Endlich produktiv im Homeoffice

KAPITEL 1

GEHIRNWÄSCHE

EINLEITUNG

Das Beschäftigtsein ist in unseren täglichen Verhaltens- und Arbeitsroutinen fest verankert. Es ist wie ein böser Fluch, der uns davon abhält, im Homeoffice produktiv zu sein und unsere Zeit effektiv zu nutzen. Gleichermaßen wirkt es sich auf unser Privatleben aus - und zwar alles andere als positiv. Weil wir ständig beschäftigt sind, haben wir weniger Freizeit und können mental kaum abschalten. Unsere Gesundheit, die Beziehungen zu unseren Lieblingsmenschen und weitere Lebensbereiche leiden darunter. Deswegen müssen wir zuerst das unproduktive Beschäftigtsein ausschalten, wenn wir unsere Ziele erreichen möchten.

Doch die gute Nachricht ist: Der Beschäftigungsfluch stammt nicht von einer bösen Hexe oder einem wütenden Zauberer. Wir bürden ihn uns selbst auf. In der Regel tragen gesellschaftliche Normen oder vorgegebene Verhaltensmuster im Berufsalltag dazu bei, dass wir zwanghaft beschäftigt sein wollen. Grundsätzlich haben wir es jedoch selbst in der Hand, wie und womit wir unsere Zeit verbringen.

Genau diese Tatsache musst du dir zu Beginn deiner persönlichen Zeitmanagementrevolution klarmachen.

Aus diesem Grund nehmen wir in diesem Kapitel eine »Gehirnwäsche« vor und programmieren deine Einstellung zum Beschäftigtsein um. Erst wenn du die Erkenntnis verinnerlicht hast, wie sehr dich alte Gewohnheiten daran hindern, erfolgreich und glücklich zu sein, wirst du ein Gespür für Produktivitätsfallen im Homeoffice entwickeln und ihnen künftig aus dem Weg gehen können. Dies ist die Grundlage, um mit größter Motivation und Entschlossenheit eine effiziente Arbeitsweise zu entwickeln, die dir mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens ermöglicht.

Nachdem wir dein Mindset umgestellt haben, wirst du deutlich erkennen, an welchen Stellen du dich individuell verbessern kannst. Und sobald dir klar geworden ist, wie oft du »nur beschäftigt« bist und welche Möglichkeiten dir dieser Zustand verbaut, können wir gezielt neue Methoden einsetzen, die dich dabei unterstützen, nachhaltig eine produktive Arbeitsweise zu etablieren.

ÜBERBLICK

In diesem Kapitel lernst du,

• warum wir davon besessen sind, beschäftigt zu sein, und was die bessere Alternative ist.
• wie viel Zeit du damit verschwendest, »nur beschäftigt« zu sein.
• was es dich kostet, andauernd beschäftigt zu sein.
• wie du Beschäftigungsfallen identifizieren kannst.
• wie du dein Gehirn umprogrammieren, dich selbst kontrollieren und deine Arbeitsweise dauerhaft verbessern kannst.

BESCHÄFTIGUNGSWAHN

Es ist verrückt. Tag für Tag schleppen sich Millionen von Menschen morgens an ihren Arbeitsplatz. Dort sitzen oder wuseln sie acht Stunden lang herum und beginnen am nächsten Tag von vorne. Während der Arbeitszeit haben sie nur ein Ziel: produktiv wirken. Nicht tatsächlich produktiv sein - es soll nur so aussehen. Warum? Damit die Chefin, der Kollege oder der Partner denkt: Was für ein fleißiges Bienchen! Die meiste Zeit im Berufsleben sind wir darauf bedacht, einen beschäftigten Eindruck bei anderen zu hinterlassen. Und auch im Homeoffice verspüren wir das Bedürfnis, irgendetwas zu tun. Sei es, dass wir Ordner wälzen, Schränke umräumen oder überflüssige E-Mails schreiben. Hauptsache, wir sind beschäftigt.

Die Ursache für dieses Zeittotschlagen ist immer dieselbe: Wir vergleichen uns. Weder möchten wir neben unseren Kollegen als faul gelten noch können wir es ertragen, hinter unseren eigenen Erwartungen zurückzubleiben (»Es ist Arbeitszeit, also muss ich auch etwas machen.«). Dieses Verhalten ist Teil unserer menschlichen Natur: Indem wir ein oder mehrere Merkmale von Personen innerhalb einer Gruppe abgleichen, bestimmen wir unseren Status. Wir orientieren uns.

Früher (und damit meine ich vor 6000 Jahren) war dieses Vorgehen überlebenswichtig. Heute ist es zwar immer noch relevant, doch wir übertreiben es. Die modernen Menschen des 21. Jahrhunderts vergleichen sich in jedem Augenblick mit anderen Artgenossen und ziehen daraus ihre Schlüsse. Internet, soziale Medien und absurde Leistungsansprüche verstärken diese Entwicklung und prägen unsere innere Einstellung. Für dich und deine Arbeitsweise heißt das konkret: Weil alle anderen beschäftigt sind, willst du auch beschäftigt sein. Dein Unterbewusstsein handelt nach dem Motto: »Ich darf nicht herumsitzen und nachdenken, sondern muss ständig in Bewegung bleiben und irgendetwas erledigen.«

Merkst du, wohin dieser Prozess führt? Richtig, in einen uninspirierten Arbeitsmodus, der geprägt ist von dümmlichem Aktionismus. Wer pausenlos unwichtige Dinge tut, hat keine Zeit mehr für wichtige Aufgaben. Und wer nie eine ruhige Minute zum Nachdenken findet, wird schon bald das Denken vollständig einstellen und nur noch funktionieren. Auch wenn es irgendwie »cool« geworden ist, keine Zeit zu haben, und alle damit angeben, wie beschäftigt sie gerade sind: Ständig unter Zeitdruck zu stehen, ist ein Zeichen von schlechter Organisation - und nichts, worauf man stolz sein sollte.

Aus diesem Grund besteht der erste Schritt zu einem neuen, selbstbestimmten Zeitmanagement darin, die Konvention des Beschäftigtseins abzulehnen. Und zwar radikal. Brich aus dem System aus und gleiche deine Arbeitsweise nicht deinem beruflichen Umfeld an. Entscheide dich stattdessen für eine bewusste Steuerung deiner Aktivitäten und vermeide es, auf Autopilot zu schalten. Das stumpfsinnige Abarbeiten deiner To-do-Liste und andere Beschäftigungsroutinen dürfen ab sofort nicht mehr (oder nur noch selten) in deinem Alltag vorkommen.

TO-DO

Lehne es ab sofort ab, nur beschäftigt zu sein! Mach dir klar, wann du vom Beschäftigungswahn betroffen bist, und hör auf, dich mit anderen zu vergleichen!

BESTANDSAUFNAHME

Nachdem du dem Beschäftigungswahn den Kampf angesagt hast, geht's direkt ans Eingemachte. Nun werfen wir einen Blick auf deine täglichen Routinen und sezieren deine Handlungsabläufe. Nur auf diese Weise kannst du Zeiten, in denen du unwichtigen Dingen nachgehst, sichtbar machen - und letztendlich Veränderungen in die Wege leiten. Dazu solltest du deinen typischen Tagesablauf im Homeoffice einmal minutiös aufzeichnen. Rekapituliere deine letzten fünf Arbeitstage und notiere all deine Aktivitäten in einer Tabelle. Trage zu jedem Schritt die entsprechende Uhrzeit ein oder schätze die jeweilige Dauer. Eine beispielhafte Auflistung könnte so aussehen:

Uhrzeit

Aktivität

8:00 - 8:10

Computer hochfahren, Zoom starten, Kaffee trinken .

8:10 - 8:45

E-Mails lesen und beantworten

8:45 - 9:30

Online-Meeting mit Kollegen

9:30 - 10:00

Besprechung mit dem Chef

10:00 - 10:15

Pause

10:15 - 11:00

Kollegen bei einer dringenden Aufgabe helfen

11:00 - 11:15

Kundentelefonat

11:15 - 12:00

To-do-Liste abarbeiten

12:00 - 13:00

Mittagspause

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.

Solltest du deine letzten Tagesabläufe nicht mehr vollständig im Kopf haben, kannst du auch die kommenden fünf Tage dokumentieren. Natürlich sind einige Tätigkeiten nicht jeden Tag gleich und es wird immer Besonderheiten geben, die einmalig oder nur sehr selten auftreten. Grundsätzlich lassen sich jedoch schon anhand weniger Tagesbilanzen wiederkehrende Muster erkennen. Besonders die Beschäftigungsmuster, die sich auf Produktivität oder Effizienz auswirken.

Das nebenstehende Beispiel bildet einen typischen Arbeitstag im heimischen Büro ab. Nach dem Hochfahren des Computers und der wichtigsten Software-Programme werden zunächst E-Mails gecheckt und beantwortet. Danach stehen ein Online-Meeting und eine Besprechung mit dem Chef auf dem Programm. Eine dringende Aufgabe, die eigentlich in der Verantwortung der Kollegen liegt, drängelt sich noch dazwischen und erst dann rückt zum ersten Mal an diesem Tag die eigene To-do-Liste in den Fokus - und zwar erst nach 11 Uhr. Das heißt im Klartext: Die Wahrscheinlichkeit, dass die ersten drei Stunden des Tages völlig unproduktiv waren, ist hoch. Sehr hoch sogar.

Diese Veranschaulichung ist der schnellste und einfachste Weg, deine persönliche Ressourcenverteilung...