1 Einstieg in das Digital Overload Management!

Arne Prieß, HR-Contrast GmbH, Ottobrunn

Lassen Sie mich dieses Kapitel mit einer kleinen Anekdote beginnen, in der ich erklären möchte, wie ich zum DOM-Thema, aber auch zu der nachfolgenden didaktischen Struktur gekommen bin:

Einer meiner langjährigen Kunden, für den ich schon zahlreiche Trainings und Beratungsprojekte durchführen durfte, rief mich eines Tages an und fragte mich, ob ich nicht Lust hätte, eines ihrer neuen internen Trainings zu übernehmen: »Digital Overload Management«. Hui, dachte ich mir, schicker Titel!

Auf meine Frage, was denn genau darunter zu verstehen s, hieß es: Na ja, so genau könne man das jetzt auch nicht sagen, aber der Trainer, der das neue Thema übernommen hatte, war zum ersten Training nicht erschienen, sodass die 15 angemeldeten Teilnehmer in dem gebuchten Schloss-Seminarraum vergeblich auf ihren DOM-Propheten warteten. Er kam nicht, meldete sich nicht und war wohl auch einige Tage danach nicht zu erreichen. Vielleicht hatte ihn sein eigener Digital Overload davongespült.

Da ich ja unter anderem Zeitmanagement-Trainer bin und auch schon ein Buch darüber geschrieben habe, meinte mein Kunde, dass ich diesem wohlklingenden Trainingstitel doch sicher Leben einhauchen könnte. Gesagt, getan - ich übernahm den Kelch und machte mir erste Gedanken darüber, was man in einem solchen Seminar ausbilden müsste, damit die im verheißungsvollen Seminartitel versprochene Kompetenz, den digitalen Overload managen zu können, am Ende des Trainings bei den Teilnehmern auch vorhanden oder zumindest am Entstehen wäre.

Ziemlich schnell wurde mir klar, dass das Konzept eine gesunde Mischung aus »klassischen Methoden« modernen Zeitmanagements und neuen Methoden mit Bezug auf die wachsende Belastung einer zunehmend digital arbeitenden Menschheit sein muss. Zwei Tage lang zu besprechen, wie man die Anzahl seiner Mails reduzieren kann, erschien mir weder zeitfüllend noch zielführend anlässlich der vielfältigen und komplexen Herausforderungen in der modernen »New Work«.

So entwickelte ich eine Didaktik für mein Training, die möglichst ganzheitlich und nach Meinung der mittlerweile vielen Trainingsteilnehmer dadurch auch wirksam auf die moderne Arbeitswelt vorbereitet und beim Überleben unterstützt.3

1.1 Definitionsarbeit am Wort entlang

Um mein Konzept für DOM erklären zu können, folgen wir doch einfach mal den einzelnen Bausteinen, aus denen sich der Begriff zusammensetzt, allerdings in einer anderen Reihenfolge:

1. Load

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Glas. In Ihr Glas passt eine bestimmte Füllmenge hinein. Das, was Sie hineinfüllen, entstammt aber nicht nur der Digitalisierung, sondern umfasst in großem Maße auch ganz »analoge Pflichten und Aufgaben«, die sich aus »normaler« beruflicher und privater Arbeit ergeben. Der Load wird also durch ganz unterschiedliche Zuflüsse gespeist. Wenn Sie in der Lage wären, den Load, egal ob analog oder digital verursacht, erfolgreich zu managen, so würden Sie »gesund und munter« Ihr Leben gestalten können.

Ein Problem entsteht dann, wenn Ihnen dies nicht mehr gelingt, denn dann ist Ihr Glas allzu schnell randvoll. Und die stetig wachsenden Zuflüsse der digitalen modernen Welt wollen ja auch noch ins Glas, die bleiben ja nicht einfach außen vor und warten geduldig, bis endlich wieder Platz im Glas ist und nachgefüllt werden kann.

2. Over

Der Overload gleicht in dem oben verwendeten Bild einem überlaufenden Glas, das den Zufluss, woraus er auch immer besteht, nicht mehr aufnehmen kann. Übertragen ins tägliche Leben bedeutet dies, dass der Mensch sich bereits so angespannt und mit privaten und beruflichen Pflichten, Aufgaben und Informationen überflutet fühlt, dass er sich dem digitalen Info-Druck nicht mehr gewachsen fühlt. Er hat keine Kapazitäten mehr im Glas, keine Kraft mehr (zumindest gefühlt), um mit allem, was zu tun ist und auf ihn einströmt, noch umzugehen. Das Überlaufen signalisiert deshalb das Überschreiten des maximalen Maßes an Aufgaben- und Informationslast. Und das passiert, weil es in der digitalen Welt keinen Schutzmechanismus gibt, der die Überflutung verhindern könnte. Man stelle sich vor, wie ein Mail vor Ihrem digitalen Postfach höflich einen Knicks macht, um Einlass bittet und dann geduldig in die Warteschleife geht, weil schon 100 Mails vorher da waren und Sie diese nicht abgearbeitet bekommen. Nein, das nächste Mail, der nächste Chateintrag, die nächste WhatsApp-Nachricht stürzt sich ungebremst ins Getümmel und ist sich sicher nicht bewusst, dass dies gerade der Tropfen sein könnte, der Ihr Glas zum Überlaufen bringt.

Schauen wir uns zur weiteren Entwicklung der digitalen Flut mal ein paar prognostizierte Daten an:

• Die Deutschen verschicken immer mehr E-Mails: Waren es 1994 noch eine Milliarde, so waren es 2018 schon 848 Milliarden pro Jahr.
• Der weltweite E-Mail-Verkehr (versandt und erhalten) steigt jährlich um 5 %: Für 2019 wurden geschäftlich 128,8 und privat 117,7 Milliarden pro Tag prognostiziert. Privat also fast genauso viel wie beruflich, wir haben also kein ausschließlich berufliches Problem mit zu vielen Nachrichten.
• Aber E-Mails sind ja fast schon out, deswegen betrachten wir mal, was sich in einer Minute im Internet tut. Da werden:
  • 25.000 GIFs im Facebook-Messenger versendet
  • 174.000 Menschen gerade bei Instagram beim Scrollen gezählt
  • 266.000 Stunden Filme bei Netflix geschaut
  • 375.000 App-Downloads vorgenommen im App-Store
  • 481.000 Tweets bei Twitter gesendet
  • 862.823 Dollar online ausgegeben
  • 973.000 Log-ins bei Facebook vorgenommen
  • 1,1 Millionen Swipes auf Tinder getätigt
  • 3,7 Millionen Suchanfragen bei Google erstellt
  • 4,3 Millionen Videos bei Youtube geschaut
  • 18 Millionen SMS versendet
  • 38 Millionen WhatsApp-Nachrichten gesendet

Selbst Microsoft veröffentlicht schon eine Anleitung dafür, den Informationstsunami zu zähmen.

Angesichts dieser ungeheuren Informationsbewegungen ist das Informationsquantum, das in die individuellen Gläser der Menschen hineinpasst, eine Kennzahl, bei der es um »überleben oder vom Informationstsunami weggerissen werden« geht.

Und dieses Füllmaß ist nach meiner Wahrnehmung bei verschiedenen Menschen sehr unterschiedlich: Mancher hat bildlich gesprochen einen großen Bierhumpen zur Verfügung, ein anderer nur ein kleines Schnapsglas. Mit dieser Erkenntnis könnte man den Begriff »Resilienz« beschreiben, auch wenn es sich dabei natürlich um eine starke Reduzierung dieses umfassenden Konzepts handelt - aber für den Moment lassen Sie ihn uns der Einfachheit des Gedankenganges halber mal so verwenden.

Dazu eine kleine Anekdote aus meinem Leben als Coach: Bei einem meiner Kunden galt es, ein Management-Team dabei zu unterstützen, die zuvor in einem Teambuilding vereinbarten Spielregeln und Maßnahmen in die Teamwirklichkeit zu überführen. Worten sollten also nachhaltige Taten folgen. Dabei coachte ich nicht nur das ganze Team, sondern auch jeden einzelnen Manager. Einige erschienen mir angesichts ihrer Führungsspanne und der daraus entstehenden Herausforderungen und natürlich auch der Kommunikationsmenge recht robust. Sie hielten es aus, wenn tagsüber unzählige Mails und sonstige Infos auf den anderen verfügbaren »Collaboration-Tools« im Unternehmen auf sie einströmten. Ein Manager jedoch war trotz seiner im Vergleich geringsten Führungsspanne und dem damit einhergehenden geringeren Kommunikationsvolumen sichtlich überfordert. Ab dem fünften Mail wurde er reizbar, ab dem siebten hektisch und beim zehnten Mail platzte ihm die Hutschnur und er tönte, dass man das doch alles gar nicht schaffen könne. Typisches Beispiel von einem Schnapsglas oder einer bereits fast voll ausgeschöpften Füllkapazität, wodurch auch immer sie entstanden sein mag. Dass natürlich die Inhalte der Mails erheblich unterschiedliches Gewicht haben können und nicht die reine Anzahl zählt, lasse ich hier einmal außer Acht, denn auch die anderen Manager hatten leichtere und schwerere Kost in ihren Mails zu bearbeiten.

Aber Achtung: Die individuelle »Resilienz gegen die Herausforderungen eines Lebens in der modernen Welt« ist kein Schicksal, dem man sich ergeben muss oder darf, nein, sie kann ausgebaut werden. Das Schnapsglas kann zu einem normalen Trinkglas anwachsen und auch noch weiter. Dummerweise kann man seine Resilienz aber auch verlieren und aus dem großen Humpen wird aufgrund unterschiedlichster negativer Einflüsse des Lebens schleichend oder plötzlich ein Gläschen.

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