IT-Projektmanagement kompakt

Handwerkszeug in IT- Entwicklungsprojekten (S. 27-28)

Meetings und Protokolle
Meetings sind im Projektalltag unverzichtbar. Diese Art der persönlichen Kommunikation ist notwendig, um die menschliche Basis im Team zu pflegen und gemeinsam Ergebnisse zu erarbeiten. Sie kann erfahrungsgemäß durch keine andere Form der Zusammenarbeit ersetzt werden, sosehr es mit Net Meetings, Telefon- oder Videokonferenzen auch versucht wird.

Meetings kosten in jedem Projekt viel Geld und werden schnell zur Kostenfalle. Gerade in Situationen, in welchen viele Probleme auftauchen, erhöht sich erfahrungsgemäß die Frequenz der Meetings. Wer es nicht beherrscht, daraus echten Nutzen zu erzielen, wird schnell wertvolle Zeit und Geld verbrauchen.

Erfolgreiche Meetings abzuhalten, ist eine Kunst für sich. Es fängt damit an, die richtigen Leute einzuladen. Grundsätzlich sollen an einem Meeting nur Personen teilnehmen, die direkt von den zu besprechenden Themen betroffen sind. Nicht mehr („Warum haben Sie mich eigentlich eingeladen?") aber auch nicht weniger („Warum war ich nicht eingeladen?"). Weiterhin ist eine Agenda Grundvoraussetzung für ein Meeting. Diese setzt sich aus Diskussionspunkten der Teilnehmer zusammen und wird vom Moderator mindestens einen Tag vor der Sitzung verteilt. Andernfalls können die Teilnehmer erst in der Sitzung anfangen, sich über die einzelnen Punkte Gedanken zu machen. Dieses vorherige Verteilen gibt den Betroffenen die Möglichkeit, sich optimal vorzubereiten und selbst zu entscheiden, ob sie an der Sitzung teilnehmen müssen. Das spart Geld, Zeit und Nerven aller Beteiligten.

Dass ein Meeting, wie jeder andere Termin auch, grundsätzlich pünktlich beginnt, versteht sich eigentlich von selbst. Selbstverständlich gehört auch das Abschalten von Mobiltelefonen dazu. Leider wird der Startzeitpunkt von Meetings gerne oft als „ungefährer Anfang" interpretiert. Auch das ganz wichtige Telefonieren (mit betont leisem Aufstehen und Hinausgehen) ist eine verbreite te Unsitte. Da es nicht Ihre Aufgabe als Moderator ist, die Teilnehmer zu erziehen, empfehle ich Ihnen, die Sitzung einfach pünktlich zu beginnen und ohne Unterbrechung durchzuführen. Wer nicht da ist oder zwischenzeitlich hinausgeht, hat offensichtlich Wichtigeres zu tun.

„Eine Sitzung, zu der es kein Protokoll gibt, hat nicht stattgefunden." Das gilt für Personalgespräche unter vier Augen ebenso, wie für Meetings mit zwanzig Teilnehmern. Protokolle haben die wichtige Funktion, objektiv zu belegen, was die Ergebnisse eines Meetings waren. Sowohl für die Teilnehmer, als auch für Dritte, die informiert werden müssen. So gesehen sind Protokolle keine lästige Pflicht, sondern Werkzeug und Ergebnis zugleich. Deshalb dürfen Protokolle nie im Anschluss geführt werden. Das spätere Aufschreiben ist immer das Festhalten eines Selbstbilds des Protokollanten und nie einer im Konsens getroffenen Aussage. Sie kennen sicher solche Sitzungsprotokolle, bei welchen man den Eindruck hat, gar nicht dabei gewesen zu sein. Hier dachte sich der Protokollant eventuell: „Das haben wir zwar nicht besprochen, ich schreibe es aber trotzdem mal auf." Gefährlich wird das in Krisenmeetings, wo der Protokollant beim späteren Abtippen seine eigenen Formulierungen verwendet. Geschickt wird das eine oder andere hinzugefügt oder unter den Tisch fallen gelassen. Das Ergebnis dieser Arbeit wird anschließend als offizielles Protokoll verteilt.

Professionell und fair den Gesprächspartnern gegenüber ist es, in der Runde zu verkünden, was ins Protokoll aufgenommen wird. Anschließend wird es kopiert und zumindest einem Vertreter der Gesprächspartner direkt ausgehändigt. Daraufhin wird das handschriftliche Protokoll im Computer erfasst, nochmals mit den handschriftlichen Aufzeichnungen verglichen und an alle Teilnehmer verteilt. Somit hat jeder die Gewissheit und Kontrollmöglichkeit, dass im Protokoll auch tatsächlich das festgehalten ist, was gemeinsam besprochen wurde. Allein die Tatsache des offenen Aussprechens und unmittelbaren Verteilens hilft Kosten zu vermeiden. Späteren Diskussionen der Art „so haben wir das aber nicht besprochen" oder „das haben wir doch so und so festgelegt", wird damit die Grundlage entzogen. Zeit wird gespart und soziale Konflikte werden vermieden.