Projektmanagement

1Grundlagen des Projektmanagements

Abbildung 1 - ICB-Elemente in den Grundlagen des PM

Die im Folgenden erläuterten Begriffe - Projekt, Projektmanagement, Prozess, Aufgabe, Projektportfolio, Projektmanagement-Office und Projektarten sind Inhalte der ICB-Elemente GOVERNANCE, STRUKTUREN UND PROZESSE und PROJEKTDESIGN.

Governance, Strukturen und Prozesse (4.3.2)

"Die Kompetenz GOVERNANCE, STRUKTUREN UND PROZESSE definiert das Verständnis für und die Abstimmung mit den gewachsenen Strukturen, Systemen und Prozessen der Organisation, welche Unterstützung für Projekte bieten und Einfluss auf ihre Organisation, ihre Einführung und ihr Management haben." [GPM17a, Seite 47]

Projektdesign (4.5.1)

"Die Kompetenz PROJEKTDESIGN definiert, wie die Bedürfnisse, Wünsche und Einflüsse der Organisation(en) von Einzelnen interpretiert und gewichtet werden und auf das höchste Level des Projektdesigns übertragen werden, um die höchste Erfolgswahrscheinlichkeit sicherzustellen." [GPM17a, Seite 106]

1.1Begriffsklärung

4.3.2 Governance, Strukturen und Prozesse | 4.5.1 Projektdesign / Kompetenzstufe 1

Begriff

Erklärung

Projekt

Die DIN 69901 nennt ein Projekt ein "Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen gekennzeichnet ist" [DIN20a]. Gemäß der ICB 4.0 ist ein Projekt "ein einmaliges, zeitlich befristetes, interdisziplinäres, organisiertes Vorhaben, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vorab definierter Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erzielen." [GPM17a]

Die daraus abgeleiteten Merkmale eines Projekts sind

definierter Anfang und definiertes Ende

mindestens ein Ziel

fachlich (interdisziplinär) und sozial komplex

projektspezifische Organisation

begrenzte Ressourcen

einmalig, neu

Projektmanagement

In der DIN 69901 wird Projektmanagement als "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten" definiert [DIN20a]. Die ICB 4.0 ergänzt dazu "Projektmanagement befasst sich mit der Anwendung von Methoden, Tools, Techniken und Kompetenzen für ein Projekt, um Ziele zu erreichen." [GPM17a]

Projektmanagement ist eine temporäre Aufgabe während der Laufzeit eines Projekts.

Programm

Zeitlich begrenztes Vorhaben, das mehrere zusammenhängende Projekte beinhaltet, die alle ein übergreifendes (strategisches) Ziel anstreben

Programm-Management

Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die zur Auswahl, Definition, Initialisierung, Definition (integrierter) Planung und Steuerung von Projekten, die ein übergreifendes (strategisches) Ziele haben und in einem Programm zusammengefasst sind.

Programmmanagement ist eine temporäre Aufgabe während der Laufzeit eines Programms.

Multiprojektmanagement (MPM)

Anwendung von Methoden und Verfahren des Projektmanagements in Mehrprojektsituationen z.B. durch Abstimmung von Terminen, Ressourceneinsatz, Lieferobjekten etc. zwischen mehreren Projekten zwecks Erschließung von Synergieeffekten und Vermeidung gegenseitiger Störungen. MPM stellt einen organisatorischen und prozessualen Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte dar. Es kann je nach Art und Umfang der Projektsituation in die Bereiche Programmmanagement und Projektportfoliomanagement unterteilt werden [SEID19] [MOTZ17].

Projektportfolio

Ein Projektportfolio bündelt Projekte in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zweck der übergeordneten Planung und Steuerung. Es orientiert sich an der übergeordneten Zielsetzung (z.B. aus der Strategie) des Unternehmens, wählt unter Berücksichtigung knapper Ressourcen Projekte aus und initiiert diese zu deren Umsetzung [DIN20d, PATZ17].

Projektportfoliomanagement

Projektportfoliomanagement ist im Gegensatz zum Projekt- und Programmmanagement eine permanente Aufgabe. Wie das Projektmanagement umfasst auch das Projektportfoliomanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln hier aber für die übergreifende Planung und Steuerung von Projektportfolios einer Organisation [DIN20d, MOTZ17].

Prozess

Allgemein stellt ein Prozess eine Reihe von Aktivitäten dar, die aus einem definierten Input ein definiertes Ergebnis (Output) erzeugen präzisiert diese einfache Definition [MOTZ17]. Er bezeichnet einen Prozess als "Abfolge von zusammengehörigen und/oder zusammenbetrachteten, in Beziehung und/oder Wechselwirkung stehenden Prozessschritten, die einen zeitlichen Beginn und ein Ende haben und durch die Eingaben in Ergebnisse umgewandelt werden." Projektmanagementprozesse finden sich in der DIN 69901, die einen Mindeststandard für Projektmanagement definiert [DIN20a].

Aufgabe

Im Projektkontext sind Aufgaben "aus Ziele abgeleitete Aufforderungen an einzelne Personen, Personengruppen oder Organisationen, eine bestimmte Arbeit . unter gegebenen Bedingungen und Nutzung bestimmter Mittel zu erledigen und dabei die vorgegebenen Ziele zu erreichen." [MOTZ17]

Tabelle 2 - Begriffsklärung

1.2Projektmanagement-Office

4.3.2 Governance, Strukturen und Prozesse / Kompetenzstufe 1

Ein Projektmanagement-Office (PMO) ist eine projektübergreifende meist permanente Unterstützungsfunktion, die zum einen den Projekten den methodischen Rahmen und PM-Standards vorgibt, zum anderen die Einführung und Optimierung des Projektmanagementsystems des Unternehmens begleitet. Ein weiterer Aufgabenschwerpunkt ist die operative Unterstützung der Projektleiter und weiteren Projektbeteiligten.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV - siehe auch Kapitel 3.5.2) des PMO (in Anlehnung an [PFET20] und [PATZ17])

Aufgabe

Projektanträge klassifizieren und prüfen

Sitzungen des Lenkungsausschusses vorbereiten

Pflegen des Projektportfolios

Beraten und Schulen der Projektbeteiligten in der Handhabung des PM-Handbuchs / Vorgehensmodells

Pflegen und Weiterentwickeln des PM-Handbuchs / Vorgehensmodells

Organisieren des Erfahrungsaustauschs von Projektleitern

Kompetenz (Befugnisse)

Einhalten der vorgegebenen Richtlinien für Projektmanagement (PM-Handbuchs / Vorgehensmodells) einfordern

Einfordern der Projektstatusberichte

Verantwortung

. für das Informieren des Antragstellers über den Stand seines Projektantrags

. für die Transparenz über kritische Entwicklungen im Projektportfolio oder bei Ressourcenüberlastung

Tabelle 3 - AKV eines Projektmanagement-Office (Beispiel)

1.3Projektarten

4.3.2 Governance, Strukturen und Prozesse | 4.5.1 Projektdesign / Kompetenzstufe 1

Projekte werden in der Praxis in verschiedene Dimensionen eingruppiert. Häufig werden Projektarten nach dem Objekt (Projektinhalt) klassifiziert [GPM17b]

Investitionsprojekt

Forschungs- und Entwicklungsprojekt

Organisationsprojekt

Projektart

Beschreibung

Investitionsprojekt

erfordern hohen Planungsgrad sowie...