2   Projektplanung: eine solide Grundlage für den Erfolg

Während der Vorbereitungsphase mussten Sie auf Basis weniger Informationen Inhalte, Termine, Kosten und Ressourcenbedarf grob abschätzen. Unabhängig davon, ob Sie die Genehmigung in Form einer Beauftragung durch Ihren Kunden erhalten haben oder als Freigabe in einem Projektsteuerungsgremium in Ihrer Firma - jetzt ist das Wichtigste, das Projekt zum Laufen zu bringen.

Ihre Ziele sind:

• Erstellen einer detaillierten Planung für die Umsetzungsphase

• Zuweisen der Aufgaben an die beteiligten Rollen, d. h. die Personen im Projekt auslasten

• Beauftragen externer Projektteilnehmer, beispielsweise durch Werk- oder Dienstleistungsverträge

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie folgende Schritte tun:

• Erstellen Sie eine detaillierte Anforderungsspezifikation.

• Führen Sie eine Aufwandsschätzung durch.

• Definieren und verteilen Sie Aufgabenpakete und erstellen Sie einen Terminplan.

• Stellen Sie sicher, dass Risiken laufend analysiert und bewertet werden können.

• Konzipieren Sie, wie Sie Qualität ins Projekt bringen.

• Wenn Leistungen ausgeschrieben werden: Führen Sie die Ausschreibung durch.

In der Realität laufen Phasen und Aktivitäten nicht streng linear nacheinander ab. Viele Aufgaben müssen gleichzeitig bearbeitet werden, was sich in einem Buch nur schwer darstellen lässt. Schon während der Planungsphase müssen Sie beispielsweise Aufgaben koordinieren und Besprechungen moderieren. Das heißt, dass bereits während der Planungsphase Aktivitäten aus der Durchführungs- und Controllingphase parallel ablaufen.

Tipp: Nach dem aktuellen Stand der Dinge richten

Denken Sie daran, sich nicht sklavisch an eine bestimmte Reihenfolge zu halten, sondern immer nach dem aktuellen Stand zu (re-)agieren.

Am Ende der Planungsphase sollten Sie alle Fragen in der folgenden Checkliste mit "Ja" beantworten können:

Checkliste Planungsphase

Sie werden sehen, dass Sie bei einigen Punkten sehr stark ins Detail gehen müssen, um deren Fertigstellung zu prüfen. Insbesondere, wenn Sie Ausschreibungen durchführen, werden Sie aufwendige Listen erstellen, anhand derer Sie die Lieferanten auswählen.

Tipp: Auftraggeber auf dem Laufenden halten

Wie Sie wahrscheinlich gemerkt haben, habe ich in die Checkliste erneut die Budget- und Terminfreigabe durch den Auftraggeber aufgenommen. Ihren Auftraggeber ständig über den aktuellen Stand zu informieren, ist für Sie von großem Nutzen, denn er wird Ihnen eher den Weg frei machen, wenn er das Gefühl hat, dass er Ihnen vertrauen kann. Selbst in Krisensituationen wird er sich stärker auf Ihre Seite stellen, wenn Sie ihn von Anfang an regelmäßig und offen informieren.

Bevor Sie aber zur Planung kommen, müssen zunächst die Anforderungen des Auftraggebers im Detail spezifiziert werden.

2.1   So erstellen Sie eine Anforderungsspezifikation

Eine Anforderungsspezifikation, oft auch Lastenheft genannt, beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers. Mit dem Lastenheft erhalten Sie also eine detaillierte Beschreibung der erwarteten Projektergebnisse.

Häufig denkt der Auftraggeber, dass man aus seiner kurz formulierten Anforderung ein komplettes Projekt umsetzen kann. Eine Aussage wie z. B.: "Ich hätte gerne einen neuen Kundenparkplatz, damit die Kunden nicht so weit zu uns laufen und keinen Parkplatz suchen müssen" ist in den Augen des Auftraggebers klar genug formuliert. Immerhin können Sie seine Motivation herauslesen. Unklar ist aber z. B.,

• ob die Stellplätze nur für Kunden oder auch für Mitarbeiter zugänglich sein soll,

• wie groß die Stellplätze sein sollen,

• wie weit entfernt der Parkplatz sein darf,

• wie viele Stellplätze benötigt werden,

• welche Fahrbahnbreite vorgesehen werden soll,

• ob Frauenparkplätze vorgesehen werden sollen oder

• ob eine Schranke installiert werden soll.

Dazu kommen noch gesetzliche Vorschriften für das Abstellen von Kraftfahrzeugen, Regulierungen zur Lärmemission und weitere Anforderungen, die Sie beachten müssen.

Genau hier beginnt die Aufgabe der Anforderungsspezifikation. Sie unterteilt sich in

• die Anforderungsanalyse,

• die Anforderungsdefinition und

• die Abnahme der Anforderungsspezifikation durch den Auftraggeber.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen einer guten Anforderungsspezifikation ist das Einbinden der richtigen Personen. Sie würden niemals auf die Idee kommen, den Bau Ihres Hauses dem örtlichen Bäcker anzuvertrauen - es sei denn, dieser ist aus irgendwelchen Gründen darin ebenfalls sehr erfahren. Normalerweise werden Sie sich für den Hausbau einen Bauunternehmer suchen, der schon einige Erfahrungen mit Bauprojekten dieser Art hat.

Vor allem in internen Projekten werden für die Anforderungsspezifikation oft fachfremde Personen herangezogen, denn der Auftraggeber geht in der Regel davon aus, dass sich ein interner Sachbearbeiter auch schnell in ein für ihn fremdes Sachgebiet einarbeiten kann. Das ist ein enormes Risiko für Ihr Projekt. Versuchen Sie deshalb unbedingt, fachlich kompetente Personen für Ihr Vorhaben zu gewinnen.

Checkliste Anforderungsspezifikation

Sie fragen sich vermutlich, warum in der Anforderungsspezifikation noch einmal die Ziele und der Nutzen des Projekts beschrieben werden sollen. In der Vorprojektphase haben Sie persönlich die Ziele und den Nutzen des Projekts gemeinsam mit dem Auftraggeber erarbeitet. Die Anforderungsspezifikation wird aber in der Regel von anderen Personen geschrieben. Diese Personen sollen ihr eigenes Verständnis der Ziele und des Nutzens in die Anforderungsspezifikation schreiben. Dadurch erhöht sich bei den Schreibern der Spezifikation das Verständnis für die Ziele. Ob dieses Verständnis zum...