Style Guide for Business Writing

A ¿ 1

A or an ¿ 1

Abbreviation ¿ 1

Abridgement ¿ 6

Abstracts ¿ 6

Accessibility ¿ 7

Acknowledgments ¿ 8

Acronyms ¿ 8

Active and passive voice ¿ 9

Adnouns ¿ 12

Afterword ¿ 12

Agreement ¿ 12

Alphabetizing ¿ 17

Annotations ¿ 21

Annualization ¿ 22

Anonymous publication ¿ 23

Anthology ¿ 23

Antonyms ¿ 24

Appendices ¿ 25

Appositives ¿ 25

Apps ¿ 26

Archive ¿ 26

Articles ¿ 27

Artwork ¿ 29

Attribution ¿ 30

B ¿ 33

Backmatter ¿ 33

Baseline ¿ 34

Bibliography ¿ 36

Blogging ¿ 37

Budgets and forecasts ¿ 37

Bullet points ¿ 39

C ¿ 41

Callouts and sidebars ¿ 41

Capitalization ¿ 41

Captions ¿ 44

Case studies ¿ 45

Casual assertions and inferences ¿ 46

Charts and Graphs ¿ 48

Circa (ca.) 57

Circular arguments ¿ 57

Citations ¿ 58

Clauses ¿ 64

Cleft sentences ¿ 65

Cliches ¿ 66

Coinage of words ¿ 73

Colloquialism ¿ 73

Compound Words ¿ 74

Conclusions ¿ 75

Copyright ¿ 76

Cross reference ¿ 77

D ¿ 81

Dangling modifiers ¿ 81

Data analysis ¿ 81

Databases ¿ 85

Data collection methods ¿ 85

Data matrices ¿ 86

Dates and times ¿ 87

Decimals, fractions, and percentages ¿ 92

Definitions ¿ 96

Denotation and connotation ¿ 98

Derivative work ¿ 99

Descriptive statistics and inference ¿ 99

Desktop publishing ¿ 100

Dictionaries ¿ 101

Double negatives ¿ 101

Dysphemism ¿ 101

E ¿ 103

Editing and proofreading ¿ 103

e.g. and i.e. 106

Electronic mail (email) 106

Electronic mail formatting guidelines ¿ 108

Emphasis ¿ 109

Empirical approach ¿ 114

Endnotes ¿ 115

et al. 115

Euphemism ¿ 116

F ¿ 117

Fact checking ¿ 117

False subjects ¿ 117

Figure of speech ¿ 118

File naming ¿ 119

Financial reports ¿ 120

Flowcharts ¿ 122

Footnotes ¿ 124

G ¿ 127

Generalizations ¿ 127

Gerunds ¿ 128

Glossary formatting ¿ 128

Graphics ¿ 129

H ¿ 131

Headings ¿ 131

Highlighting in text ¿ 132

Homonyms ¿ 135

Hyperbole ¿ 135

Hyperlinks ¿ 136

Hypothesis formulation ¿ 136

I ¿ 139

Ibid. 139

Idiom ¿ 139

Imperative sentences ¿ 140

Indexing ¿ 141

Introductions, forewords and prefaces ¿ 143

Irony ¿ 145

J, K ¿ 147

Jargon ¿ 147

L ¿ 151

Legends, titles, and labels ¿ 151

Letters ¿ 152

Lists ¿ 163

M ¿ 169

Manuscripts ¿ 169

Mathematical symbols ¿ 171

Means testing ¿ 175

Measurement strategies ¿ 175

Memos ¿ 177

Metadata ¿ 179

Metaphors ¿ 180

Money and currency ¿ 180

N ¿ 183

Nominative, objective, and possessive pronouns ¿ 183

Numerals and numbering ¿ 184

O ¿ 191

Obfuscation ¿ 191

Objective and goal statements ¿ 192

Online etiquette ¿ 194

Op. Cit. 196

Organization charts ¿ 197

Outlining ¿ 199

P ¿ 203

Paradox ¿ 203

Paragraphs ¿ 203

Parallelism ¿ 207

Parentheses and brackets ¿ 209

Participles ¿ 213

Parts of speech ¿ 213

Patents ¿ 234

Peer review ¿ 234

Photographs ¿ 235

Planning documents ¿ 236

Possessives ¿ 239

Presentations ¿ 240

Problem statement ¿ 242

Procedures manuals ¿ 243

Proposals ¿ 246

Punctuation ¿ 248

Q ¿ 269

Quotations ¿ 269

R ¿ 273

Redundancy and repetition ¿ 273

Relative clauses ¿ 274

Reports ¿ 275

Rhetorical questions ¿ 278

Rhythm in sentences ¿ 278

Roman numerals ¿ 279

Run-in quotations ¿ 280

Run-on sentences and sentence fragments ¿ 281

S ¿ 283

Salutations ¿ 283

Sampling ¿ 285

Sarcasm ¿ 286

Scaling ¿ 287

Scientific method ¿ 289

Screen shots ¿ 290

Sentences ¿ 291

Sexist writing ¿ 296

Signs and symbols ¿ 298

Similar words ¿ 299

Similes ¿ 317

Singular and plural ¿ 318

Spacing ¿ 321

Spelling ¿ 323

Statistical references ¿ 329

Style and tone ¿ 329

Suffixes ¿ 332

Summarizing ¿ 333

Superscript and subscript ¿ 334

Symbolism ¿ 335

Synonyms ¿ 336

T, U ¿ 339

Table of contents ¿ 339

Tables ¿ 340

Technical writing ¿ 341

Tenses ¿ 342

Titles ¿ 343

Trademarks ¿ 344

Transitions ¿ 345

Translations ¿ 349

V ¿ 351

Variable measurements ¿ 351

Variable relationships ¿ 351

Video best practices ¿ 352

W ¿ 355

Webinar and conference call etiquette ¿ 355

Webpage references and citation ¿ 356

Websites ¿ 356

Word processing ¿ 357

X, Y ¿ 361

X and y axes ¿ 361

Z ¿ 363

Zombie nouns ¿ 363

Index ¿ 365