Kybernetisches Management von Projekten

2 KMP erschließt neue Erfolgspotenziale

KMP ist ein systemischer Ansatz, der viele positive Auswirkungen auf ein Unternehmen und seine Mitarbeiter hat. Es gibt jedoch einige herausragende Effekte, die in besonderem Maß zum Erfolg von KMP beitragen:

• Transparenz
  KMP schafft Transparenz und Überblick. Es macht die wichtigsten Zustandsgrößen eines Projektes direkt sichtbar und verständlich, insbesondere auch in Meetings. Dadurch werden notwendige Steuerentscheidungen früher und klarer erkennbar. Die Arbeit in Gruppen, vor allem in interdisziplinären Teams, profitiert durch effektivere und effizientere Kommunikation und Abstimmung unter den Teammitgliedern. Nicht nur die Aufgaben selbst, sondern vor allem auch die Schnittstellen zwischen Aufgaben und zwischen den verschiedenen beteiligten Fachfunktionen werden intensiver beleuchtet. Die Teammitglieder entwickeln mehr Verständnis für das übergreifende Zusammenspiel der Aufgaben und die Aufgaben und Rahmenbedingungen ihrer Schnittstellenpartner und können sich dadurch besser auf die Zusammenarbeit mit diesen Partnern einstellen. Sie profitieren auch von der Sichtbarkeit von Hindernissen und Engpässen in den Arbeitsabläufen, auf deren Vorhandensein und mögliche Auswirkungen sie objektiv und sachlich fundiert hinweisen können. Das führt wiederum zu einem stärkeren Fokus auf Prozessverbesserungen und einen störungsfreieren Arbeitsfluss in der Gruppe. Die Führungskräfte werden durch die hohe Transparenz in ihren Führungsaufgaben entlastet. Sie können die Leistungsfähigkeit von Teams besser einschätzen und erkennen leichter, an welchen Stellen Unterstützung notwendig ist und an welchen nicht. Transparenz schafft auch Vertrauen, sowohl zwischen den Teammitgliedern untereinander, zwischen dem Team und seinem Leiter, wie auch in höheren Hierarchieebenen. Dieses Vertrauen entsteht nicht nur durch die Transparenz der Zustandsgrößen, sondern vor allem durch die Sichtbarkeit des Umgangs mit Hindernissen und anderen schwierigen Situationen. In den Führungsebenen sinkt die Sorge, von Problemen überrascht zu werden. Das Gefühl vieler Führungskräfte, alle Details kennen zu müssen, um jederzeit Probleme in einzelnen Projekten lösen zu können, schwindet mit der Umsetzung von KMP. Vertrauen ermöglicht größere Entscheidungsfreiräume, fördert die Eigenverantwortung der Teammitglieder und wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus.
• Effizienz
  Die stetige Vorausschau und gemeinsame Abstimmung der Teammitglieder im KMP reduziert den Aufwand für unnötige Irrwege und Korrekturschleifen und hilft, den effizientesten gemeinsamen Arbeitsablauf zu gestalten. Die Einzelaufgaben und das Zusammenspiel dieser Aufgaben werden immer gemeinsam betrachtet und ausgewogen auf einen bestmöglichen Gesamtablauf getrimmt. Sowohl der Zeitpunkt wie auch der Arbeitsaufwand für die Aufgaben werden hinsichtlich Effektivität und Effizienz abgestimmt. Übertriebene Optimierungen von einzelnen Aspekten, die zulasten des Gesamtablaufes gehen würden, werden besser vermieden. Planungsgenauigkeit und -aufwand orientieren sich am betrachteten Zeithorizont und an der Dynamik der Steuerparameter. Die Teams arbeiten stark zielorientiert und konzentrieren sich in Planung, Steuerung und Kommunikation auf das Wesentliche. Die Regelkommunikation der Teams ist kurz, fokussiert und sehr effektiv. Störungen und Änderungen werden in einer standardisierten Vorgehensweise bearbeitet, die eine schnelle Lösungsfindung bewirkt und unnötige Warteschleifen vermeidet. Prozessabläufe werden, wenn sie sich als ineffizient erweisen, zeitnah angepasst.
• Geschwindigkeit und Termintreue
  Gruppenorientierte, dem Bedarf angepasste Kommunikation und eigenverantwortliches Handeln ermöglichen eine schnelle und effektive Steuerung von vernetzten Aktivitäten. Die Chance, von Beginn an das Richtige zu tun, ist deutlich erhöht. Der Zeitverlust, der durch späte Änderungen verursacht wird, wird reduziert. Der richtige Zeitpunkt für die Aufgabenbearbeitung ist transparent und abgestimmt. Aufgaben werden grundsätzlich mit konkreten und im Team abgestimmten Terminen geplant. Die Terminvereinbarungen haben einen hohen Stellenwert und werden nicht ohne Weiteres gebrochen. Drohende Terminkonflikte werden früh erkannt und aktiv mit Gegenmaßnahmen versehen. Terminabweichungen sowie Wartezeiten im Rahmen von Informationsgewinnung oder Entscheidungsfindung werden als Planabweichungen betrachtet, die durch aktives Eingreifen reduziert oder vermieden werden. Mit KMP gelingen präzisere Terminvorhersagen und kürzere Projektdurchlaufzeiten.
• Ressourcenbedarf
  Die Teammitglieder verstehen im Detail, was sie wann für das Projekt tun müssen. Der Ressourcenbedarf kann daher kurz- und mittelfristig sehr genau geschätzt werden, bei minimalem Aufwand für die Ressourcenplanung selbst. Die Schätzungen werden von den Teammitgliedern selbst vorgenommen, was die Verbindlichkeit der Aussagen erhöht. Durch einen stetigen Vergleich von Ist-Werten mit Schätzwerten steigt die Qualität der Aufwandsschätzungen bei den einzelnen Teammitgliedern und in der Gruppe auf ein hohes Niveau. Ressourcenkonflikte im Projekt werden früh erkannt und können zu einem großen Teil vermieden werden. Die vorhandenen Ressourcenkapazitäten können flexibler und effizienter eingesetzt werden. Die kurz- und mittelfristige Terminplanung erlangt eine höhere Qualität.
• Organisation
  KMP bezieht die Organisation in die Regelung und Steuerung des Projektes mit ein. Das richtige Zusammenspiel der Organisationseinheiten und die Kommunikation zwischen Schnittstellenpartnern der Organisation und innerhalb des Projektteams sind notwendige Voraussetzungen für den Projekterfolg. KMP macht aus der Perspektive der Projekte Schwachstellen in den Teilen der Organisation sichtbar, die für die Projektarbeit notwendig sind, und trägt zu ihrer Verbesserung bei. Das gilt vor allem für interdisziplinäre Schnittstellen und für Matrixorganisationen.
• Agilität und Resilienz
  Reaktionsfähigkeit und Flexibilität werden durch KMP erhöht. Dieser ist ideal geeignet, um unter dynamischen, nichtlinearen und komplexen Bedingungen optimal agieren zu können. Störungen und Abweichungen werden früher erkannt und erfolgreicher bekämpft. Änderungen verursachen weniger Reibungsverluste und werden schneller verarbeitet. Die Resilienz, also die Widerstandsfähigkeit gegenüber Störungen steigt an, Chancen können besser genutzt werden.
• Motivation
  Transparente Information bezieht das Team mit ein und legt die Basis für eigenverantwortliches Arbeiten. Die starke Interaktion im Team hilft, Konflikte konstruktiv zu bewältigen und gegenseitiges Verständnis zu entwickeln. Die Teammitglieder besitzen ein hohes Maß an Eigenverantwortung und aktiver Mitbestimmung bei Projektentscheidungen. Die Individualziele der Teammitglieder werden bei der Projektsteuerung berücksichtigt. Jedes Teammitglied kann den Projekterfolg direkt beeinflussen. Auch die Möglichkeit, das eigene Arbeitsumfeld mitzugestalten, fördert die Motivation. Hindernisse, die das eigene Arbeiten erschweren, werden im Team systematisch aufgenommen. Das Mitspracherecht der Teammitglieder bei der Aufgabendefinition und Terminplanung fördert die Identifikation mit den Aufgaben und die Motivation, die gesteckten Ziele zu erreichen.
• Kompetenz
  Die intensive Teamarbeit und die konsequente Problemlösung fördern die Kompetenz der Teammitglieder, sowohl in Form vertieften Fachwissens, wie auch im Bereich einer breiten Prozess- und Sozialkompetenz. Der eigene Aufgabenbereich wird im Projektkontext verstanden und ermöglicht dadurch eine effektivere Aufgabenbearbeitung sowie eine engere Zusammenarbeit an den Schnittstellen. Die Fähigkeit zu zielgerichteter Kommunikation steigt ebenso wie die Problemlösungskompetenz. Führungskräfte können im Bereich der Teamführung ihre Kompetenzen erweitern und ihr eigenes Wissen an die Teammitglieder weitergeben.
• Lean-Kultur
  KMP verfolgt eine stark kundenorientierte Vorgehensweise im Projekt und ist darauf ausgerichtet, Kundenwünsche, auch wenn sie sich im Laufe des Projekts verändern, flexibel erfüllen zu können. Die Mitarbeiter haben mit KMP eine relativ hohe Eigenverantwortung und starke Mitspracherechte, während die Führung einen stark unterstützenden Charakter hat. Verschwendung wird in den verschiedenen Bereichen deutlich sichtbar. Im KMP wird mit konkreten Zielen gearbeitet und Abweichungen werden transparent gemacht. Die konsequente Planung von Aufgabenterminen und deren Vergleich mit den tatsächlich realisierten Terminen legt unnötige Wartezeiten und Verzögerungen offen. Der Plan-Ist-Vergleich der benötigten Ressourcenkapazität hilft, ineffiziente Abläufe zu erkennen, ebenso wie die fortlaufende Ergebniskontrolle. Durch ein wachsendes Verständnis der interdisziplinären Zusammenhänge in der Projektarbeit lernen...