Microsoft Power Automate

Vorwort

Dieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie mit Microsoft Power Automate sich wiederholende, manuelle und zeitraubende Aufgaben automatisieren können. Sie sind dabei, die ersten Schritte auf einer Reise zu unternehmen, die die Art und Weise, wie Sie täglich mit Informationen umgehen, verändern wird. Aber wie bei allen Reisen müssen wir auch hier am Anfang beginnen. Das heißt, wir müssen verstehen, was Power Automate ist und wie es in das breitere Microsoft-Ökosystem passt. Wenn Sie die Grundlagen bereits kennen, können Sie gerne zum nächsten Abschnitt übergehen.

Power Automate, das ursprünglich Microsoft Flow hieß, ist eine cloudbasierte Anwendung, mit der sich Workflows erstellen lassen. Diese cloudbasierten Workflows (Flows) können Konnektoren verwenden, um auf Informationen zuzugreifen, die in einer Vielzahl von Systemen gespeichert sind. Wenn kein Konnektor, aber eine API vorhanden ist, können Sie Ihren eigenen benutzerdefinierten Konnektor erstellen. Wenn es keine API gibt, können Sie einen Desktop-Flow verwenden, um mit den Daten zu interagieren. Das Ergebnis ist eine Workflow-Engine, die mit fast jeder Informationsquelle funktioniert, unabhängig davon, ob das System von Microsoft oder einem Drittanbieter entwickelt wurde.

Hier sind nur einige Beispiele für alltägliche Aufgaben, die Power Automate verändern kann:

• Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von Informationen
• Verwaltung der Genehmigung von Dokumenten und Daten
• Automatische Erinnerungen für überfällige Aufgaben senden
• Archivierung von E-Mails und Anhängen in einem indizierbaren System
• Automatisierung interaktiver Computeraufgaben, die normalerweise manuell ausgeführt werden
• Visualisierung eines mehrphasigen Prozesses, der aus mehreren Schritten besteht

Power Automate ist eine von fünf Anwendungen, die zur Microsoft Power Platform gehören. Die anderen vier Anwendungen sind:

Power Apps

Schnelles Erstellen von benutzerdefinierten Anwendungen, auf die von PCs, Tablets oder Mobiltelefonen aus zugegriffen werden kann.

Power BI

Erstellen von Berichten und Diagrammen, die datengestützte Erkenntnisse für fundierte Geschäftsentscheidungen liefern.

Copilot Studio

Einfaches Erstellen von Chatbots, um Ihre Kunden und Mitarbeitenden mithilfe eines Konversationsmusters zu bedienen.

Power Pages

Einfaches Erstellen einer Website, um dort sowohl für interne als auch externe Benutzer Ihre Geschäftsdaten zu präsentieren.

Diese Anwendungen sind integriert und können im Zusammenspiel mehr leisten als jede einzelne Anwendung für sich.

Wer sollte dieses Buch lesen?

Dieses Buch richtet sich in erster Linie an zwei Zielgruppen, die dieses Buch nützlich finden werden. Die erste ist eine Gruppe, die Microsoft als »Citizen Developers« bezeichnet. Citizen Developers sind durch die folgenden Merkmale definiert:

• Sie arbeiten in einer Position, die kein Bestandteil der Informationstechnologie (IT) in ihrem Unternehmen ist.
• Sie sind nicht als professionelle Entwickler ausgebildet.
• Sie nutzen Informationen bei ihrer täglichen Arbeit.
• Sie entwickeln Softwaretools, die sie selbst oder andere nutzen können, um ihre Arbeit zu erleichtern.

Microsoft hat sich bei der Entwicklung von Power Automate eindeutig auf die Zielgruppe der Citizen Developers konzentriert. Aber sie sind nicht die Einzigen, die von der Nutzung von Power Automate profitieren können. Auch professionelle Entwickler und andere technische Benutzer wie IT-Administratoren werden von Power Automate profitieren. Sie können damit schnell Prototypen oder persönliche Produktivitätshilfen entwickeln, die ihnen zusätzliche Zeit verschaffen, um sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Im Wesentlichen gibt Power Automate jedem Mitarbeiter Automatisierungswerkzeuge an die Hand. Es kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen mit Informationen umgeht, verändern und ermöglicht es den Mitarbeitern, innerhalb einer einfach zu bedienenden Plattform mit wenig oder gar keinem Code ihre eigenen Problemlösungen zu erstellen. Durch die Lektüre dieses Buches werden Sie lernen, wie Sie Power Automate-Flows einsetzen können, um die Nutzung von Informationen in Ihrem eigenen Arbeitsbereich zu automatisieren.

Warum ich dieses Buch geschrieben habe

Power Automate ist ein sich ständig veränderndes Produkt. Mindestens alle sechs Monate bringt Microsoft eine Reihe neuer Funktionen und Verbesserungen heraus. Es ist unmöglich, dass ein Buch mit diesen ständigen Änderungen Schritt halten kann. Daher wird sich dieses Buch darauf konzentrieren, Ihnen zu zeigen, wie Power Automate funktioniert und welche Rolle die verschiedenen Komponenten spielen. Ich werde auch viele Verweise auf zusätzliche Dokumentation und Online-Ressourcen einfügen, die Sie in Zukunft nutzen können, um Ihr Wissen zu erweitern. Wenn Sie erst einmal gelernt haben, wie Power Automate funktioniert, werden Sie besser darauf vorbereitet sein, jeden neuen Connector, jede neue Aktion, jeden neuen Trigger oder jede neue Funktion zu nutzen, um Ihre Flows zu verbessern.

Das Lesen eines technischen Handbuchs ist oft wie das Lesen eines Kochbuchs. Es ist voller guter Rezepte, die Ihnen helfen, bestimmte Szenarien zu bewältigen. Wenn Sie das Rezept befolgen, können Sie ein hervorragendes Gericht zubereiten oder in diesem Fall eine bestimmte manuelle Aufgabe automatisieren. Was aber, wenn Ihr Szenario nicht genau mit dem Rezept übereinstimmt? In diesem Fall müssen Sie »Koch«-Fähigkeiten erlernt haben, mit denen Sie das Rezept anpassen oder Ihr eigenes Rezept erstellen können.

In diesem Buch werde ich mich darauf konzentrieren, Ihnen zu zeigen, wie man mit Power Automate »kocht«. Ich werde mich mehr auf die grundlegenden Bestandteile eines Flows konzentrieren und wie sie miteinander interagieren. Ich werde Konnektoren und die darin enthaltenen Trigger (Auslöser) und Aktionen erklären. Sie werden lernen, welche Felder für jede Aktion ausgefüllt werden müssen und wie Sie feststellen können, welche Art von Daten benötigt wird. Ja, es wird Beispiele und Demos geben. Aber der Sinn dieser Beispiele ist es, die Fähigkeiten zu demonstrieren, die Sie brauchen, um mit Power Automate im Allgemeinen zu arbeiten, und nicht nur, um einem Schritt-für-Schritt-Rezept zu folgen. Ich werde auch erläutern, wo Sie die Dokumentation zu den verschiedenen Bestandteilen eines Flows finden können. Hierdurch werden Sie nach und nach mehr als nur ein paar spezifische Rezepte lernen. Sie werden die Fähigkeiten erlernen, die Sie benötigen, um Power Automate für sich selbst zu nutzen und erstaunliche Arbeitsabläufe zu erstellen.

Aufbau des Buches

Nachdem Sie nun den Ansatz dieses Buches kennen, lassen Sie uns einen Blick auf eine Zusammenfassung der einzelnen Kapitel werfen. Wenn Sie wissen, was auf Sie zukommt, können Sie Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Power Automate im Laufe der einzelnen Kapitel ausbauen.

Kapitel 1: Was ist Microsoft Power Automate?

Im ersten Kapitel werde ich die Anwendung Power Automate vorstellen. Wir sehen uns an, was sie ist, wer sie verwenden sollte und wofür sie verwendet wird. Ich beschreibe einige typische Geschäftsszenarien, in denen Power Automate ineffiziente manuelle Prozesse ersetzen kann, um sowohl die Qualität als auch die Quantität der für ein Unternehmen verfügbaren Informationen zu verbessern. Am Ende des Kapitels werden Sie wissen, wie Sie Power Automate einsetzen können, um manuelle Prozesse in Ihrer eigenen Umgebung zu automatisieren.

Kapitel 2: Erste Schritte: Was Sie wissen müssen

In diesem Kapitel werden wir uns auf die Hintergrundinformationen konzentrieren, die Sie kennen müssen, bevor Sie Ihren ersten Flow erstellen. Wir beginnen mit der Überprüfung der Lizenz, die für die Erstellung verschiedener Arten von Flows erforderlich ist. Ich zeige Ihnen, wie Sie sich anmelden und zum ersten Mal auf die Power Automate-Website zugreifen, und einige spezielle Programme, mit denen Sie Power Automate erlernen können, ohne eine Lizenz kaufen zu müssen. Ich helfe Ihnen, die grundlegenden Bausteine zu verstehen, aus denen ein Flow besteht, und die verschiedenen Arten von Flows, die es gibt. Am Ende des Kapitels werden Sie alles haben, was Sie brauchen, um mit der Entwicklung Ihrer ersten Flows zu beginnen.

Kapitel 3: Ihren ersten Flow erstellen

Da Sie nun Zugang zu einer Lernumgebung haben, werden wir uns ansehen, wie Sie Ihre ersten Power Automate Cloud-Flows erstellen. Wir werden untersuchen, wie Sie einen Flow mit einer der vielen vorgefertigten Vorlagen erstellen. Ich werde auch die möglichen Probleme bei der Verwendung von Flowvorlagen in einer...