Tricks of the Microsoft Office 2007 Gurus

Name: Tricks of the Microsoft Office 2007 Gurus
Brand: Addison Wesley
Price: 16.66 EUR
Availability: OnlineOnly

Paul McFedries(Autor*in)

Addison Wesley (Verlag)

2. Auflage

Erschienen am 16. Mai 2007

504 Seiten

E-Book

ePUB mit Adobe-DRM

Systemvoraussetzungen

978-0-13-271471-6 (ISBN)

16,66 €inkl. 7% MwSt.

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Person

Inhalt

Part I MICROSOFT WORD TRICKS

Chapter 1 Text Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Keeping Table Headings in View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Summing a Column in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Calculating Tax in an Invoice Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Highlighting All Instances of a Word or Phrase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Using AutoCorrect to Insert Your Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Using AutoCorrect to Enter Boilerplate Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Saving Boilerplate as an AutoText Building Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Creating a "Click-and-Type"Text Placeholder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Asking a User for Text Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

Creating a Dynamic AutoCorrect Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Adding Dummy Text to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Using the RAND Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Using the Repeat Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .22

Inserting a Hyperlink in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .23

Creating a Hyperlink Using AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Creating a Hyperlink from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . .25

Pasting a Hyperlink in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . .26

Displaying Sentence Word Counts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Finding the Longest Sentence in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Toggling Hidden Codes and Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .30

Creating a Custom Spell Check Dictionary . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .31

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Chapter 2 Formatting Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Quickly Modifying the Normal Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .35

Setting Up the Quick Style Gallery to Suit the Way You Work . . . . . . . . . . . . . . . .36

Changing the Document Map Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .38

Selecting Text with Similar Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

Copying Formatting from One Section to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Comparing the Formatting of Two Text Selections . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .40

Removing Formatting with Precision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .41

Replacing One Style with Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Applying Formatting from the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Specifying a Custom Bullet Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47

Creating an Inline Numbered List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

Converting Uppercase Words to Another Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Converting Smart Quotes to Straight Quotes . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .53

Formatting a Single Column in Tab-Separated Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

Ensuring Consistent Document Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Wrapping Text Around an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Adding a Drop Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .58

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59

Chapter 3 Document Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Recovering More of Your Work with a Shorter AutoRecover Interva. . . . . . . . . . .61

Automatically Saving Your Work Frequently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Closing a Document Without Saving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Closing All Your Open Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Making Backups as You Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .66

Showing More Items on the Recent Documents List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Opening the Most Recently Used Document at Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Clearing the Recent Documents List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Creating and Opening Document Workspaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70

Automatically Prompting for Document Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Creating a Trusted Location for Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Viewing Total Editing Time Updated in Real-Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Calculating Billable Time Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Locking Document Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Preventing Untracked Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Setting Up a Document for Structured Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .80

Inspecting a Document for Personal Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .84

Viewing Two Documents Side by Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .85

Updating All Fields Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

Chapter 4 Page Layout Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Displaying Text in Multiple, Linked Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .89

Creating Jump Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Creating a Custom Watermark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .93

Giving a Document a Parchment Paper Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

Displaying a Document with a Random Texture Background . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Displaying Text with Line Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Using Continuous Numbers in Two Separate Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . .97

Using Multiple Page Number Formats in the Same Document . . . . . . . . . . . . . . . .98

Making the First Page Header and Footer Unique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Using Different Odd and Even Page Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Adding a Gutter for a Bound Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Creating Custom Outline Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .102

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .103

Part II MICROSOFT EXCEL TRICKS

Chapter 5 Formula and Function Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Allowing Only Certain Values in a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Looking Up a Value in a Discount Rate Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Looking Up a Customer Account Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Generating Account Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Generating Random Numbers to Test Worksheet Models . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Removing Excess Spaces from a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Removing Unprintable Characters from a Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Extracting a Person's First Name or Last Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

Building an Accounts Receivable Aging Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

Converting Mainframe Dates to Excel Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125

Calculating Tiered Bonuses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .126

Calculating the Number of Weekdays Between Two Dates . . . . . . . . . . . . . . . . .126

Determining the Fiscal Quarter in Which a Date Falls . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .128

Setting a Product Price Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Calculating the Principal and Interest for a Loan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Determining How Much You Can Borrow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Calculating the Future Value of an Investment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Deciding Whether to Buy or Lease . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138

Chapter 6 Workbook and Worksheet Tricks . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .139

Applying Text or Formatting to Multiple Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .139

Annotating a Worksheet with Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .140

Removing All Comments from a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

Keeping Track of Worksheet Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143

Sharing a Workbook with Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145

Preventing Users from Changing Parts of a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148

Adding a Live Stock Price Quote to a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149

Automatically Sorting a Range After Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .151

Transposing Range Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152

Automatically Opening a Workbook at Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152

Creating a Workspace of Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153

Creating a Workbook with a Specified Number of Sheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154

Selecting A1 on All Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .155

Selecting the "Home Cell" on All Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156

Selecting the Named Range that Contains the Active Cell . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Saving All Open Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159

Using Dialog Box Controls to Input Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

Chapter 7 Data Analysis Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .165

Using a Range Snapshot to Watch a Cell Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165

Using a Watch Window to Watch a Cell Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166

Calculating Multiple Solutions to a Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167

Plugging Multiple Input Values into a Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171

Determining the Break-Even Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174

Optimizing Profit and Margin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

Highlighting Cells Above or Below a Certain Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182

Highlighting Values Below the Median . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184

Analyzing Cell Values with Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186

Applying Percentile-Based Icon Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Chapter 8 Chart Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195

Using Worksheet Text in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195

Plotting the Average on the Value Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198

Stacking a Picture as a Bar Chart Data Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201

Charting a Dynamic Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202

Automatically Expanding a Chart to Include New Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206

Displaying a Second Vertical Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206

Exploding a Slice from a Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207

Charting Small Values with a Bar of Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .208

Creating a Scrolling Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209

Plotting a Best-Fit Trendline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .213

Plotting Forecasted Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217

III MICROSOFT POWERPOINT TRICKS

Chapter 9 Slide and Presentation Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221

Converting a Word Outline into a PowerPoint Presentation . . . . . . . .. . . . . . . . . . .222

Inserting Custom Text into the Slide Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224

Creating Custom Bullets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226

Replacing Fonts Throughout a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228

Recoloring a Picture to Match Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229

Drawing Shapes at Evenly Spaced Intervals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230

Using Drawing Guides to Precisely Align Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .231

Creating a Custom Slide Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232

Hiding a Slide Master Object on One Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235

Using Multiple Slide Masters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236

Creating a Custom Blank Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237

Maintaining a Slide Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239

Converting a Slide into an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .242

Creating a Summary Slide with a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244

Using Word to Custom Format Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247

Chapter 10 Animation Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249

Applying a Custom Sound to a Transition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250

Creating a Custom Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251

Using Triggers to Display and Hide a Slide Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255

Making Bullets Display Individually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257

Animating Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260

Animating an Organization Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .261

Uncovering Parts of an Image, One at a Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262

Animating Separate Elements of a Clip Art Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .263

Playing a Video to Introduce a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268

Emphasizing the Current Bullet Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269

Adding Scrolling Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273

Chapter 11 Slide Show Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

Rehearsing a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

Assigning Slide Times with a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .278

Calculating the Average Slide Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279

Adding Narration to a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .281

Setting Up an Automatic Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282

Playing CD Tracks During a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283

Creating a Custom Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285

Presenting a Slide Show Using Two Monitors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286

Controlling a Slide Show from the Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288

Linking to a Hidden Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

Linking to the Last Slide Viewed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292

Protecting a Presentation by Distributing It as a Slide Show File . . . . . . . . . . . . .292

Publishing a Slide Show to the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294

Enabling Animations on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296

Copying the Presentation to a CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .297

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298

IV MICROSOFT OUTLOOK TRICKS

Chapter 12 Email Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301

Customizing the Inbox Message Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302

Setting the Junk E-mail Protection Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305

Blocking Messages from a Particular Person or Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308

Blocking Foreign or Non-English Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308

Avoiding Viruses by Reading Mail in Plain Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .309

Allowing a Blocked File Type as an Attachment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .311

Setting a Message Follow-Up Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315

Supplementing a Reminder with an Email Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .316

Creating Custom Color Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318

Applying Colors to Messages from Specific Senders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320

Downloading Mail for a Single Account Using Multiple Computers . . . . . . . . . . .321

Creating an Email Shortcut for a Recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322

Having Replies Sent to a Different Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324

Using a Different Outgoing (SMTP) Mail Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Prompting to Save Messages in the Sent Items Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .327

Setting Up a Password-Protected Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328

Cutting Your Mailbox Down to Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .331

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .332

Chapter 13 Calendar and Contacts Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333

Starting Outlook in the Calendar Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334

Changing the Number of Days That Calendar Displays . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334

Customizing the Day View's Time Scale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337

Adding Another Time Zone to the Day and Week Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337

Customizing Calendar's Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339

Printing a Blank Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341

Using Natural-Language Dates and Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343

Customizing the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344

Color-Coding Appointments Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .346

Editing Multiple Contacts at Once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347

Calling a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .349

Adding a Contact Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351

Displaying a Map for a Contact's Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352

Printing a Phone Directory of Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .353

Sharing a Folder with Other Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354

Sharing a Folder via Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354

Sharing a Folder via Microsoft Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .356

Sharing a Folder with Delegate Access via Microsoft Exchange . . . . . . . . .. . . .358

Viewing Another User's Shared Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .359

Working with Another Email Account as a Delegate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361

V MICROSOFT ACCESS TRICKS

14 Table and Query Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365

Validating Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365

Using an Input Mask to Ensure Consistent Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369

Setting a Default Value for a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .373

Requiring a Value for a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .374

Ensuring That No Duplicate Values Display in a Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .374

Selecting a Field Value from a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .376

Entering a Field at the End for Easier Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378

Inserting Hyperlinks into a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379

Importing Data from an Outlook Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380

Collecting Access Data via E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384

Creating the Access Data Collection Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385

Working with Access Data Collection Replies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386

Finding Duplicate Records with a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .387

Selecting the Top Values with a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388

Adding a Custom Calculated Column to a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388

Calculating Inventory Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .391

Calculating Order Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .392

Prompting for Query Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .394

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .397

Chapter 15 Form and Report Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .399

Opening a Form Automatically When You Load a Database . . . . . . . . . . . . . . . . .399

Automatically Moving to the Last Record When You Open a Form . . . . . . . . . . . .400

Creating a Switchboard Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402

Using a Toggle Button for a Yes/No Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .403

Preventing Changes to the Form's Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405

Customizing the Form's Tab Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405

Creating Shortcut Keys for Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406

Applying Formatting to Special Form Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .408

Creating Calculated Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .409

Creating Custom Report Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .411

Inserting Page Numbers in the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .414

Inserting the Current Date in a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .415

Adding Page Breaks after Report Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .416

Preventing Widowed Report Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417

Starting Report Sections at the Top of a Row or Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417

Creating a Multiple-Column Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418

Creating Mailing Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .421

Distributing a Report Snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .424

From Here . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .425

APPENDIXES

Appendix A Working with VBA Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .429

Activating the Ribbon's Developer Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .430

Running a VBA Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .430

Using the Example Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431

Using the Macro Name List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431

Assigning Shortcut Keys to Word Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431

Assigning Shortcut Keys to Excel Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .433

Creating a Quick Access Toolbar Button for a Macro . . . . . . . . . . . . . . .. . . .434

Using a Function Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .435

Recording a VBA Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .436

Recording a Word Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .437

Recording an Excel Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .438

Working with the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440

Creating a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .441

Opening a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .441

Running a Command Macro from the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . .442

Appendix B Office 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .443

General Office 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .444

Word 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .445

Excel 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .451

PowerPoint 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .455

Outlook 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457

Access 2007 Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .461

Systemvoraussetzungen

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