Erfolgreich im Verein

Das Grundkonzept der Vereinsorganisation

Wie bei einem demokratischen Staat ist das Grundkonzept der Vereinsorganisation die Gewaltentrennung: Oberstes Organ des Vereins ist die Mitgliederversammlung. Je nach Verein wird diese auch als Vereins-, Haupt-, Generalversammlung oder GV bezeichnet.

Als Legislative wählt die Mitgliederversammlung insbesondere den Vorstand und entscheidet in allen Angelegenheiten, die nicht anderen Vereinsorganen übertragen sind. Über Kompetenzen und Aufgaben der GV gibt ein eigenes Kapitel («Vereinsversammlung», siehe Seite 99) detailliert Auskunft.

Der Vorstand bildet das ausführende Organ des Vereins, also die Exekutive. Mit anderen Worten: Der Vorstand vollzieht die Beschlüsse der GV - er kann nur dann auf eigene Faust Entscheide für den Verein treffen, wenn er diese Kompetenz in den Statuten ausdrücklich übertragen erhalten hat. Drittes Organ ist die Revisionsstelle. Diese ist aber nur bei grossen Vereinen zwingend vorgeschrieben (siehe Seite 54).

Fazit: Von Gesetzes wegen benötigen die meisten Vereine nur eine Mitgliederversammlung und einen Vorstand als zwingende Organe. Es steht ihnen aber frei, in ihren Statuten weitere Organe einzuführen. Davon machen viele Vereine Gebrauch, indem sie beispielsweise auch ohne Revisionspflicht ein Kontrollorgan mit Revisoren einsetzen, das das Rechnungswesen oder die ganze Geschäftsführung des Vereins prüft. Grössere Vereine oder Verbände bestimmen auch oft ein Schiedsorgan, das bei vereinsinternen Streitigkeiten entscheidet. Mitgliederstarke und entsprechend finanzkräftige Vereine verfügen meist über ein Sekretariat oder eine Direktion für die Geschäftsführung und Verwaltung.

Der Vorstand - das geschäftsführende Organ

Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins: Er vollzieht die Beschlüsse der Vereinsversammlung, plant, organisiert, entscheidet, wo er entsprechende Kompetenzen hat, delegiert und kontrolliert die Vereinsarbeit. Er ist durch das Gesetz ausdrücklich verpflichtet, Buch zu führen über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins sowie über seine Vermögenslage. Er vertritt den Verein nach aussen und schliesst in dessen Namen Rechtsgeschäfte ab (mehr zu den Themen Vertretungsmacht und Vertretungsbefugnis siehe Seite 60).

In den Statuten können dem Vorstand weitere Kompetenzen übertragen werden. Was nicht ausdrücklich zur Sache des Vorstands erklärt wird, bleibt in der Verantwortung der Mitgliederversammlung. Zweckmässigerweise wird in den Statuten auch die Ausgabenkompetenz des Vorstands möglichst genau festgelegt.

Grösse und Zusammensetzung

Ausschlaggebend für die Grösse und Zusammensetzung des Vorstands sind die Bedürfnisse und die Grösse des Vereins. Bei mittleren und grösseren Vereinen mögen demokratische Überlegungen dazu führen, den Vorstand so zusammenzusetzen, dass alle wichtigen Gruppierungen und Strömungen oder alle geografischen Regionen gebührend vertreten sind.

In kleineren Vereinen empfiehlt es sich, die Mitgliederzahl des Vorstands klein zu halten und zum Beispiel auf drei Personen zu beschränken. Je kleiner die Mitgliederzahl, desto kürzer sind die Diskussionen, desto schneller können Entscheidungen gefällt werden und desto einfacher ist der Verein zu führen. Bei Kleinstvereinen kann die Vereinsversammlung sogar identisch sein mit dem Vorstand. Es ist auch möglich, dass der Vereinsvorstand aus lediglich einer Person besteht. Generell empfehlenswert ist eine ungerade Zahl von Vorstandsmitgliedern, damit Abstimmungen zu eindeutigen Mehrheitsbeschlüssen führen.

HINWEIS Das Vereinsrecht sieht zwar keine Mindestanzahl von Vorstandsmitgliedern vor. In den Statuten kann aber eine Minimalbesetzung des Vorstands festgelegt werden, was in der Praxis häufig vorkommt. Ein Verein, der in seinen Statuten eine solche Vorgabe verankert, muss sich bewusst sein, dass er damit einen zusätzlichen Auflösungsgrund setzt - für den Fall, dass der Vorstand nicht mehr statutengemäss besetzt werden kann (siehe Seite 57).

Ämter und Funktionen

Je nachdem, wie viel Arbeit ein Amt im Vorstand mit sich bringt, ist die Suche nach qualifizierten Mitgliedern nicht immer einfach. Begeisterung für eine solche Führungsaufgabe und guter Wille sind wichtige Grundvoraussetzungen. Angesichts der Tatsache, dass den Vorstand bei unsorgfältiger Geschäftsführung eine Haftung trifft (siehe Seite 182), sollten die Mitglieder ihren Aufgaben auch gewachsen sein. Idealerweise bringen sie zusätzlich folgende Eigenschaften mit:

Führungs- und Organisationsgeschick

Fachkompetenz im entsprechenden Aufgabengebiet

Teamfähigkeit

Zeitressourcen für die Arbeit im Vorstand (Sitzungen, externe Termine etc.)

In der Regel konstituiert sich der Vorstand selbst. Der Vorstand beschliesst also in eigener Regie, wer welche Funktion übernimmt (Ausnahme: das Präsidium). Die Statuten können die verschiedenen Funktionen aber auch klar festlegen und vorsehen, dass die Vorstandsmitglieder diesen Ämtern mittels Wahl an der GV verbindlich zugeordnet werden.

Ein Blick in den Beratungsalltag des Beobachters zeigt, dass die Vorstandsarbeit in den meisten Vereinen auf folgende Funktionen verteilt wird: Präsidentin und Vizepräsident, Aktuarin und /oder Sekretär, Kassierin sowie Revisoren. In grösseren Vereinen sind zudem Kommunikations- oder Marketingbeauftragte anzutreffen.

TIPP Es empfiehlt sich, die Rechte und Pflichten in den Statuten klar festzulegen und Pflichtenhefte für alle Ämter und Funktionen zu schaffen. Auf diese Weise kann sich erstens jedes potenzielle Vorstandsmitglied ein Bild davon machen, worauf es sich bei einer Wahl in den Vorstand einlassen würde. Zweitens verhindert der Verein so, dass bei Unklarheiten die Vorstandsarbeit getrübt wird. Muster für die verschiedenen Funktionsbeschriebe finden Sie im Anhang.

Präsidium

Die Präsidentin beziehungsweise der Präsident übernimmt eine wichtige Verantwortung für das Wohlergehen des Vereins. Interessieren Sie sich für das Präsidium, sollten Sie sich auf jeden Fall mit dem Vereinszweck identifizieren und sich ganz besonders in den Dienst der Mitglieder stellen können. Darüber hinaus sollten Sie die zur Vereinsführung nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten sowie ausreichend Zeit und Energie haben. Zum Präsidium gehört in der Regel folgender Aufgabenbereich:

Repräsentation des Vereins - beispielsweise bei einem Anlass in der Gemeinde

Vertretung des Vereins nach aussen - etwa bei Verhandlungen mit aussenstehenden Personen, Organisationen oder Gremien

Abschluss von Verträgen im Namen des Vereins (je nach Regelung in den Statuten)

Vorbereitung und Leitung der Vorstandssitzungen sowie der Mitgliederversammlungen

Anlaufstelle für Anliegen jeglicher Art aus dem Verein

Vermittlung von Streitigkeiten

Das Vereinsrecht weist dem Präsidenten oder der Präsidentin keine ausdrücklichen Kompetenzen zu, sondern nur dem Vorstand. Nach dem Gesetzeswortlaut hat dieser das Recht und die Pflicht, «.nach den Befugnissen, die die Statuten ihm einräumen, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und den Verein zu vertreten». Zudem ist der Vorstand für die Einberufung der Vereinsversammlung zuständig. Weitere gesetzliche Ausführungen zu den Kompetenzen des Vorstands gibt es nicht. Fazit: Sollen dem Präsidium klare Kompetenzen zugewiesen werden, so hat dies mit einer entsprechenden Regelung in den Vereinsstatuten zu geschehen. Es sei denn, aus den langjährigen Gewohnheiten im Verein liessen sich diese Kompetenzen bereits ausreichend erschliessen.

TIPP Sinnvollerweise sollten die Statuten es dem Präsidium erlauben, gewisse Entscheide in Eigenregie zu fällen, die für die Vertretung des Vereins gegen aussen wichtig sind und nicht aufgeschoben werden können. Nur so ist eine zielgerichtete und wirkungsvolle Vereinsführung möglich.

Nebst der Vertretung des Vereins nach aussen liegt eine der Hauptaufgaben des Präsidiums bei der Vorbereitung und Leitung der Mitgliederversammlung (siehe dazu auch Seite 111). Insbesondere legt die Präsidentin der GV am Ende des Vereinsjahres einen Jahres- oder Rechenschaftsbericht vor, in dem sie über die hauptsächlichen Aktivitäten des Vereins, die wichtigsten Ereignisse und die Entwicklung des Mitgliederbestands Auskunft gibt und einen Ausblick auf das kommende Vereinsjahr und die längerfristige Entwicklung präsentiert. Rechenschaftsbericht und Jahresrechnung sind häufig die Basis, aufgrund derer die Vereinsmitglieder dem Vorstand an der Hauptversammlung Décharge erteilen (mehr dazu auf Seite 185). Weitere Hinweise zum Jahresbericht finden Sie im Abschnitt «Jahresbericht - was gehört dazu?» (Seite 124).

Vizepräsidium

Der «Vize» übernimmt normalerweise die Stellvertretung des Präsidenten. Interessieren Sie sich für das Vizepräsidium, sollten Sie deshalb dasselbe Anforderungsprofil erfüllen. Denn müssten Sie die Stellvertretung tatsächlich ausüben, hätten Sie in dieser Funktion dieselben Pflichten und Rechte wie die Person, die das Amt sonst innehat.

In der Stellvertretungsfunktion wird die Vizepräsidentin oft auf die Übernahme des Präsidiums vorbereitet. Sie wirkt quasi als rechte Hand des Präsidenten, bekommt Einblick in alle Geschäfte und kann dadurch Erfahrung in der Vereinsführung gewinnen. So ist nach einer allfälligen Wahl ins Präsidium eine problemlose Amtsübernahme möglich.

Finanzen

Wer im Verein die Finanzen verwaltet, trägt je nach Tradition unterschiedliche Namen: Kassier, Quästorin, Finanzchef, Säckelmeisterin, Schatzmeister, Rechnungsführerin oder Kassenwart. Wie bei politischen...