Der EFPIA-Kodex in der pharmazeutischen Industrie: Implementierung eines Controllingsystems zur Sicherstellung seiner Einhaltung

Textprobe:

Kapitel 4.2, Sicherstellung der Einhaltung im Rahmen der Informationsversorgungsfunktion des Controlling:

4.2.1, Das Rechnungswesen als Instrument des Controlling:

Die Ambition der Transparenzschaffung durch den EFPIA-Kodex besteht in einer durchweg lückenlosen, detaillierten und verständlichen Berichterstattung bestimmter Zahlungen und Zuwendungen an definierte Empfängerkreise. Es sollen die wesentlichen Informationen, die den Zweck von Transparenz im Bereich der Zusammenarbeit von Kooperationspartnern im Gesundheitswesen erfüllen, den Stakeholdern bereitgestellt und übermittelt werden. Aus diesen Zielstellungen in Verbindung mit der deutlichen Granularität des Templates geht hervor, dass neben der Dokumentation aller direkten und indirekten Zuwendungen ihre Aggregation in die entsprechenden Kennzahlen und Konsolidierung in die vorgegebene Form der Berichterstattung notwendig wird. Diese Aufgabenstellung setzt wiederum eine solide Informationsbasis voraus, die in der Lage ist, stets für verfügbare, korrekte, detaillierte und aufbereitete Ist-Daten zu sorgen, um den Ansprüchen der geforderten Offenlegungsstruktur zu genügen. Die Informationsversorgung der Unternehmensleitung mit führungsrelevanten Informationen und folglich der Gewährleistung der Adäquanz interner und externer Berichterstattung ist eine der originären Funktionen des Controlling. Mit Aufgaben der Informationsbeschaffung und -verarbeitung besitzt es die notwendige Kompetenz und ist eindeutig dazu befähigt, einen Beitrag zur notwendigen Datentransparenz zu leisten.
Im Rahmen des EFPIA-Kodex haben sich die pharmazeutischen Mitgliedsunternehmen freiwillig dazu verpflichtet, sich an den Interessen ihrer Stakeholder auszurichten und einen offensiven Umgang mit Interessenkonflikten zu wahren. Als Lösungsansatz zum Ausgleich der Interessen ist die Erfassung und Ausweisung der relevanten Zuwendungen vorzugsweise auf individueller Basis mit namentlicher Nennung der Empfänger abzubilden, sollten lokale Gesetzgebungen nicht dagegen sprechen. Hierfür bedarf es allerdings einer soliden Informationsbasis, die die empfängerbasierte Erfassung relevanter Transaktionen und deren eindeutige Aggregation erlaubt. Gerade in Deutschland stellt diese Regelung allerdings unter den strengen Datenschutzbestimmungen eine Herausforderung dar. Die Pharmafirmen können nicht von sich aus eine individuelle Veröffentlichung durchführen. Sie sind hierbei auf das Einverständnis und eine hinreichend bestimmte, schriftliche Einwilligungserklärung der Ärzte und Angehörigen von Gesundheitsberufen angewiesen, die somit eine Schlüsselrolle in der individuellen Offenlegung von Transaktionen einnehmen. Des Weiteren beschäftigt die betroffenen Unternehmen der Tatbestand, dass der An-knüpfungspunkt für die Ausweisung der Transaktionen das Land mit Geschäftssitz des jeweiligen HCP bzw. der HCO ist, unabhängig vom Ort der Kooperation. Das heißt, dass in Konzernen die Tochtergesellschaften untereinander in starkem Maße Kommunikationskanäle aufbauen sollten, um z. B. Informationen einer Kooperation zwischen einem deutschen Arzt und einer amerikanischen Tochtergesellschaft zeitnah mit vollständigen und validen Daten an die meldepflichtige deutsche Tochter weiterzuleiten.
Als zentrales unternehmensinternes Informationssystem und des Controlling wichtigste und unerlässliche Datenquelle dient hierbei das Rechnungswesen zur Datenerfassung. Es ist für die mengen- und wertmäßige Erfassung und Speicherung relevanter Daten über vergangene, gegenwärtige und zukünftige unternehmensinterne Tatbestände und Vorgänge sowie Beziehungen des Unternehmens mit seinem Umfeld verantwortlich und sorgt für deren zweckbasierte Transformation zur Weitergabe an interne und externe Informationsnutzer. Durch die Nutzung interner und externer Quellen zur Erhebung von Daten, deren vollständige Dokumentation sowie die systematische, sachliche und chronologische Erfassung aller betrieblichen Geschäftsvorfälle kann die Buchhaltung als Bestandteil des Rechnungswesens somit die notwendige Solidität der Informationsbasis liefern.
Eine individuelle Erfassung von Transaktionsdaten erfordert indes gleichzeitig die Notwendigkeit ihrer eindeutigen Zuordenbarkeit zu den jeweiligen Empfängern. Das wiederum setzt erstens ein hohes Maß an Qualität in den Stammdaten der Empfänger voraus sowie zweitens, eine klare Definition dessen, welche Kooperationspartner unter die Empfängergruppen HCP und HCO fallen. Stammdaten bilden die Basis unternehmerischer Prozesse und sollten dazu gewisse Qualitätsdimensionen erfüllen. Hierzu sind neben ihrer Vollständigkeit und Zuverlässigkeit ebenso ihre Korrektheit und Konsistenz, d.h. Eindeutigkeit sicherzustellen. Für die klare Absteckung der Empfängergruppen HCP und HCO haben sich die Pharmafirmen an den Definitionen des EFPIA-Kodex zu orientieren. Allerdings ist hier keine explizite Auflistung, sondern "nur" eine Charakterisierung der Empfängergruppen zu finden, nach der sich die Unternehmen richten können und dies auch nach bestem Verständnis und Gewissen tun sollten. Es ist allerdings fraglich, ob dem eine Symmetrie der unternehmensindividuellen Definitionen und Zuordnungen folgt.
Den Stakeholdern sollen ferner alle direkten und indirekten Leistungsbeziehungen offenbart werden. Somit muss gewährleistet sein, dass auch solche Zahlungen erfasst werden, die über unabhängige Drittanbieter im Namen des Pharmaunternehmens an HCPs und HCOs getätigt werden. Hierin liegt allerdings die Schwierigkeit, dass das Unternehmen in diesem Fall auf Übermittlung der eben korrekten, vollständigen und validen Daten durch die Mittlerunternehmen angewiesen ist. Es kann zwar selbstständig getätigte Transaktionen an die Drittanbieter aufzeichnen, aber ohne Kenntnis des exakten Umfangs und tatsächlichen Empfängers keine Zuordnung zu diesem vornehmen. Diese Problemstellung mündet zum Teil in einer Reduzierung der Beauftragung externer Drittunternehmen oder der Einrichtung spezieller Meldeportale, denen die Details zu den mittelbaren Zuwendungen entnommen werden können.
Um ein sinnvolles und ausreichendes Maß an Transparenz im Beziehungsgefüge mit Partnern des Gesundheitswesens herzustellen, wurde in enger Zusammenarbeit mit Ärztegemeinschaften auf Bundesebene ein Katalog mit den zu veröffentlichenden Zuwendungskategorien definiert.
Das bedeutet, dass die Buchhaltungssysteme der Unternehmen in der Lage sein sollten, eine Abbildung von Transaktionen unter anderem in den Zahlungskategorien der Spenden sowie Zuwendungen im Zusammenhang mit Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleistungs- und Beratungsverträgen und Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten nach klaren, abgrenzbaren Kriterien zu erlauben. Dies bedingt, dass ein vorhandenes Informationssystem analog dieses Maß an Transparenz aufweisen sollte. Vor diesem Hintergrund nimmt das Rechnungswesen auf Basis der Kosten- und Leistungsrechnung eine bedeutende Rolle ein. Über die Bereitstellung und Betreibung eines klar strukturierten Kontensystems und die exakte Zuordnung und Verbuchung anfallender Kosten nach ihrem Sachverhalt und Umfang, ermöglicht das Kostenrechnungssystem die saubere Trennung von Transaktionen in die entsprechenden Kategorien und ebnet den Weg für die sich anschließende Weiterverarbeitung. Hierfür ist sicherzustellen, dass die bisherigen Systematiken dahingehend analysiert werden, inwiefern sie zum aktuellen Zeitpunkt den Ansprüchen einer Ausweisung in den speziellen Zahlungskategorien entsprechen und ggf. neu strukturiert werden.
Die Herausforderung bei der Modellierung und Anwendung einer entsprechenden Kontensystematik, um die logische Zuordnung von Zahlungsströmen zu veranlassen, besteht in der meist noch unklaren Abgrenzung von Geschäftsvorfällen. Durch den jungen Beschluss herrschen unter den betroffenen Pharmaunternehmen viele Fragestellungen, die mitunter die Auslegung der Zahlungskategorien und Zuordnung der Zuwendungen betreffen. Um eine gewisse Qualität der offenzulegenden Daten zu gewährleisten, ist ein Controllingsystem hierbei auf die exakten Definitionen und Abgrenzungen durch die EFPIA angewiesen. Erst dadurch wird die Gestaltung eines effektiven Rechnungswesens durch Strukturierung der Kosten- und Leistungsrechnung möglich.
Die erfassten Ist-Kosten der relevanten Transaktionen sind sodann derart zu aggregieren, dass sie über den Gesamtumfang je Empfänger und Zuwendungskategorie beziehungsweise über den Gesamtumfang der Zuwendungen über alle Empfänger je Kategorie informieren. Solche Werte, die betriebswirtschaftliche Zusammenhänge in komprimierter Form darstellen, werden durch das Controlling über Kennzahlen abgebildet. Dem Controlling obliegt dabei die Aufgabe, relevante Sachverhalte entsprechend aufzubereiten und zu transparenten und aussagekräftigen Werten zu verdichten, um sie für steuerungsrelevante Zwecke der Führungsunterstützung einzusetzen. Für die Sicherstellung der Kennzahlenbildung im Falle des EFPIA-Kodex, ist der deskriptive Charakter in Form von jährlichen, absoluten Einzelwerten oder Summen ausreichend. Seine Informationsversorgungsfunktion bestimmt daher, dass das Controlling diese zusätzlichen Kennzahlen in das Kostenrechnungssystem integriert und diese Eingang das Controllingsystem finden.