibst. Schließlich kannst du nicht alles allein schaffen - dafür hast du ein Team oder kannst dir eins aufbauen.
- Perfektionismus vermeiden: Erledige die Aufgabe zwar nach bestem Gewissen, aber verliere dich nicht in Details. Perfektionismus kann dafür sorgen, dass du zu viel Zeit verlierst und am Ende doch nicht das bestmögliche Ergebnis herausholst. Lege die Aufgabe erst einmal zur Seite, um ihr zu einem späteren Zeitpunkt den letzten Feinschliff zu verpassen.
- Gleichartige Aufgaben bündeln: Oft ähneln sich Aufgaben und du kannst sie in einem Zug abarbeiten.
- Komplexe Aufgaben in kleinere Meilensteine aufteilen: Wenn du vor einer komplexen Aufgabe stehst, kann allein der Anblick der Aufgabe dich schnell überfordern. Wenn du sie in kleinere Meilensteine unterteilst, senkt das die Angst vor ihrer Bewältigung und bringt neue Motivation.
- Lernen, »Nein« zu sagen: Wäge sorgfältig ab, welche Aufgaben deine Kapazitäten zulassen. Niemandem ist geholfen, wenn du ein Projekt annimmst, es aber dann nicht rechtzeitig bearbeiten kannst.
In unserer heutigen Leistungsgesellschaft leiden viele unter enormem Performance-Druck. Dauerhafter Stress sollte allerdings kein Indikator für Erfolg sein, im Gegenteil: Je ausgeglichener du deinen Arbeitstag beendest, desto besser hast du wahrscheinlich auch deine Aufgaben gemeistert. Durch mehr Achtsamkeit für deine Bedürfnisse und durch ein effizientes Zeitmanagement strukturierst du deinen Alltag sinnvoll und erreichst deine Ziele schneller.
13. FEHLER:
PROJEKT-HOPPING
»Projekt-Hopping« reißt uns hin und her zwischen dem Tatendrang, Projekte abzuschließen, und dem Reiz neuer verlockender Ideen. Ein häufiges Ergebnis: Ineffizienz. Denn der ständige Wechsel bedeutet: Es gibt viele Anfänge, aber nur wenige Abschlüsse.
Hast du schon einmal vom »Shiny Object Syndrome« (SOS) gehört? Wie eine Elster werden wir ständig von neuen glänzenden Ideen, Projekten oder Trends angezogen. Allerdings handelt es sich im Gegensatz zum Sammeltrieb von Elstern bei Menschen eher um ein impulsives Verhalten, das von verschiedenen Faktoren beeinflusst wird:
Suchtpotenzial von schnellem Erfolg und Belohnung: Neue Projekte stehen oft für unentdeckte Möglichkeiten und versprechen Wachstum. Neue Ideen, die uns die Möglichkeit geben, schnell sichtbare Ergebnisse zu erzielen, lösen einen kurzfristigen Nervenkitzel aus und werden oft überbewertet, während bestehende Aufgaben als weniger aufregend wahrgenommen werden. Dieser kurzfristige Erfolg kann süchtig machen und deine Versuchung verstärken, dich immer wieder auf neue Unternehmungen einzulassen.
»Fear of missing out« (FOMO): In einer dynamischen Geschäftswelt ist die Angst, eine bahnbrechende Gelegenheit zu verpassen, allgegenwärtig. Wir suchen dann ständig nach Neuem.
Neugier: Auch unser Innovationsdrang ist ein treibender Faktor. Während uns das »Alte« schnell langweilt, kann die Aussicht auf Neues unwiderstehlich sein. Gerade als angehender Unternehmer kannst du es wahrscheinlich kaum erwarten, durchzustarten. Du sprudelst und springst von einem Projekt - hopp, hopp, hopp - zum nächsten.
Von dieser Unruhe kannst du dich befreien. Als erfahrener Unternehmer, der mehr als einmal durch Höhen und Tiefen gegangen ist, sage ich dir: Es ist wichtig, Projekte nicht nur zu beginnen, sondern sie auch abzuschließen. Hier dreht sich alles um Klarsicht, Konstanz und Durchhaltevermögen. So bleibst du auf Kurs:
- Priorisiere Projekte, die den größten Einfluss auf deine Ziele oder dein Unternehmen haben.
- Definiere eine maximale Anzahl an Projekten, die du gleichzeitig bearbeitest.
- Blockiere für das wichtigste Projekt in deinem Kalender feste...
