Omistamisen kokonaiskustannukset valmistusteollisuudessa

1 TCO:N PERUSTEET

"Mikään hyöty ei ole niin varma kuin se, joka on seurausta siitä, kun käytät taloudellisesti sitä, mitä sinulla jo on", sanoo latinankielinen sananlasku (Forbes, 2015). Latinan kielessä on yleensäkin paljon sananlaskuja, jotka ovat yksinkertaisia, mutta hyvin oivaltavia. TCO:n yhteydessä tämä sananlasku voidaan laajentaa jo omistamamme lisäksi siihen, mitä aiomme hankkia tai saavuttaa. Ja tästä TCO:ssa on pohjimmiltaan kyse: Pyrkimyksestä ymmärtää kokonaisvaltaisesti kaikki eri kustannukset, jotka liittyvät mihin tahansa hankintaan, käyttöomaisuusesineeseen, yrityksen toimintoon ja niin edelleen. Ja kun ymmärrämme koko ison kuvan, voimme tehdä parempia päätöksiä, mikä puolestaan parantaa toiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta.

Käytännössä TCO koostuu perinteisesti seuraavista ryhmistä:

• alkukustannukset
• käyttökustannukset (asennus ja käyttöönotto)
• ylläpitokustannukset
• häiriöajan kustannukset
• tuotantokustannukset ja
• jäännösarvo ja/tai poistokustannukset.

Mutta tähän koko ajatusmalliin liittyy paljon enemmänkin kuin yllä oleva lista, sekä rahallisesti että ajallisesti. Vaikka TCO:n usein käsitetäänkin alkavan hankittavaan tavaraan tai palveluun liittyvistä tarjouksista tavaran- tai palvelun toimittajilta, ja niihin liittyvistä päätöksistä, tarjousten saamiseen mennessä on tehty jo paljon työtä. Tähän vaiheeseen liittyviä kustannuseriä voidaan kuvailla transaktiota, eli liiketointa tai kaupantekotapahtumaa, edeltävinä kustannuksina. Näihin kuuluvat esimerkiksi:

• hankintatarpeen tunnistaminen
• mahdollisten toimittajien kartoittaminen ja kontaktointi
• toimittajaehdokkaiden taustojen ja taloudellisen tilanteen selvittäminen
• asiakkaan ja toimittajan molemminpuolinen perehdytys toistensa toimintatapoihin ja molemminpuolinen tutustuminen
• tarjouspyynnön teknisten speksien laatiminen ja
• tarvittaessa valitun toimittajan lisääminen yrityksen tietojärjestelmiin.

Seuraavana hankintaprosessin aikajärjestyksessä ovat kaupantekotapahtumaan liittyvät kustannuserät. Nämä kustannuselementit ovat itse alkukustannus toimittajavalinnasta sisältäen tarjouksen sisältöön kuuluvat tavarat ja/tai palvelut sekä niiden toimittaminen tilaajalle, samoin kuin näihin liittyvät tarkastus- ja hyväksyntäkustannukset.

Näitä ovat esimerkiksi:

• hankintahinta
• ostotilauksen valmistelu ja lähettäminen
• tilatun työn seuranta ja valvominen sekä tarvittavat korjaukset matkan varrella
• tarvittaessa tehtäviin väliaikaishyväksyntöihin liittyvät kustannukset
• fyysisen tavaran toimittamisen kustannukset
• tullit ja tariffit
• laskutus- ja maksukustannukset
• saatujen palveluiden ja/tai tavaroiden tarkastus
• tarvittaessa reklamointiprosessi ja korvaavien tuotteiden järjestämiseen liittyvät kustannukset
• fyysisten tavaroiden mahdollinen asennus ja käyttöönotto sekä
• tarvittavien pätevyyksien ja koulutusten järjestäminen.

Jokainen näistä kustannuseristä voidaan ja pitäisi myös arvioida erikseen, mutta tämä arviointi on myös osa TCO-arviointityötä jokaisen hankinnan kohdalla. Suosittelen kuitenkin, että suurin työpanos käytetään suurimpien kustannusajurien vertaamiseen, mutta kannattaa tehdä kevyt vertailu myös pienemmille kustannusajureille. Jälkimmäinen toimenpide johtaa toisinaan tilanteeseen, jossa havaitaan koko hankinnan kannalta jotain oleellista, joka olisi jäänyt huomaamatta ilman tällaista vertailua tai vastaavaa ajatustyötä (Ellram, 1993).

Kolmantena ja viimeisenä ryhmänä ovat kaupantekotapahtuman jälkeiset kustannuserät.

Näitä ovat:

• tilatun laitteiston tai palvelun laaduntuottokyky (Law Insider Inc., 2013-2024).
• valmiit lopputuotteet, jotka on hylätty tarkastuksessa ennen myyntiä
• ennakko- ja reaktiivinen huolto sekä häiriöaika
• hyväntahdon eleistä aiheutuvat kustannukset
• mahdolliset hyvästä tai huonosta toimitettujen lopputuotteiden laadusta ja/tai toimitustäsmällisyydstä johtuvat yrityksen mainevaikutukset
• energia- ja vesikustannukset
• laitteiston poistokustannukset laitteiston elinkaaren päättyessä (Ellram, 1993).

Tavallaan tämä kolmas ryhmittely on jopa paradoksaalinen. Koska se usein on kauimpana tulevaisuudesta hankinnan jälkeen, siihen usein kiinnitetään vähiten huomiota. Kuitenkin tämä kolmas ryhmä voi muodostaa suurimman osan koko laitteen tai jopa koko prosessin elinkaaren kokonaiskustannuksista pitkän ajallisen kestonsa vuoksi. Tämä edelleen alleviivaa TCO:n tärkeyttä, kun verrataan kaikkia yksittäiseenkin hankintaan liittyviä kustannuksia.

1.1 Miksi TCO on tärkeä

Omistamisen kokonaiskustannus on erityisen hyödyllinen, kun pyritään parantamaan liiketoiminnan, sen toimintojen tai aktiviteettien kannattavuutta. Näin ollen TCO:ta voidaan hyödyntää hankintojen ja toimittajayhteistyön lisäksi esimerkiksi sisäisiin toimintaprosesseihin, laatuun, yritysstrategiaan, sidosryhmätyöskentelyyn sekä tarjousten tekoon nykyisille ja mahdollisesti tuleville asiakkaille. Ja vaikka saattaakin kuulostaa pinnalliselta tai kyyniseltä, liiketoiminnassa käytännössä kaiken voi mitata rahassa, joko suoraan tai välillisesti. Enimmäkseen haasteena ei olekaan mitata asioita rahassa, vaan tunnistaa kustannuserien oikeat aiheuttajat. Toki monessa tapauksessa todellinen kustannustieto saadaan vasta toteuman perusteella. Lisäksi TCO:n avulla voidaan hahmottaa, miten eri kustannuserät ovat sidoksissa toisiinsa liiketoiminnassa.

Tämän lisäksi TCO tuo valtavaa lisäarvoa suunnittelutyössä. Tämä johtuu enimmäkseen siitä, että hyvin suoritettu TCO-vertailu vaatii suuria määriä selvitystyötä, tutkimista ja dataa silloin, kun halutaan saavuttaa kokonaisvaltainen kuva aivan kaikista kustannuksista, jotka liittyvät yksittäiseen hankintaan tai kokonaiseen toimintaprosessiinkin. Usein käykin niin, että tätä selvitystyötä tehtäessä hoksataan jotain sellaista, joka olisi jäänyt huomaamatta ilman tätä työtä (Spencer, 2024). TCO:lla on myös suuri merkitys taloudellisissa kannattavuustutkimuksissa sekä yleisesti taloudellisessa päätöksenteossa. Kun ymmärrämme yksittäisen hankinnan tai jopa kokonaisen projektin TCO:n hyvin, voimme tehdä tuotoista ja kustannuksista tarkempia taloudellisia ennusteita. TCO:ta voidaan myös soveltaa ohjelmanjohtamiseen, johon useiden muiden tehtävien lisäksi kuuluu projektien ja niissä tarvittavien resurssien asettaminen tärkeysjärjestykseen (Fernandes. 2023).

TCO-malli myös edistää päätöksentekoa yleisellä tasolla sekä auttaa hahmottamaan täyden arvion hankintoihin liittyvistä menoista ja tuloista. Tällöin voidaan joissain tapauksissa jopa päätyä tilanteeseen, jossa halvimman hankintahinnan vaihtoehto muuttuu kokonaiskuvassa kalliiksi esimerkiksi sen valitsemisesta seuraavan varastointi- ja käsittelykulujen kasvun myötä (Logistiikan maailma, 2024). Omistamisen kokonaiskustannus sopii sisäisen päätöksenteon ja sisäisten prosessien lisäksi myös yritysten väliseen kaupantekoon ja sidosryhmätyöskentelyyn. Useat yritykset esimerkiksi vaativat täyden TCO-analyysin avaintoimittajiltaan, jotta nämä yritykset voivat tehdä parempia päätöksiä esimerkiksi toimittajavalinnan suhteen (Fishman Corporation, 2024). TCO:lla on myös useita muita etuja ja käyttökohteita, joita käsitellään tässä kirjassa. Mutta nyt jätetään teoria hetkeksi sivuun ja keskitytään tosielämän käytännön esimerkkiin.

1.2 Käytännön esimerkki

Kuvittele, että olet päättänyt ostaa auton. Joillekin meistä tämä on jännittävää, joillekin vain välttämätön "paha", jotta pärjäämme elämässä ilman kunnollista julkista liikennettä tai jotta saisimme vapauden kiinteistä julkisen liikenteen aikatauluista. Kummin päin asia onkin, toivon, että tästä esimerkistä olisi käytännön hyötyä. Tästä huolimatta pyydän kuitenkin suhtautumaan varovasti tämän käytännön esimerkin soveltamiseen yrityselämässä: Useat auton...