Microsoft SharePoint - Das Praxisbuch für Anwender

Kapitel 1

Einführung

Was ist eigentlich SharePoint?

Der Einsatz von SharePoint

SharePoint-Produkte und -Technologien

Websitesammlungen, Websites und Websiteseiten

Bibliotheken

Listen

Die Herausforderungen beim Einsatz von SharePoint

Eine Testumgebung mit SharePoint Online erstellen

Was ist eigentlich SharePoint?

Wie erstellen und verteilen Sie Informationen an Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partner?

Während wir täglich unseren Aufgaben am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder am Tele-Arbeitsplatz nachgehen, fallen sehr viele Informationen an. Wir erstellen oder bearbeiten Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen oder -Diagramme, wir planen die nächsten Besprechungen und bereiten die PowerPoint-Präsentationen vor. Diese ganzen Dateien speichern wir auf den lokalen Festplatten oder in den für uns freigegebenen Netzlaufwerken auf dem File-Server. Zusätzlich senden wir diese ganzen Informationen per E-Mail an unsere Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partner, während auch diese Personen für uns ständig Informationen bereitstellen, die in unserem E-Mail-Postfach oder dem freigegebenen Netzlaufwerksordner landen.

Durch diese Art des Teilens der Informationen entstehen häufig redundante Dateien, die also mehrfach vorhanden sind und so in den Umlauf kommen, was zum Chaos führen wird.

Im Intranet finden Sie allgemeingültige Informationen.

Anders sieht es aus, wenn allgemeine Informationen für die gesamte Belegschaft bereitgestellt werden sollen. Solche Informationen werden häufig in einem betriebsinternen Bereich, dem sogenannten webbasierten Intranet, hinzugefügt. Alle Mitarbeitenden haben die Berechtigung, auf diesen zentralen Bereich lesend zuzugreifen, sodass hier keine Rundmails mehr verschickt werden müssen. SharePoint bietet die Möglichkeit, ein solches Intranet für die Mitarbeitenden bereitzustellen.

Zentral zusammenarbeiten

Wäre es nicht auch von Vorteil, wenn für unsere Abteilungen, Arbeits- und Projektteams oder die Organisationseinheiten jeweils solch eine zentrale Arbeitsumgebung bereitgestellt werden könnte, auf die nur die Personen zugreifen können, die dem Team angehören?

Auch mit unternehmensexternen Personen

Großartig wäre es zusätzlich, wenn Kunden, Lieferanten und Partner ebenfalls auf bestimmte Bereiche zugreifen und gemeinsam mit uns zusammen an den jeweiligen Informationen arbeiten könnten. Natürlich sollten alle beteiligten Personen auch von unterwegs, also von einem anderen Standort, aus dem Homeoffice oder vom Telearbeitsplatz aus, auf diese Umgebungen zugreifen können, wenn möglich auch mit mobilen Geräten.

Auch im Homeoffice kann auf die Informationen im Share- Point-Portal zugegriffen werden.

Durch den Einsatz von SharePoint im Unternehmen können diese Anforderungen umgesetzt werden. Mithilfe eines SharePoint-Portals werden alle Informationen, die man für die tägliche Arbeit benötigt, webbasiert bereitgestellt. Je nach eingesetzter Technologie und Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen können Personen entweder per VPN-Verbindung (Virtual Private Networks), die die private Verbindung über ein öffentliches Netz tunnelt, per Security-Token - dabei handelt es sich um eine Hardware zur Authentifizierung von Benutzern - oder direkt über das Internet auch mit mobilen Geräten auf die Zusammenarbeitsbereiche zugreifen. Dabei sehen alle Personen auch nur die für sie freigegebenen Inhalte und Informationen. Somit lassen sich mit SharePoint auch bestimmte Arbeitsprozesse optimieren.

Dieses einfache Zusammenarbeiten mit dem Team setzt aber auch voraus, dass jeder Einzelne diese Art des Informationsaustauschs akzeptiert und die eigenen Arbeitsabläufe neu durchdacht werden. Auch wenn jeder Mitarbeitende bisher mit den alten Gegebenheiten dem täglichen Arbeitsaufwand gerecht wurde, stellt SharePoint meistens eine Herausforderung dar.

Jeder SharePoint- Bereich ist vergleichbar mit einem virtuellen Gebäude, das sich an die Anforderungen des Teams anpassen lässt.

Die einzelnen Intranet- und Zusammenarbeitsbereiche werden auf Websites bereitgestellt. Diese Websites können Sie sich als eigenständige, virtuelle Gebäude vorstellen, in denen die jeweiligen Mitarbeitenden der Organisationseinheiten, Arbeitsgruppen und Projektteams zusammenarbeiten oder Informationen bereitstellen. Jede dieser Websites ist mit bestimmten Werkzeugen ausgestattet, mit denen Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können. So besitzt jede Website bereits einen Ablageschrank für Dateien, die Sie dort ablegen und auf die Sie je nach Systemkonfiguration von überall mit einer Internetverbindung zugreifen können. Den Begriff »Ablageschrank« kennt SharePoint nicht, hier spricht man von Bibliotheken. Jede Website kann mit weiteren Bibliotheken oder anderen Anwendungen (Apps) ausgestattet und so den jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Der Einsatz von SharePoint

SharePoint ist nicht nur der Speicherort für Ihre Dateien.

Microsoft SharePoint wird schon seit vielen Jahren in Unternehmen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen eingesetzt. So kommt SharePoint als internes Zusammenarbeits- und Informationsportal und damit als Intranet-Lösung zum Einsatz. Auch OneDrive for Business, Ihr persönlicher Speicherort im Unternehmen, verwendet die SharePoint-Technologien und Dienste.

Microsoft Teams verwendet zum Speichern immer eine SharePoint-Teamwebsite.

Beim Einsatz von SharePoint Online in Microsoft 365 oder beim Einsatz von SharePoint Server gemeinsam mit SharePoint Online in einer sogenannten Hybrid-Lösung kommen bei Microsoft-365-Gruppen, Microsoft Planner und Microsoft Teams immer im Hintergrund die SharePoint-Online-Serverdienste zum Einsatz, es werden immer Teamwebsites erstellt. Mit der Teamwebsite nutzen Sie Bibliotheken, in denen Sie Dateien innerhalb von Teams, Planner oder der reinen Microsoft-365-Gruppe zentral ablegen.

SharePoint kommt für folgende Lösungen zum Einsatz:

• Intranet-Lösung
• Zusammenarbeits- und Informationsportal
• persönlicher Dateispeicherort OneDrive for Business
• Dokumentenmanagement
• Dateispeicherorte in Microsoft-365-Portalen

SharePoint-Produkte und -Technologien

Server werden von der IT-Abteilung bereitgestellt und gewartet.

SharePoint ist ein sehr komplexes und umfangreiches System und lässt sich nur aus verschiedenen Microsoft-Server-Produkten und -Technologien oder den Microsoft-SharePoint-Online-Serverdiensten zusammensetzen. Durch die Bereitstellung von Microsoft-SharePoint- und Windows-Servern ergibt sich ein SharePoint-Serversystem.

SharePoint wird im privaten Bereich nicht eingesetzt.

Dieses Serversystem wurde bisher in der Regel nur in einem Unternehmen, lokal im Firmennetzwerk, durch die interne IT betrieben und gewartet. Durch die mittlerweile sehr große Nachfrage nach sogenannten Cloud-Services und -Technologien für Unternehmen wurden die Microsoft-Server-Produkte und -Technologien zusätzlich in den letzten Jahren um die Microsoft-365-Online-Serverdienste erweitert.

Microsoft 365 besteht aus Online-Serverdiensten und -Anwendungen (Apps).

Der Unterschied zu den lokalen Servern besteht darin, dass die Microsoft-Online-Dienste, Microsoft 365 und Azure nicht in der internen IT bereitgestellt werden, sondern in einem der vielen, nach ISO-Normen zertifizierten Rechenzentren, die von Microsoft weltweit betrieben werden, also in der Microsoft-Cloud außerhalb des jeweiligen Unternehmens.

Serverinstallationen sind mit SharePoint Online nicht notwendig.

Die Nutzung der Online-Dienste und -Services ermöglicht auch kleinen und mittelständigen Unternehmen, ohne große Server-Installationen SharePoint als Intranet-Lösung und für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und unternehmensexternen Personen zu nutzen. Dabei kann das lokale Active Directory, über das die Benutzerverwaltung in der IT-Abteilung vorgenommen wird, mit den Microsoft-Cloud-Services verbunden werden, was die Benutzerverwaltung erheblich vereinfacht und dem Nutzer eine nahtlose Integration in die interne IT ermöglicht.

Auch große Unternehmen setzen mittlerweile einen Teil der Online-Varianten ein, um beispielsweise unternehmensexternen Personen den Zugriff auf bestimmte Informationen zu gewähren. Während die Bereitstellung von externen Zugängen in der hauseigenen Serverlandschaft eine umfangreiche Infrastruktur voraussetzt und es aus sicherheitstechnischen Gründen gegebenenfalls nicht gestattet ist, fremden Personen Zugriff zu erteilen, bietet sich die Online-Variante dafür an, zusätzlich eine SharePoint-Online-Lösung genau für diesen Zweck einrichten zu lassen. Microsoft bietet sogenannte Hybrid-Lösungen, die in eine bestehende, interne IT-Infrastruktur integriert und mit ihr verbunden werden können. Dadurch können Unternehmen beide Umgebungen einsetzen und unternehmenswichtige Informationen auf dem Server belassen, während beispielsweise in der Cloud Informationen für unternehmensexterne Personen bereitgestellt werden können. Der Anwender muss dabei nicht zwischen den beiden Umgebungen wechseln, sodass ein einheitliches Erscheinungsbild gegeben ist.

Hinweis

SharePoint Online wird immer weiterentwickelt und (fast) automatisch aktualisiert. Beim SharePoint Server muss auf Updates und Neuerungen gewartet werden, die nur von der IT-Abteilung eingespielt werden können.

Die Systeme unterscheiden sich jedoch in ihren Leistungen, also auch in den...