Teil II

Gründungsphase - entscheidende Weichenstellungen für steuerlich optimales Handeln

Die Gründungsphase eines Unternehmens ist oftmals eine Zeit voller Aufregung, die viele Herausforderungen mit sich bringt - unabhängig davon, ob es sich um Ihre erste Gründung handelt oder ob Sie bereits Erfahrung als Unternehmer gesammelt haben. Vielleicht haben Sie eine neue Geschäftsidee, die Sie in die Realität umsetzen möchten, oder Sie erweitern Ihr bestehendes Unternehmen, etwa durch die Eröffnung einer weiteren Filiale. In beiden Fällen stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen: Sie müssen wichtige steuerliche und rechtliche Aspekte berücksichtigen und Entscheidungen treffen, um die Grundlage für langfristigen Erfolg zu schaffen.

Gerade in dieser frühen Phase, sei es bei der Neugründung oder der Expansion eines bestehenden Geschäfts, bieten sich Möglichkeiten, durch gezielte Maßnahmen steuerliche Vorteile zu nutzen und so die finanzielle Basis Ihres Unternehmens weiter zu stärken. Gleichgültig, ob Sie als erfahrener Unternehmer starten oder sich erstmals in die Selbstständigkeit wagen - eine fundierte Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Start.

Steuerliche Anreize und was das Finanzamt akzeptieren muss

Bevor wir uns den genauen steuerlichen Regelungen widmen, ist es entscheidend, einige grundlegende Überlegungen anzustellen. Gerade in der Gründungsphase eines Unternehmens gibt es viele steuerliche Anreize, die oft ungenutzt bleiben. Dabei geht es nicht nur darum, welche Ausgaben als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, sondern auch, zu welchem Zeitpunkt dies möglich ist. Die Weichen für eine erfolgreiche Steuerplanung sollten von Anfang an richtig gestellt werden, um spätere steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Anlaufkosten und Steuerplanung

In der Anfangsphase fallen oft hohe Kosten für erste Anschaffungen oder den Start des Business an. Häufig machen Gründer diese nicht in der Steuererklärung geltend, obwohl dies möglich wäre. Das unterbleibt oftmals aus Unwissenheit, denn viele Gründer sind der Meinung, sie könnten Kosten erst dann geltend machen, wenn ihr Gewerbe tatsächlich angemeldet ist, wenn es erste Umsätze verzeichnet oder gar Gewinne gemacht hat. Kosten, die noch zur Gründungsphase, also gerade nach der Ideenfindung, aber noch vor der offiziellen Anmeldung bzw. Eintragung gehören, werden von den Gründern häufig als »nicht betrieblich« eingestuft. Dies ist aber ein Irrglaube, den wir an dieser Stelle aus der Welt schaffen möchten.

Darüber hinaus ist es wichtig zu verstehen, welche Ausgaben sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden können (zum Beispiel Büromaterial, Marketing-Kosten, Online-Seminare, erste Warenlieferungen) und welche über die Zeit abgeschrieben werden müssen (zum Beispiel teure Maschinen oder Fahrzeuge). Eines können Sie sich jedoch bereits als Faustformel merken: Sobald Ausgaben im Zusammenhang mit einem Unternehmen angefallen sind, sind diese grundsätzlich immer abzugsfähig - unabhängig davon, in welcher Phase oder in welchem frühen Stadium des Unternehmens Sie sich befinden. Man spricht auch bei Ausgaben vor Betriebseröffnung von vorweggenommenen Betriebsausgaben, wenn gerade vor der Gewerbeanmeldung oder -eintragung bereits Kosten angefallen sind.

Tipp

Den genauen Zeitpunkt, der Ihnen die Möglichkeit eröffnet, Ausgaben steuerlich abzusetzen, bestimmen tatsächlich Sie allein. Maßgeblich ist hier die sogenannte Gewinnerzielungsabsicht. Ab dem Moment, in dem Sie die Absicht erlangt haben, ein Unternehmen zu gründen, welches Gewinne erwirtschaften soll, ab genau diesem Zeitpunkt sind sämtliche Ausgaben im Zusammenhang mit der Unternehmung steuerlich berücksichtigungsfähig. Je mehr Fakten Sie als Beleg für diese Absicht liefern können, desto besser, denn im Zweifel fragt das Finanzamt genau danach. Schreiben Sie Ihren Plan für Ihr Business nieder, ohne dass es gleich ein echter und vollständiger Businessplan sein muss, wie ihn Banken meist verlangen. Vielmehr reicht es, die Ideen, die sich meist nur in Ihrem Kopf befinden, zu skizzieren sowie das Geschäftsmodell selbst und Eckwerte des gedanklichen Zahlenmaterials festzuhalten.

Was zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben zählt

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind Kosten, die bereits vor der eigentlichen Unternehmensgründung anfallen und in direktem Zusammenhang mit Ihrer zukünftigen Geschäftstätigkeit stehen. Solche Ausgaben können oft schon Monate oder sogar Jahre vor der Gründung entstehen. Selbst der Gang oder die Fahrt zum Gewerbeamt, zu Behörden oder zu Beratungsstellen sind steuerlich abziehbar. Treffen Sie sich regelmäßig mit einem Geschäftspartner zum Mittagessen oder Abendessen, um über die nächsten Schritte der Gründung zu sprechen? Auch diese Kosten können als vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Hier sind weitere Beispiele für abzugsfähige Ausgaben:

Beratungskosten: Honorare für Rechtsanwälte, Steuerberater oder Unternehmensberater, die Ihnen bei der Planung und Vorbereitung der Gründung helfen. Ein Tipp am Rande: Auch Institutionen wie die IHK oder ähnliche Organisationen bieten häufig sehr gute Beratung zu fairen Konditionen an.

Reisekosten: Aufwendungen für Geschäftsreisen, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung der Gründung oder dem Aufbau von Geschäftsbeziehungen stehen. Auch wenn Sie Ihren privaten Pkw zu geschäftlichen Zwecken nutzen, können Sie solche Fahrten, in diesem Fall mit 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, steuerlich als Betriebs­ausgaben berücksichtigen.

Materialkosten: Ausgaben für Materialien, Werkzeuge oder Ausrüstungen, die Sie zur Vorbereitung Ihrer Geschäftstätigkeit benötigen, zum Beispiel Prototypen oder Mustermaterial.

Schulungs- und Weiterbildungskosten: Investitionen in Schulungen, Fortbildungen oder Seminare, die Ihnen das notwendige Wissen für Ihre zukünftige Geschäftstätigkeit vermitteln.

Solche Kosten dürfen, unabhängig von ihrer Höhe, im Jahr der Verursachung (bei Bilanzierern) bzw. im Jahr der Bezahlung (bei der EÜR) vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. Sie müssen also nicht über mehrere Jahre abgeschrieben werden, sondern können direkt den Gewinn des jeweiligen Jahres mindern und somit die Steuerlast senken.

Im Falle von Verlustjahren möchten wir Ihnen mit auf den Weg geben, dass das Finanzamt in solchen Fällen oft die oben genannte Gewinnerzielungsabsicht infrage stellt. Das Ziel des Finanzamts ist dabei, Ihnen nachträglich die Gewinnerzielungsabsicht absprechen zu können und somit rückwirkend die bis zu diesem Zeitpunkt gewährten Steuervorteile zu streichen. In solchen Fällen kommt es häufig zu empfindlichen Nachzahlungen.

Das Finanzamt geht in solchen Fällen so vor, dass es die Bescheide unter den Vorbehalt der Nachprüfung stellt und zusätzlich im Bescheid vermerkt, dass noch nicht abschließend beurteilt werden konnte, ob die Gewinnerzielungsabsicht vorliegt. In solchen Fällen sollten Sie den Bescheid auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater besprechen und versuchen, diesen Vermerk streichen zu lassen.

Denn eines ist klar: Geht Ihre Unternehmung schief und erzielen Sie wider Erwarten einen finalen Verlust, dann wird das Finanzamt alles tun, um die Gewinnerzielungsabsicht von Anfang an abzuerkennen und die Steuern nachträglich höher festzusetzen. Da es jedoch auf die Gewinnerzielungsabsicht im Zeitpunkt der Gründung des Unternehmens ankommt, sollten Sie dies möglichst früh im Bescheid anerkannt bekommen. Dass Unternehmen auch mal scheitern, liegt in der Natur der Sache. Hier sollten jedoch nicht Sie persönlich am Ende des Tages noch der Benachteiligte sein. Mit einem gescheiterten Unternehmen kommt schon genug Aufwand auf Sie zu.

Zurück zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben:

Lediglich zum Beispiel Beratungsverträge, die über einen längeren Zeitraum hinweg laufen, müssen bei der Bilanzierung durch aktive Rechnungsabgrenzung auf die jeweiligen Jahre verteilt werden, wenn diese beispielsweise in Teilleistungen unterteilt werden. In der Regel handelt es sich bei den meisten Beratungskosten jedoch um direkte Betriebsausgaben, die im Jahr der Zahlung (EÜR) bzw. Leistung (Bilanzierer) abziehbar sind. Das ermöglicht Ihnen, Ihre Steuerlast noch vor der eigentlichen Gründung zu reduzieren und die finanziellen Belastungen auf ein Minimum zu senken.

Praktische Tipps zur Verringerung der Steuerlast

Um diese steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen zu können, sollten Sie einige Grundsätze beachten:

1.Sorgfältige Dokumentation: Halten Sie alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Ihrer Unternehmensgründung stehen, genau fest. Bewahren Sie Belege und Rechnungen sorgfältig auf, um Ihre Ausgaben später gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Jede Ausgabe, die im Vorfeld der...