Browserbasierte Workflow-Modellierung mit Nintex for Office 365
Arbeit fließt durch die Cloud
Enrico Knapp und Fabian Moritz
Im September 2013 hat Nintex seine Produktfamilie erweitert und mit Nintex Workflow eines seiner erfolgreichsten Produkte auch für Office 365 veröffentlicht. Nachdem die App nun von vielen Nutzern getestet wurde und Praxiserfahrungen gesammelt wurden, wird es höchste Zeit für ein erstes Resümee.
Nintex-Freunde mussten ein wenig Geduld aufbringen, bis einer der größten Drittanbieter für SharePoint und Office 365 seine Steckenpferde Nintex Workflow und Nintex Forms in die Office-365-Plattform überführt hat. Ende September 2013 war es dann so weit: Nintex Workflow for Office 365 und Nintex Forms for Office 365 wurden als Vollversion im SharePoint Store verfügbar gemacht. Die bisherigen Key Features rund um SharePoint, Exchange und Lync Online bekommen damit gute Gesellschaft von leistungsstarken und einfach zu bedienenden Workflow-Modellierungswerkzeugen. Vergleichbar mit der On-Premise-Variante, setzt Nintex auf eine browserbasierte Bearbeitung von Workflows und einfach anpassbare Workflow-Bausteine, so genannte Workflow Aktionen – das war zu erwarten. Worin bestehen aber die Unterschiede zu den On-Premise-Versionen? Worauf müssen Workflow-Experten derzeit noch verzichten? Und welche neuen Features hat Nintex Workflow for Office 365 im Gepäck? Doch fangen wir erst einmal ganz von vorne an…
Was ist Nintex Workflow for Office 365?
SharePoint bietet sowohl in lokalen Installationen als auch in der Cloud eine mächtige und vielseitig einsetzbare Workflow-Plattform zur Abbildung von papierlosen Geschäftsprozessen aller Art. Workflows lassen sich üblicherweise über den SharePoint Designer gestalten und veröffentlichen. Nintex nutzt in seinen Workflow-Produkten die von SharePoint bereitgestellte Architektur, verzichtet dabei aber auf ein eigenes, clientbasiertes Modellierungswerkzeug. Alle Workflows lassen sich direkt über den Browser modellieren.
Für den Anwender hat das den Vorteil, dass er sich nicht mit den vielen weiteren Funktionen des SharePoint Designers und dessen teils sperrigen Masken auseinandersetzen muss. Auch kann er auf eine breit gefächerte Palette von Aktionen zurückgreifen, die die Möglichkeiten des SharePoint Designers deutlich übertrifft. Zudem lassen sich Nintex Workflows um weitere benutzerdefinierte Aktionen erweitern. Für den Administrator bieten die Nintex Workflows die Möglichkeit, einzelne Aktionen nur bestimmten Nutzern und Nutzergruppen zur Verfügung zu stellen oder sogar ganz zu verbieten.
Nintex hat eine weltweite Partnerlandschaft. Wer Unterstützung bei der Planung, Umsetzung oder Schulung benötigt, findet meist in seinem regionalen Umfeld einen geeigneten Partner [1]. Die Praxis hat bewiesen, dass sich die direkten Kunden in der Regel schnell mit den Modellierungswerkzeugen von Nintex zurechtfinden und der Einstieg in diese Technologie so mit eher geringen Projektkosten verbunden ist – zumindest bei einfachen Prozessbildern.
Wie kann ich Nintex Workflow in meiner Office-365-Website installieren?
Nintex Workflow for Office 365 wird, genauso wie andere Apps, über den SharePoint Store erworben. Ist es einmal in einer SharePoint-Online-Website aktiviert, erhalten Sie automatisch Aktualisierungen und neue Funktionen, genauso wie in SharePoint Online selbst. Manuelle Aktualisierungen und Wartungsarbeiten entfallen vollständig.
Um Nintex Workflow for Office 365 zur eigenen SharePoint-Online-Webseite hinzuzufügen, muss diese aus dem Store geladen werden. Hierfür kann im SharePoint Store wahlweise nach Nintex Workflow for Office 365 oder der App-ID „WA104114857“ gesucht werden.
Mit dem Hinzufügen der App ändert sich für Sie zunächst gar nichts, außer dass Nintex Workflow mit Ihrem SharePoint Online Tenant verbunden wird. Dadurch besteht von nun an die Möglichkeit, von jeder SharePoint-Online-Website aus die Nintex-Workflow-App hinzuzufügen (Abb. 1).
Abb. 1: Nintex Workflow for Office 365 wird als App bereitgestellt
Erst mit dem Hinzufügen der Nintex-App in einer einzelnen SharePoint-Website treten die Nintex Workflows für den Anwender in Erscheinung. Doch dazu später mehr.
Was kostet mich Nintex Workflow for Office 365?
Nintex bietet seine Office-365-Workflow-Lösung auf Basis eines jährlichen Abonnements an. Die tatsächlichen Kosten sind von der Anzahl der Benutzer im Tenant abhängig. Je 100 Benutzer muss ein Paket zu 180 Euro pro Jahr gebucht werden. Das gleiche Lizenzmodell gilt übrigens auch für das Produkt Nintex Forms for Office 365.
Wer in die Funktionen von Nintex Workflow reinschnuppern möchte, dem bietet sich die Möglichkeit, die Workflows mit vollem Funktionsumfang für 30 Tage zu testen. Hierfür kann die App einfach zur eigenen SharePoint-Online-Webseite hinzugefügt werden. Beim Öffnen des Nintex Workflow Designers informiert ein Dialog über die noch verbleibenden Tage, bis eine Lizenzierung notwendig wird (Abb. 2).
Lässt man die Zeit verstreichen, werden die Workflows deaktiviert und der Workflow Designer ist nicht mehr nutzbar. Es ist allerdings immer noch möglich, die Workflows und den Designer durch eine nachträgliche Lizenzierung zu reaktivieren, ohne Daten zu verlieren.
Abb. 2: Nintex bietet seine Workflow-Lösung mit einer 30-tägigen Testphase an
Wie kann ich Nintex Workflow for Office 365 nutzen?
Auch in Office 365 verfolgt Nintex mit seiner Workflow-Lösung vor allem ein Ziel: Workflows sollen schnell und ohne zusätzliche Software über den Browser modelliert und angepasst werden können. Dabei sollen sich die Workflows durch klar angezeigte Verzweigungen und verständliche Symbole weitgehend selbst erklären. Ähnlich wie in der On-Premise-Version stehen auch hier zwei Workflow-Typen zur Verfügung:
- Listen-Workflows arbeiten mit Elementen bzw. Dokumenten aus einer bestimmten Liste oder Bibliothek. Sie können z. B. beim Erstellen oder Ändern von Elementen in Listen ausgeführt werden. List Workflows eigenen sich damit etwa für Genehmigungsprozesse oder für die Verarbeitung von Metadaten eines Elements der Liste.
- Website-Workflows arbeiten beispielsweise mit Informationen aus mehreren Listen oder und bilden übergeordnete Prozesse mit Informationen der aktuellen Website ab. Diese Workflows werden typischerweise dazu eingesetzt, regelmäßige Aufräumarbeiten auszuführen (z. B. Information an Nutzer mit ausgecheckten Dokumenten). Sie können auch alle Benutzer einer Website über Neuigkeiten informieren oder Informationen über mehrere Listen hinweg aktualisieren.
Wer bereits mit den Nintex-Workflow-Varianten für lokale Installationen Erfahrung hat, wird sich schnell in der Lösung für Office 365 zurechtfinden. Nach dem Hinzufügen der App zu einer SharePoint-Webseite integrieren sich die Nintex Workflows direkt in den SharePoint Ribbon von Listen und Bibliotheken (Abb. 3).
Abb. 3: Nintex Workflow for Office 365 integriert sich direkt in den SharePoint Ribbon
Ein Klick auf das Nintex-Symbol bringt den Benutzer direkt in den gewohnten grafischen Designer (Abb. 4). Nur die leicht veränderte Darstellung der Workflow-Aktionssymbole sowie der kryptische URL im Browser lassen erahnen, dass unter der Haube einiges passiert ist, um den Herausforderungen einer Cloud-Anwendung zu begegnen.
Auch in der SharePoint-Online-Version der Nintex Workflows stehen die üblichen Aktionen für die Abbildung von Prozessen zur Verfügung. Workflows lassen sich mit Bedingungen und Schleifen ausstatten, können Elementeigenschaften auslesen und bearbeiten und bieten die Möglichkeit, Benutzern Aufgaben zuzuweisen. So lassen sich Klassiker von Freigabeworkflows bis hin zu komplexen Berechnungen über Workflows in SharePoint Online genauso einfach abbilden wie in On-Premise-Installationen. Darüber hinaus ist es möglich, Daten von externen Quellen über Web Services einzubinden und sie so in eigenen Workflows zu verwenden. Über diesen Weg lassen sich beispielsweise auch lokale Informationen aus dem Active-Directory-Verzeichnisdienst in SharePoint-365-Workflows nutzen. Weitere Aktionen ermöglichen die Erstellung und Bearbeitung von Elementen in anderen SharePoint-Online-Websites des Unternehmens oder die Interaktion mit Diensten wie Yammer und Twitter.
Wer über die Standardfunktionen hinausgehen möchte, bekommt im Nintex Store eine ganze Reihe weiterer so genannter Action Packs zur Integration von Exchange Online, OneDrive und vielen weiteren Diensten (Abb. 5).
Abb. 4: Über den Designer lassen sich neue Workflows modellieren
Genauso wie in On-Premise-Installationen lassen sich frühere Versionen eines Workflows jederzeit einsehen und wiederherstellen. Über Import-/Export-Funktionen können Workflows gesichert und ggf. verteilt werden.
Zugegebenermaßen ist der Funktionsumfang von Nintex Workflow for Office 365 im Vergleich zum großen Bruder noch eingeschränkt. Das zeigt sich unter anderem daran, dass die derzeit 77 verfügbaren Aktionen in Nintex Workflow for Office 365 trotz zahlreicher Office-365-spezifischer Aktionen und Social Features nicht an die fast 90 Aktionen der Nintex-Workflow-2013-Standardedition heranreichen.
Abb. 5: Nintex Store Packs erweitern die Funktionen von Nintex Workflow for Office 365
So fehlt der Onlinevariante z. B. die beliebte Aktion „Flexi Aufgabe“. Mit ihr lassen sich Mehrheitsentscheidungen mit beliebigen Ergebnissen abbilden, die häufig eine Herausforderung...
