2 Das Erstgespräch - Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg

Das absolute Fundament für wirtschaftliche Touren und Einsätze ist die wirtschaftliche Planung der einzelnen Einsätze. Im Grunde hat die ambulante Pflegedienstleitung nur zwei Chancen, lukrative Einsätze für den Pflegedienst zu vereinbaren: Nämlich beim Erst- und Folgegespräch.

2.1Kostenfalle Erstgespräch

Manche Inhaber/Geschäftsführer und auch Pflegedienstleitungen machen oft den Fehler, das Erstgespräch weder gut vorzubereiten noch schlüssig durchzuführen. Was das auf Dauer kosten kann und warum man damit einen ambulanten Pflegdienst schlimmstenfalls in die Insolvenz führen kann, zeigt das folgende Beispiel:

Beispiel Schnelligkeit ist nicht immer positiv

Der Pflegedienst Schnitter bekommt Erstgespräche pauschal mit 70,00 ? vergütet, Folgegespräche nach Klinikaufenthalt, bei denen es zu einer Änderung des SGB XI-Pflegevertrages kommt, mit 45,00 ?. Der Inhaber Eddy Schnitter und seine Pflegedienstleitung sind sich einig, dass Erstgespräche schnell abgewickelt werden müssen. Die PDL stürmt in den Haushalt, legt eine Informationsmappe vor, fragt schnell den Bedarf ab und stellt den Einsatz zusammen. Prämisse: Schnell und ohne Zuzahlung für den Patienten.

So kommt es in den fünf Erstgesprächen in den Monaten Januar und Februar 2022 zu folgenden Vereinbarungen: Insgesamt neun Einsätze täglich zu durchschnittlich je 20 Minuten. Erlöst werden pro Stunde 43,00 ?, der Vollkostensatz liegt im Durchschnitt bei 49,00 ?. Pro Stunde werden 6,00 ? Verlust gemacht, bei drei Stunden am Tag sind das 18,00 ?. Im Jahr entstehen so 6.570,00 ? Verlust - und das nur durch die Fehlplanung bei fünf neuen Patienten. Passiert das Gleiche bei weiteren 30 Patienten, liegt der kumulierte Jahresverlust schon bei 45.990 ?.

Hat besagter Pflegedienst im Schnitt 75 Patienten in der Versorgung, müssen 40 Patienten den Verlust von 35 weiteren Patienten auffangen. Wird der Prozess der Erstgespräche weiter so lückenhaft durchgeführt, kippt das Verhältnis irgendwann. Dann müssen immer weniger lukrative Patienten immer mehr verlusthaltige Patientenversorgungen subventionieren. Dieser Trend führt dann automatisch in die Insolvenz. Weil der Gewinn schrumpft, sich in fortlaufend steigenden Verlust umwandelt, wird auch die Liquidität immer schlechter. Irgendwann geht es an das Tafelsilber des Pflegedienstes (z. B. eigene PKW, eigene Immobilie) und zuletzt möglicherweise sogar an das Privatvermögen des Betreibers (abhängig von Rechtsform und Privatvermögen).

Info

Die Vergütung für Erst- und Folgegespräche sollte von einer ambulanten Pflegedienstleitung lediglich als nettes Zubrot angesehen werden, niemals aber als Anreiz, den Einsatz »Erstgespräch« und »Folgegespräch« an sich lukrativ zu gestalten.

2.1.1Unter Kostengesichtspunkten: Die Neuaufnahme

Die nachfolgende Übersicht ( Tab. 11) vergleicht den Prozess der Neuaufnahme zwischen »wirtschaftlich prekär« und »wirtschaftlich vernünftig«.

Tab. 11: Der Prozess der Neuaufnahme

Schritte zur Neuaufnahme Wirtschaftlich prekärer Prozess Wirtschaftlich vernünftiger Prozess Anfrage (telefonisch, persönlich)   Daten wie Pflegegrad, Diagnosen, erwarteter Hilfebedarf, Wohn- und Pflegeumfeld werden abgefragt.

Freie Kapazitäten (Zeitkorridore) werden mitgeteilt, geschlechterspezifische Extrawürste ausgeschlossen

Entscheidung, ob Erstgespräch ja oder nein Pflegedienst »nimmt alles an« Pflegedienst hat eine klare Entscheidungsgrundlage, ob ein Erstgespräch überhaupt durchgeführt wird oder nicht Vorbereitung des Erstgespräches »Ich komme heute Nachmittag vorbei« Terminierung, Teilnehmer festlegen, z. B. Tablet mit Software für Kostenvoranschläge mitnehmen, Informationen über Pflegedienst und Leistungsansprüche mitnehmen Durchführung des Erstgespräches Höchstens 20 Minuten, PDL lässt Zettel mit Leistungen da, verspricht, den Pflegevertrag die Tage vorbeizubringen, erster Einsatz nächsten Morgen durch Pflegekraft Dauer 2-3 Stunden. Umfangreiche Anamnese des Patienten und des Wohn-/Pflegeumfeldes. Erläuterung der verschiedenen Leistungsansprüche. Zusammenfassen, ob alle Beteiligten bis hierhin folgen konnten.

Vorstellung verschiedener Leistungskonstellationen bzw. Kostenvoranschläge

Erläuterung des SGB XI-Pflegevertrages, bei Bedarf auch SGB V-Vertrag

Kostenklärung mit Patienten bzw. seinem Bevollmächtigten

Kurze Vorstellung der Mitarbeiter, die die Einätze fahren würden

Entscheidung über Aufnahme Immer »ja« Wenn Einsatz wirtschaftlich sinnvoll und »Chemie« zwischen Pflegedienst und Beteiligten stimmt, dann »ja« - sonst »nein«. Information an das Team Zettel im Fach Per E-Mail an alle MA

Wenn möglich in Teambesprechung, ansonsten ausführliche Info im Übergabebuch

Dienst- und Tourenplanung Einsatz wird irgendwo dazwischen gequetscht Einsatz nach Absprache mit Patient auf geeigneter, fester Tour Start des ersten Einsatzes sofort Erst nach schriftlicher Kostenklärung und angelegter Pflegedokumentationsmappe inkl. Informationssammlung und Darstellung pflegerischer Risiken. Zusätzlich bei SGB V-Leistungen erst Start, wenn nötiges Material vorliegt. Reflexion keine Nach ca. 10 Einsätzen in der Dienstbesprechung. Mögliche Nachjustierungen werden beschlossen, Pflegeplan wird in der Dienstbesprechung erstellt (einsatzorientierter Ablaufplan)

An dieser Gegenüberstellung wird deutlich, wie sorgfältig der Prozess des Erstgespräches gestaltet werden muss. Diese Sorgfalt lohnt sich aber, wird so doch sichergestellt, dass die neu geplanten und vereinbarten Einsätze wirtschaftlich sinnvoll sind. Und nebenbei liegen auch schon wesentliche Informationen zum dokumentierten Pflegeprozess vor.

2.1.2Die strukturierte Entscheidungsfindung

Für die ambulante Pflegedienstleitung helfen Checklisten, um Entscheidungen über die eigentliche Durchführung des Erstgesprächs und über den Start von Pflegeeinsätzen zu fällen. Die folgende Checkliste ( Tab. 12) eignet sich sehr gut, um schon bei der ersten Anfrage zu entscheiden, ob der potenzielle Patient in Frage kommt oder nicht:

Tab. 12 : Checkliste Erstgespräch - ja oder nein?

Entscheidungsweiche, ob es überhaupt zum Erstgespräch kommt V Es bestehen genügend Kapazitäten in den Touren. Es bestehen genügend quantitative personelle Ressourcen. Es bestehen genügend qualitative personelle Ressourcen (Stichwort SGB V-Leistungen). Der Kunde knüpft keine starren Zeiten als Bedingung an den Einsatz. Der Kunde knüpft keinen starren Geschlechterwunsch an den Einsatz. Es droht keine unwirtschaftliche Versorgung. Es droht keine lange, unwirtschaftliche Anfahrt. Der Interessent bzw. sein Bevollmächtigter sind bereit, 2-3 Stunden in das Erstgespräch zu investieren

Wenn die Pflegedienstleitung überall einen Haken machen kann, kann ein Erstgespräch vereinbart werden. Denn dann sind die Aussichten gut, eine wirtschaftliche Versorgung für den Pflegedienst hinzuzugewinnen. Diese Checkliste kann auch von entsprechend geschulten Verwaltungskräften, die das Telefon zur Bürozeit innehaben, abgefragt werden. Folgende Daten ( Tab. 13) sollten zudem bereits am Telefon abgefragt werden, wenn es zu einem Termin kommt:

Tab. 13 : Checkliste fürs Telefongespräch

Abfrage wichtiger Informationen vor dem Erstgespräch Ja Nein Pflegegrad 125 ?-Potenzial noch offen Vorliegende SGB V-Verordnung Selbstzahler Antrag auf Sozialhilfe nötig Diagnosen...