Fördermittelmanagement in der sozialen Arbeit

1.2 Warum Fördermittel im Fundraising besonders sind

In diesem Abschnitt vermittle ich Ihnen gute Gründe, warum Sie dem Fördermittelmanagement eine besondere Bedeutung zukommen lassen sollten. Unabhängig von der Größe und der Struktur einer NPO stehen Empfänger von Fördermitteln gleichermaßen in der Pflicht, Fördermittel dem Zweck entsprechend zu verwalten. Diesen Hinweis finden Sie meist in dem Bewilligungsschreiben und/oder in den Richtlinien. Vielleicht fragen Sie sich, was ein Förderer damit meint oder welche Bedingungen daran geknüpft sind. In den Kapiteln 6 »Projektdurchführung« und 2 »Einführung in die Welt der Förderer« erhalten Sie die entsprechenden Informationen. Ein Fördermittelmanagement muss den Wünschen eines Förderers entsprechen. Denn die Zuwendungen von Förderern sind an Bedingungen geknüpft und dürfen nicht frei verwendet werden. Deshalb reicht eine einfache Spendenbescheinigung, wie bei einer zweckungebundenen Spende, nicht aus. Die Gründe, warum ein Förderer nicht möchte, dass seine Zuwendung »im allgemeinen Spendentopf« einer gemeinnützigen Organisation/eines Vereins verschwindet, wird in Kapitel 2 »Einführung in die Welt der Förderer« erklärt.

Zweckbindungen knüpfen sich im Wesentlichen an

• die Motivationsfaktoren eines Förderers,

• die Herkunft der Mittel und

• die Philosophie eines Förderers.

Neben der Zweckbindung gibt es selbstverständlich auch noch andere Gründe, ein Fördermittelmanagement einzurichten. Wie in Abschnitt 1.1 »Warum ein Fördermittelmanagement sinnvoll sein kann« erwähnt, umfasst das Fördermittelmanagement ein komplexes Aufgabengebiet und verknüpft mehrere Ebenen.

Den kurzen Überblick schließe ich mit einem Beispiel ab, damit Sie nachvollziehen können, warum zweckgebundene Fördermittel im Vergleich zu privaten Einzelspenden eine andere Aufmerksamkeit benötigen.

Beispiel

Nehmen wir an, Sie benötigen Mittel für ein Projekt und suchen Wege der Finanzierung. Es gibt für NPOs unterschiedliche Möglichkeiten, um Gelder zu akquirieren. Sie entscheiden sich zum einen für das Einwerben von Einzelspenden und zum anderen für die Beantragung von Fördermitteln. Einzelspenden können unter anderem durch Direktansprache, ein Mailing oder eine Crowd-Funding-Aktion (breit angelegte Spendenaktion) generiert werden. Die Spendenaktion(en) werden ausschließlich für dieses Projekt initiiert. Alle eingehenden Spenden sind zweckgebunden. In Bezug auf diese Spenden sind Sie verpflichtet, eine Spendenbestätigung mit Zweckbindung auszustellen. Weitere Verpflichtungen ergeben sich nicht.

Beantragen Sie Fördermittel bei einer privaten Förderorganisation (z.?B. bei Soziallotterien oder privaten Stiftungen) sind die Fördermittel an sogenannte Richtlinien gebunden. Durch diese Richtlinien binden Sie sich vertraglich an eine zweckgebundene Verwendung, die vom Förderer vorgegeben wird. Dies geschieht vor dem Hintergrund, dass private Förderorganisationen Spendengelder Dritter verwalten, die Verausgabungen überwacht werden und eine Rechenschaftspflicht gegenüber Kontrollorganen besteht.

Öffentliche Fördermittel sind noch enger an Richtlinien gebunden, da die Herkunft der Mittel in der Regel Steuergelder sind (siehe Kapitel 6 »Projektdurchführung«). Für die Einarbeitung in Richtlinien von Förderern werden die Allgemeinen Nebenbestimmungen des Bundes für Projektförderungen (ANBest-P) zugrunde gelegt. Auch hier noch einmal der Hinweis, dass die ANBest-P auf der Webseite des Bundes zur Projektförderung zum Download zur Verfügung steht: www.foerderdatenbank.de.

Ein Förderer schafft bereits mit seiner Ausschreibung eine Grundlage für die zweckgerichtete Verwendung seiner Fördermittel. Kurz ausgedrückt: Mit der Koppelung der Fördermittel an Förderinstrumente und Finanzierungsarten wird sichtbar, wie gefördert wird. Damit bindet sich ein Antragsteller bei der Beantragung bereits an einen Förderzweck und definiert über die Antragstellung den Fördergegenstand. Das wiederum führt mit dem Abschluss eines Fördervertrages (in der Regel nach erteilter Bewilligung) zur Zweckbindung der Fördermittel.

Beispiel

Über das Förderinstrument legt der Förderer fest, ob ein zeitlich begrenztes Vorhaben (z.?B. ein inklusives Outdoor Camp) oder ein auf Dauer angelegtes Angebot (z.?B. ein Neubau) gefördert werden kann. Weiterhin auch, welche Kosten gefördert werden (z.?B. benötigen Sie ein Zelt für das geplante inklusive Outdoor Camp oder die Mittel für die Errichtung eines Neubaus einer Pflegeeinrichtung). Über die Finanzierungsarten legt der Förderer fest, ob Fördermittel rückzahlbar oder nicht rückzahlbar bewilligt werden. Hier muss auch noch die Förderart einbezogen werden (siehe Kapitel 5 »Projektplanung« und Abschnitt 2.3 »(Fach-)Begriffe von Förderern einfach erklärt«).

Für die passgenaue Projektentwicklung werden Informationen und Unterlagen von unterschiedlichsten internen Stellen benötigt. Insofern ist es notwendig, dass ein Fördermittelmanagement mit Freiheiten und Kompetenzen ausgestattet wird, um interne Schnittstellen zu schaffen und zu nutzen. Die wichtigsten Voraussetzungen sind ein bereichsübergreifendes Arbeiten, eine gute Vernetzung mit allen internen und externen Projektbeteiligten sowie eine überwachende und dokumentierende Funktion einzunehmen.

Bereichsübergreifend: Bereichsübergreifendes Arbeiten sichert Ihnen den Zugriff auf Informationen und Unterlagen, die Sie für den Fördermittelgeber benötigen.

Beispiel

Beispiel 1: Sie beantragen eine Personalkostenförderung. Um eine Entscheidung treffen zu können, benötigt der Förderer eine Kalkulation der Personalkosten im Förderzeitraum. Eine entsprechende Kalkulation sollte vom Personalbereich erstellt werden.

Beispiel 2: Sie benötigen für die Abrechnung eines Projektes Belege, da der Förderer eine Grundlage zur Überprüfung der Mittelverwendung benötigt. Insofern besteht die Notwendigkeit, dass Belege vom Rechnungswesen bereitgestellt werden.

Vernetzend: Ein internes Netzwerk sichert Ihnen einen guten Überblick und Wissensstand, den Sie für die Organisation von Förderprojekten benötigen. Es gibt Entwicklungen in Projekten, die mit dem Förderer abgestimmt werden müssen - im Idealfall, bevor wesentliche Bestandteile der Bewilligung, wie Inhalte im Projekt-, Kosten-, oder Finanzierungsplan, verändert werden. Ein Fördermittelmanagement hat einen guten Überblick darüber, welche Veränderungen im Projektplan mit dem Förderer abgestimmt werden müssen. Weiterhin hält das Fördermittelmanagement den Kontakt zum Förderer und weiß genau, in welcher Form die verschiedenen Veränderungen abgestimmt werden müssen. Veränderungen lösen sogenannte Genehmigungspflichten oder Mitteilungspflichten aus. Dafür ist es notwendig, sich regelmäßig mit den Projektleitungen auszutauschen und auch Teil des Projektteams zu sein.

Folgend ein Beispiel, wann eine Genehmigungspflicht und wann eine Mitteilungspflicht relevant werden kann.

Beispiel

Beispiel einer Projektveränderung, die eine Genehmigungspflicht auslöst: Ihnen wurden Fördermittel für eine Tagung durch die öffentliche Hand bewilligt. Die Anmeldezahlen sind unerwartet deutlich höher als ursprünglich angenommen und entsprechen nicht mehr dem bewilligten Vorhaben. Die Tagung ist gesellschaftspolitisch von so hoher Bedeutung, dass Sie dem Interesse an der Veranstaltung entsprechend größer planen wollen/müssen. Das würde bedeuten, dass sich die Kosten- und Einnahmesituation so verändert, dass es nicht mehr im Rahmen einer genehmigten Über- oder Unterschreitungsreserve abzufedern ist und auch der bewilligte Gesamtkostenansatz überschritten werden muss. In diesem Fall kann ein Förderer eine Umwidmung genehmigen. Ein sogenannter Umwidmungsantrag greift bei nicht vorhersehbaren und unvermeidbaren Veränderungen im Projektverlauf. Eine Umwidmung wird dann relevant, wenn die Vorgaben des Förderers nicht eingehalten werden können.

Beispiel einer Projektveränderung, die eine Mitteilungspflicht auslöst: Ein Projektmitarbeiter scheidet aus dem Unternehmen aus. Sie sorgen für einen vergleichbaren Ersatz und besetzen die Stelle nach. Weiterhin stellen Sie sicher, dass das Projekt weitergeführt wird und der Wechsel zu keiner Unterbrechung oder qualitativen Verschlechterung führt. In diesem Fall kann die Mitteilung über das Berichtswesen erfolgen.

Überwachend: Projektleitungen sind mit ihrem Team für die inhaltliche Umsetzung des Projektes zuständig. Das Fördermittelmanagement steht Projektleitungen beratend und unterstützend zur Seite. Die Projektleitung und die Fachleitung Fördermittelmanagement reflektieren regelmäßig den Projektverlauf. Die regelmäßige Reflexion sorgt dafür, dass das Projekt im vorgegebenen Rahmen des Förderers zur Umsetzung kommt. Die Fachleitungen im Fördermittelmanagement kennen in der Regel die Spielräume in der Förderung. Sie wissen, wann sie mit einem Förderer Kontakt aufnehmen müssen. Weiterhin wird sichergestellt, dass die wichtigsten Projektschritte in das Berichtswesen mit aufgenommen werden. Die Überwachung dient auch dazu,...