1 - Dokumentenmanagement: Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen [Seite 1]
1.1 - Inhaltsverzeichnis [Seite 3]
1.2 - Abbildungsverzeichnis [Seite 6]
1.3 - Tabellenverzeichnis [Seite 7]
1.4 - Abkürzungsverzeichnis [Seite 9]
1.5 - 1 Einführung [Seite 11]
1.5.1 - 1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management [Seite 11]
1.5.2 - 1.2 Zielsetzung und Aufbau der Studie [Seite 14]
1.6 - 2 Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements [Seite 16]
1.6.1 - 2.1 Der Begriff des Dokuments [Seite 16]
1.6.2 - 2.2 Erscheinungsformen von Dokumenten [Seite 17]
1.6.2.1 - 2.2.1 Dokumententypen [Seite 17]
1.6.2.2 - 2.2.2 Dokumentenarten [Seite 18]
1.6.2.3 - 2.2.3 Dokumentenformate [Seite 20]
1.6.3 - 2.3 Attribute und Indizierung [Seite 20]
1.6.4 - 2.4 Lebenszyklus von Dokumenten [Seite 22]
1.6.5 - 2.5 Digitale Archivierung [Seite 22]
1.7 - 3 Dokumenten-Management [Seite 24]
1.7.1 - 3.1 Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen [Seite 24]
1.7.2 - 3.2 Unterstützende Komponente Workflow-System [Seite 27]
1.7.3 - 3.3 Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements [Seite 28]
1.7.4 - 3.4 Ziele des Dokumenten-Managements [Seite 29]
1.8 - 4 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes [Seite 32]
1.8.1 - 4.1 Kosten und Nutzen [Seite 32]
1.8.2 - 4.2 Quantitative Nutzenpotenziale [Seite 33]
1.8.2.1 - 4.2.1 Verkürzte Durchlaufzeiten [Seite 33]
1.8.2.2 - 4.2.2 Einsparung von Sachkosten [Seite 34]
1.8.2.3 - 4.2.3 Einsparung von Personalkosten [Seite 34]
1.8.3 - 4.3 Qualitative Nutzenvorteile [Seite 36]
1.8.3.1 - 4.3.1 Bessere Nutzung bzw. Erweiterung der Informationsbasis [Seite 36]
1.8.3.2 - 4.3.2 Motivation der Mitarbeiter [Seite 36]
1.8.3.3 - 4.3.3 Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse [Seite 37]
1.8.3.4 - 4.3.4 Verbesserung des Kundenservices [Seite 37]
1.9 - 5 Einsatz und Potenzial im Unternehmen [Seite 38]
1.9.1 - 5.1 Ausgangssituation im Unternehmen - Ist Analyse [Seite 38]
1.9.1.1 - 5.1.1 Unternehmensziele und Unternehmensstrategie [Seite 39]
1.9.1.2 - 5.1.2 Prozessanalyse [Seite 41]
1.10 - 6 Potenzialanalyse [Seite 46]
1.10.1 - 6.1 Balanced Scorecard [Seite 46]
1.10.2 - 6.2 Kosten und Nutzen [Seite 49]
1.10.2.1 - 6.2.1 Einmalige Kosten [Seite 50]
1.10.2.2 - 6.2.2 Laufende Kosten [Seite 50]
1.10.2.3 - 6.2.3 Quantitativer Nutzen [Seite 52]
1.10.2.4 - 6.2.4 Qualitativer Nutzen [Seite 55]
1.11 - 7 Rechtliche Aspekte [Seite 60]
1.11.1 - 7.1 Einführende Erläuterung [Seite 60]
1.11.2 - 7.2 Datenschutz und Datensicherheit [Seite 61]
1.12 - 8 Fazit [Seite 62]
1.13 - Literaturverzeichnis [Seite 65]
Textprobe: Kapitel 3.2, Unterstützende Komponente Workflow-System: Die Verteilung von Dokumenten ist kein primäres Aufgabenziel eines DMS. Hierfür kommen Workflow-Management-Systeme zum Einsatz und werden zunehmend zu einem integralen Bestandteil von DMS. Das Workflow-Modul wird oft nur am Rande erwähnt, bietet aber gerade für Projekttätigkeiten wichtige Vorteile. Vom Workflow werden ganze Vorgänge gesteuert und von Initiierungs-Dokumenten in Gang gesetzt. Beteiligte Personen, Hardware und Software-Ressourcen, Arbeitsschritte, Dokumente und Informationswege usw. werden definiert und bestimmen den Ablauf und Fortschritt eines Projekts. Unter Workflow-Management (deutsch: Vorgangssteuerung) versteht man die Steuerung des Arbeitsablaufs zwischen allen an der Bearbeitung eines Geschäftsprozesses beteiligten Arbeitsplätzen bzw. Personen. Workflow-Systeme unterstützen die Vorgangssteuerung, indem sie jeden beteiligten und in ein EDV-Netzwerk eingebundenen Arbeitsplatz das zu bearbeitende Dokument am Bildschirm anzeigen und die erforderlichen Programme bereitstellen. Mithilfe eines Workflow-Systems kann man viele Tätigkeiten automatisieren, die Weiterleitung von einem Bearbeiter zum Nächsten steuern und jederzeit den Bearbeitungsstand feststellen. Auch werden Bearbeitungsvorgänge schneller ausgeführt, die Transportzeiten zwischen den Arbeitsplätzen verkürzt und möglicherweise können Einsparungen, z. B. beim Kopieren oder bei Dokumenten-weitergabe erreicht werden. Bleibt ein Vorgang, z. B. wegen Krankheit liegen, können automatisch Vertretungsregelungen greifen oder eine Eskalation an den Vorgesetzten eingeleitet werden. Als Nebeneffekt, bezogen auf die wirtschaftliche Sichtweise, kann durch bessere Überprüfbarkeit der Geschäftsprozesse die Arbeitsqualität erhöht werden. 3.3, Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements: Wenn man sich mit Dokumenten-Management beschäftigt, muss man sich mit den möglichen Leistungen und Potenzialen beschäftigen. Nur so kann man sinnvolle Einsatzgebiete identifizieren. Elektronisches Dokumenten-Management hat gegenüber einer konventionellen Verwaltung von Dokumenten einige Vorteile, aber auch Nachteile die zu beachten sind. Vorteile: - Zeiteinsparung bei Ablage, Zugriff, Dokumentenübermittlung, Suchvorgang, Vorgangsbearbeitung (Einsparungspotenzial von Fachleuten auf 50 bis 90 % geschätzt). - Personaleinsparung: schnellere Vorgangsbearbeitung durch schnellen und sicheren Zugriff. - Kosteneinsparung bei Büroinvestitionen (Regale, Schränke für Mehrfachablage). - Papiereinsparung. - Weniger Kopierer und Bediener nötig. - Platzbedarf geringer. - Zugriff dezentral und gleichzeitig durch mehrere Personen. - Konsistenter Datenbestand. - Bessere Informationsbereitschaft und -fähigkeit nach innen und außen. - Vernünftige Versions-Kontrolle. - Containerstruktur: Zusammengehörende Dokumente bleiben zusammen (automatisch angebunden). - Differenzierte Zugangskontrolle. - Automatisierung von Vorgängen. - Workflow-Kontrolle. - Digitale Dokumente unterliegen keinem Verschleiß. Nachteile: - Langwierige Umstellung der bereits auf Papier vorhandenen Dokumente. - Ohne zuverlässige Software und Hardware nicht machbar. - Geschultes Personal ist nötig. - Hohe Investitionskosten. - Digitale Dokumente sind ohne Hardware nicht greifbar bzw. sichtbar. - Eingeschränkte Mobilität - in Arbeitskreisen und Besprechungen bilden Papierunterlagen die Diskussionsgrundlage. Ein DMS ist dafür unergonomisch und unpraktikabel. - Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern.
