¿Es la contabilidad una ciencia espacial?
¿Puedo llevar mi negocio sin un contable?
Estas son algunas de las principales preguntas que puede hacerse cuando tiene un negocio o está considerando convertirse en contable. ¿Qué piensa que es un contable y cuál es la idea o el concepto principal de la contabilidad?
Para empezar, utilicemos un ejemplo típico de la vida para ilustrar como llevamos la contabilidad en nuestra vida cotidiana. Por ejemplo, podemos tener un presupuesto limitado para la compra de la semana, y tenemos que decidir en qué gastar eficientemente el dinero para obtener el máximo valor. Tiene que decidir si necesita esa marca cara o una marca inferior le servirá igual. También hay que decidir si se necesita todo lo que se quiere o si solo hay que limitarse a lo esencial esta semana. Otro ejemplo sería la compra de un coche o una casa mediante un préstamo. A menudo se encontrará en la disyuntiva de solicitar un préstamo a este banco o acudir a otro que le ofrezca un tipo de interés más bajo y más facilidades.
Sea cual sea la situación, todos estamos expuestos a los principios contables básicos cada día, y sus decisiones son solo una versión reducida de las que debe tomar un empresario.
Esos principios básicos incluyen:
- Recopilar información financiera de varias fuentes.
- Considerar todos los factores conocidos antes de decidir.
- Decidir y evaluar de vez en cuando.
¿Qué es la contabilidad?
Fundamentalmente, usted actúa como su propio contable en muchas situaciones de la vida. Esto le permite, en ocasiones, elegir o encontrar un trato mucho mejor cuando se enfrenta a carencias en su presupuesto o, simplemente, cuando prefiere hacer recortes de gastos cuando su tesorería es escasa.
La contabilidad no solo gira en torno al concepto de efectivo o riqueza monetaria, sino que también gira en torno a otras áreas fundamentales que implican:
- Análisis y gestión de riesgos
- Coste de oportunidad y toma de decisiones
- Soluciones óptimas para diversos problemas, etc.
Así, en términos sencillos, la contabilidad es:
"El análisis de los eventos retrospectivos fusionados con factores variables presentes para hacer una suposición/expectativa razonable o formar decisiones futuras".
Aunque mucha gente considera que la contabilidad significa registrar hechos pasados, no es así. La contabilidad tiene un alcance mucho más amplio en el mundo real, extendiéndose a la mayoría de los sectores y horizontes de las economías mundiales.
¿Juega un contable un papel vital?
La respuesta corta es sí. La contabilidad empresarial le proporciona a usted, como propietario, una imagen detallada de su negocio. Un contable puede ayudarle a hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos, a asegurarse de que cumple con la legislación gubernamental y estatal, a pagar los impuestos y a proporcionarle a usted, a sus inversores y al gobierno información financiera, ayudándole a tomar las decisiones empresariales correctas.
Pero un contable lleva muchos sombreros, dependiendo del tipo y el tamaño de la empresa para la que trabaja, como, por ejemplo:
1. Asesoramiento sobre estructuras empresariales
Una de las funciones contables más importantes es la de asesorar, y gran parte de ella está relacionada con la estructuración de la empresa de la forma adecuada. También abarca la reestructuración financiera, el cumplimiento corporativo y estas diversas áreas:
- Políticas de RRHH y programas de mejora de los empleados
- Implantación de un sistema de control eficaz
- Estructuras de mejora de la organización
- Fusiones y adquisiciones
- Asuntos legales y resolución de conflictos, etc.
Cada vez hay más contables que se dedican a prestar asesoramiento financiero independiente y a realizar análisis empresariales.
2. Facturas y facturación
El objetivo principal de toda empresa es ganar dinero. Un contable es necesario para asegurarse de que se factura a todos los clientes a tiempo. Si nadie emite facturas o recupera el dinero de los clientes, su negocio no puede tener éxito. Un contable es esencial para supervisar estos procesos y realizar los pasos necesarios para manejar estos asuntos.
3. Límites de crédito y registro de ventas
Las empresas determinan los límites de crédito de sus clientes, y estos desempeñan un papel crucial. Los límites de crédito deciden cuánto puede tomar el cliente en bienes o servicios prestados sin pagar de inmediato. Muchas empresas confían en trabajar dentro de sus límites de crédito, ya que los préstamos son una transacción típica cuando las empresas están empezando. Las ventas son una parte vital del éxito de la empresa, ya que determinan su potencial de crecimiento y rentabilidad. Un contable puede llevar fácilmente un registro de esas ventas para las pequeñas empresas.
Proporcionan una gran variedad de informes sobre las pequeñas empresas, incluidos los informes de clientes que determinan quiénes son los principales compradores y ¿quiénes le solicitan bienes y servicios con frecuencia?
4. Facturas de proveedores
La tarea principal de un contable es gestionar las finanzas o administrar el dinero de la empresa para utilizarlo de forma óptima. Los contables se encargan de la fase particular de los pagos en el momento adecuado para asegurarse de que se sigue un proceso ágil. Los proveedores suelen ponerse en contacto directamente con el contable de la empresa para preguntar por sus facturas pendientes. El trabajo del contable es asegurarse de que se les paga en el momento adecuado y de que la empresa no se quede sin liquidez. Esta es una función vital para que el negocio fluya sin problemas.
5. Gestión del sistema de nóminas
En las grandes empresas, RRHH se encarga de crear las nóminas. En las pequeñas empresas, el contable se encarga principalmente de las nóminas y de la contratación. Los contables son necesarios para crear las nóminas y hacer un seguimiento de los empleados para que ningún empleado cobre de más o de menos en ningún caso. Si hay más de tres o cuatro empleados en una empresa, resulta difícil hacer un seguimiento de todos sus pagos, por no hablar de cuánto debe la empresa a esos empleados. Los contables crean un proceso mucho más ágil que garantiza que el tiempo se contabiliza adecuadamente y que ningún empleado se queda sin cobrar cada mes.
6. Consultor legal
Las leyes de cada país cambian continuamente, y esto puede dar lugar a:
- Restricción en el desempeño de las actividades empresariales
- El cumplimiento de nuevas normas y reglamentos específicos para evitar sanciones
- Evaluación de la realización de actividades empresariales en el país
Es esencialmente un requisito tener un contable que le represente en asuntos legales porque los contables están siempre al día en su campo de conocimiento. Esto permite a las empresas evitar cualquier restricción o multa que pueda perjudicar su crecimiento empresarial.
¿Necesita un contable?
Las pequeñas empresas rara vez necesitan un contable para realizar estas tareas. No es seguro asumir que los contables no son necesarios, y muchos propietarios de negocios y empresarios tienen un contable a su lado para asegurarse de que su negocio funciona sin problemas.
Cuando una sola persona intenta hacerlo todo, es demasiado, y el negocio se resiente. Es posible que se necesite un contable o un gestor contable para ayudar con la carga de trabajo mientras se siguen atendiendo las necesidades diarias del negocio.
Pero si usted es el propietario de una pequeña empresa y quiere ocuparse de estos aspectos a menor escala, el enfoque de manejar estas cosas por su cuenta es factible y rentable.
La clave de este sistema es equilibrar la carga de trabajo y asegurarse de no asumir demasiado. Esto garantizará que las interrupciones se mantengan al mínimo y que la empresa pueda funcionar sin problemas.
Tareas principales de un contable
Para ilustrarlo, observe la siguiente imagen:
La imagen explica los elementos cruciales para ayudarle a ponerse al día con lo que debe recordar cuando actúe como contable:
- Llevar un registro de ventas adecuado.
- Llevar un control de todos los gastos y no pagar accidentalmente una factura dos veces, algo que puede ocurrir con las grandes empresas debido a fallos en su software de contabilidad.
- Asegurarse de tener una política sólida y un contrato adecuado que haga cumplir los pagos de los clientes dentro del plazo definido y no conceda a...
