Einleitung

Projekte gibt es schon seit Urzeiten. Noahs Bau der Arche, die Mona Lisa von Leonardo da Vinci, Edward Gibbons Verfall und Untergang des Römischen Reiches oder als Jonas Salk den Polioimpfstoff entwickelte - all das sind Projekte. Und wie Sie wissen, sind diese und viele andere ähnliche Projekte mit großem Erfolg zu Ende gebracht worden. (Na ja, zumindest die Endprodukte waren ein Riesenerfolg, auch wenn die zeitlichen und finanziellen Budgets hoffnungslos überzogen wurden.)

Warum also stößt das Thema Projektmanagement in der heutigen Zeit auf so großes Interesse? Die Antwort ist ganz einfach. Das Publikum hat sich geändert und die Messlatte liegt höher.

Historisch gesehen galten Projekte als riesige, technisch komplexe Vorhaben. Das erste Projekt, in dem moderne Projektmanagementtechniken angewandt wurden, die Entwicklung eines Polar-U-Bootes, war ein technischer und administrativer Albtraum. Teams von Spezialisten wurden eingesetzt, um die zahllosen Forschungs-, Entwicklungs- und Produktionsaktivitäten zu planen und zu überwachen. Ganze Berge von Papier wurden produziert, um die knifflige Aufgabe zu dokumentieren. Man kam zu der Auffassung, dass Projektmanagement eine höchst technische Disziplin ist, die aus verwirrenden Übersichten und Grafiken besteht. Die Durchführung war unverhältnismäßig zeitaufwendig. Das ist etwas für hoch qualifizierte technische Spezialisten.

Natürlich findet man auch heute noch auf der ganzen Welt Hunderte komplexer und kniffliger Projekte, die von irgendwelchen Menschen erledigt werden müssen. Und der Bedarf an Menschen, die wissen, wie man diese Leistung plant und managt, und die ihre berufliche Entwicklung ganz an dieser Aufgabe ausrichten, wächst ständig. Doch in den letzten zehn Jahren ist der Anteil der Projektarbeit am Arbeitsplatz geradezu explodiert. Inzwischen werden in allen Unternehmen die zu erledigenden Aufgaben im Rahmen von Projekten erledigt.

Gleichzeitig ist eine ganz neue Sorte von Projektmanagern aufgetaucht. Diese Leute haben es sich nie bewusst zum Ziel gesetzt, einmal Projektmanager zu werden; viele wissen eigentlich gar nicht so richtig, was ein Projektmanager ist. Aber diese Art von Projektmanagern hat gelernt, dass man in der Lage sein muss, Projekte erfolgreich abzuschließen, wenn man beruflich vorankommen will. Mit anderen Worten: Projektmanagement ist keine Berufswahl, sondern ein Erfordernis.

Nach und nach erkennen solche Projektmanager, dass man über ganz bestimmte Fähigkeiten verfügen und Techniken beherrschen muss, um in der sich ständig verändernden und komplizierter werdenden Welt der Projekte zu überleben. Sie wollen diese Fähigkeiten und Techniken erlernen und üben, sind aber andererseits nicht bereit, viel Zeit in diesen Lernprozess zu investieren. Genau dieser »schweigenden Mehrheit« von Projektmanagern ist dieses Buch gewidmet.

Über dieses Buch

Dieses Buch hilft Ihnen zu erkennen, dass die Grundsätze eines erfolgreichen Projektmanagements einfach sind. Die schwierigste »Analysetechnik«, die man für die Planung von Projekten jeder beliebigen Größe benötigt, kann man in weniger als zehn Minuten erlernen! In diesem Buch werden Ihnen die Informationen geliefert, die Sie brauchen, um Projekte zu planen und zu überwachen. Außerdem lernen Sie Richtlinien kennen, wie man diese Informationen problemlos und effektiv weiterentwickelt und nutzt. Sie werden feststellen, dass die eigentliche Herausforderung im erfolgreichen Projektmanagement darin besteht, mit den vielen Leuten zurechtzukommen, die von Ihrem Projekt beeinflusst werden oder deren Unterstützung erforderlich ist. Ich biete Ihnen eine Fülle von Tipps, Hinweisen und Richtlinien, mit denen Sie Schlüsselfiguren identifizieren und sie in das Projekt einbinden können.

Erfolgreiches Projektmanagement erreicht man nicht durch Fachwissen; man erreicht es durch die praktische Anwendung. In diesem Buch geht es darum, Ihnen zu zeigen, dass Projektmanagementfähigkeiten und -techniken keine lästigen Pflichten sind, die man erfüllen muss, weil irgendein Ablauf sie erforderlich macht, sondern es handelt sich dabei um eine Denkweise, eine bestimmte Art der Kommunikation und um eine spezielle Verhaltensweise. Sie sind Bestandteil dessen, was unsere Einstellung zu unserer täglichen Arbeit ausmacht.

Um diese Botschaft noch zu unterstreichen, habe ich das Buch so klar und verständlich wie möglich geschrieben. Aber lassen Sie sich nicht täuschen - obwohl der Ton locker ist, behandle ich in diesem Buch alle Projektmanagementwerkzeuge und -techniken, die Ihnen bei der grundsätzlichen, zeitlichen und finanziellen Planung, bei der Organisation und Überwachung Ihres Projekts helfen. Ach ja, auch in den Fällen, in denen ich der besseren Lesbarkeit wegen die männliche Form gewählt habe, sind Frauen natürlich immer mit gemeint!

Alle Informationen werden in einer logischen Reihenfolge präsentiert, genau wie man das auch im Projektmanagement tun sollte. Sie finden hier eine Fülle von Beispielen und Abbildungen sowie Tipps und Hinweise. Und hin und wieder habe ich auch mal etwas Lustiges eingestreut, damit es nicht gar zu langweilig wird. Mein Ziel ist es, dass Sie dieses Buch komplett durchlesen und das Gefühl haben, dass gutes Projektmanagement absolut machbar ist, und dass Sie die Entschlossenheit besitzen, das zu üben!

Törichte Annahmen über den Leser

Ich gehe davon aus, dass völlig unterschiedliche Leute dieses Buch lesen werden, unter anderem:

• Senior Manager und Junior Assistenten (die Senior Manager von morgen)
• erfahrene Projektmanager und Leute, die noch nie in einem Projektteam waren
• Leute, die schon viele Schulungen zum Thema Projektmanagement durchlaufen haben, und solche ohne Trainingserfahrung
• Leute, die bereits seit Jahren im Berufs- oder Wirtschaftsleben stehen, und solche, die frisch aus der Ausbildung kommen

Wie auch immer, ich nehme an, dass Sie den Wunsch haben, Ihre Umgebung steuern zu können. Ich gehe davon aus, dass Sie dieses Buch lesen und sich fragen, wieso nicht alle Projekte gut geleitet werden, weil Sie finden, dass die vorgestellten Techniken logisch, klar und einfach umzusetzen sind. Und da hätten Sie recht. Aber ich gehe auch davon aus, dass Sie wissen, dass es ein großer Unterschied ist, zu wissen, was man tun muss, und es auch zu tun. Ich nehme aber auch an, dass Sie sich besonders viel Mühe geben, die Kräfte zu verstehen, die Sie möglicherweise daran hindern, diese Werkzeuge und Techniken einzusetzen, und dass Sie mit aller Macht versuchen, diese Hindernisse zu überwinden.

Und schließlich nehme ich an, dass Sie merken, dass Sie dieses Buch mehrmals lesen und immer wieder etwas Neues darin entdecken und lernen können. Betrachten Sie dieses Buch als eine bequeme Informationsquelle, die Ihnen noch mehr verrät, wenn Sie zwischen den Zeilen lesen und selbst Ihre Erfahrungen machen.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Ich habe dieses Buch in sechs Teile unterteilt. Die ersten drei Teile handeln von der Planung des Projektmanagements beziehungsweise von der Organisation und der Kontrolle; im vierten Teil stelle ich Ihnen Möglichkeiten vor, wie Sie sowohl Ihre praktische Erfahrung als auch neue Technologien nutzen können, um Ihre Projektmanagementfähigkeit ständig zu verbessern; und im fünften Teil finden Sie eine Vielzahl von Tipps und Kniffen, die Ihnen helfen, bestimmte Routinetätigkeiten im Projektmanagement zu bewältigen. Im Anhang finden Sie ein Glossar mit Fachbegriffen und Definitionen aus dem Projektmanagement und ich stelle Ihnen eine Technik vor, die heutzutage immer häufiger eingesetzt wird, um Aktivitäten und Kosten in größeren Projekten zu überwachen.

Teil I: Die Erwartungen klären - das Wer, Was und Warum des Projekts

In diesem Teil erläutere ich die besonderen Merkmale von Projekten sowie die häufigsten Probleme, die in einem projektorientierten Unternehmen auftauchen können. Ich zeige Ihnen auch, wie Sie konkret die Ergebnisse, die Sie während Ihres Projekts erzielen möchten, die Arbeit, die erledigt werden muss, den Zeitplan, der eingehalten werden muss, und die benötigten Ressourcen festlegen.

Teil II: Die richtige Menge und der richtige Zeitpunkt

In diesem Teil erfahren Sie, wie man einen Projektzeitplan entwickelt und die Ressourcen abschätzt, die man benötigt. Außerdem zeige ich Ihnen, wie man Projektrisiken identifiziert und managt.

Teil III: Die Mannschaft zusammenstellen

Ich zeige Ihnen, wie Sie die Personen, die an Ihrem Projekterfolg beteiligt sein werden, identifizieren, organisieren und führen. Ich erkläre, wie man die Rollen der Teammitglieder festlegt und dem Projekt zu einem guten Start verhilft.

Teil IV: Das Schiff steuern: Das Projekt auf dem Weg zum Erfolg

In diesem Teil erfahren Sie, wie Sie Projektaktivitäten überwachen, analysieren und über deren Stand berichten. Dann erkläre ich, wie Sie Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen.

Teil V: Noch besser werden

Ich erörtere hier, wie Sie die verfügbaren Methoden nutzen, um Ihr Projekt in Ihrem jeweiligen Umfeld zu planen, zu organisieren und zu steuern, und ich stelle...