Schweitzer Fachinformationen
Wenn es um professionelles Wissen geht, ist Schweitzer Fachinformationen wegweisend. Kunden aus Recht und Beratung sowie Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Bibliotheken erhalten komplette Lösungen zum Beschaffen, Verwalten und Nutzen von digitalen und gedruckten Medien.
Im Alltag sind wir immer wieder herausgefordert, wichtige Informationen schnell zur Hand bzw. im Kopf zu haben:
In welchem Ordner ist die Datei zu diesem Konzeptpapier gespeichert?
Wann ist Kunde X am besten zu erreichen? Er hatte mir diese Information doch gerade letztens erst gegeben.
Wie lautete das Passwort, mit dem ich mich auf dieser Website anmelden kann?
Wo kann ich bloß die aktuelle Übersicht über die Zuständigkeiten in unserem Unternehmen finden?
Zwar können heute Computer, Tablets und Smartphones unglaublich viele Daten und Informationen zugänglich machen. Entscheidend ist aber, an die richtige und aktuelle Information heranzukommen – und zwar immer genau dann, wenn Sie sie brauchen. Das ist keine Frage der Technik, sondern des sinnvollen und strukturierten Umgangs mit den digitalen Hilfsmitteln.
Hier hilft das Kaizen-Prinzip:
Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.
Viele unterschätzen das enorme Potenzial, das eine gute Ordnung bietet. Die große Arbeitseffizienz-Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe, hat ergeben, dass 13 Prozent der Arbeitszeit für Suchzeiten verschwendet werden. Diese Verschwendung muss nicht sein. In diesem Kapitel sehen Sie, wie sich das Kaizen-Prinzip umsetzen lässt und was sich in unseren Beratungsprojekten bewährt hat.
Service: Die Ergebnisse der Arbeitseffizienz-Studie finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.
Wenn Sie nicht wissen, wo und unter welchem Namen ein Fax, ein Brief oder ein sonstiges Dokument im Computer gespeichert ist, dann ist es schwer, es bei Bedarf schnell wieder auf den Bildschirm zu holen.
Vermerken Sie auf allen Dokumenten am Seitenfuß kleingedruckt den Speicherpfad sowie den Dateinamen.
Zum Beispiel lassen wir bei unseren „Für immer aufgeräumt“-Tagesseminaren als Organisationsbeispiel ein Foliensichtbuch herumgehen, das bestimmte Informationen enthält, die schnell zur Hand sein müssen. Immer wieder kommt es vor, dass Teilnehmer nach dem Seminar (mit meinem Einverständnis) bei uns anrufen und unserer Sekretärin den Pfad durchgeben, den sie sich notiert haben. Beide kennen sich nicht und wissen nicht, um was es genau geht und können trotzdem einfach die Zusendung der Dateien in die Wege leiten.
In manchen Situationen ist diese Idee nicht geeignet, etwa beim Schriftverkehr mit Kunden. Ist es Ihnen zu riskant, bei externen Dokumenten den Pfad anzugeben, dann wenden Sie diesen Tipp nur bei internen Dokumenten an.
Sie vermeiden Suchzeiten: Wenn Sie auf dem Dokument den Pfad angeben, finden Sie die Originaldatei jederzeit auf der Festplatte wieder. Auch Ihre Vertretung kann wichtige Dokumente auf diese Weise schnell finden.
Arbeiten Sie mit Musterdokumenten und richten Sie diese so ein, dass der Pfad automatisch auf jedem Dokument eingefügt wird. Dann haben Sie beim Erstellen eines neuen Dokumentes keinerlei zusätzlichen Aufwand und stellen zugleich sicher, dass der Speicherort jederzeit rekonstruiert werden kann.
Service: Eine Anleitung zum Einrichten eines Dateipfades finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.
Wichtige Kurzinformationen werden oft unsystematisch und in Papierform aufbewahrt – etwa als Klebezettel am Rand des Monitors oder als Notiz unter der Schreibunterlage. Meist ist dies unübersichtlich und die Info ist im entscheidenden Moment nicht zur Hand. Zudem häufen sich die Zettel, weil nicht klar ist, wie die Informationen besser organisiert werden können.
Speichern Sie diese Informationen in Ihrem digitalen Adressbuch. Das heißt: Hier ist neben den üblichen Kontaktdaten von Personen und Organisationen auch Platz für Informationen zur Person („am besten zwischen 8 Uhr und 10 Uhr zu erreichen“) oder zum Beispiel speziell vereinbarte Konditionen („lagern ab 2.000 Stück sechs Monate lang kostenlos für uns ein“).
Auch Öffnungs- und Sprechzeiten von Kunden, Lieferanten, Steuerberatern, Anwälten und so weiter sind hier gut aufgehoben. Selbst Informationen, die nichts mit Kontakten zu tun haben, können Sie hier speichern, etwa Zugangsdaten zu Websites. Durch die Volltextsuche wird jede gewünschte Information angezeigt.
Das Umsetzen dieses Tipps bietet Ihnen eine Reihe von unterschiedlichen Vorteilen:
Die Zettelwirtschaft hat ein Ende.
Sie wissen, wo Sie etwas speichern – und wiederfinden.
Durch die digitale Suche finden Sie die gewünschte Information einfach und schnell wieder.
Sie erhöhen die Sicherheit: Unbefugte, die früher Ihre Zettel einsehen konnten, kommen nun nicht mehr an Ihre Infos (vorausgesetzt, der Zugang zu Ihrem Computer ist mit einem Passwort geschützt).
Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihr Adressbuch mit Ihrem Mobiltelefon bzw. weiteren Geräten wie Ihrem Notebook oder Tablet synchronisieren zu lassen; einmal eingerichtet, geht das heute meist sogar automatisch. Ergebnis: Sie haben immer und überall Ihre wichtigsten Infos dabei.
Gewöhnen Sie es sich an, diese Einträge möglichst gleich in dem Moment zu erstellen, in dem Ihnen die Information bekannt wird. Das ist in einer Minute erledigt und der Nutzen ist nachhaltig.
Bei vielen Websites müssen Sie sich mit einem Passwort einloggen. Verwenden Sie immer das gleiche Passwort, ist dies riskant: Wird Ihr Passwort erspäht und ist Ihre E-Mail-Adresse bekannt, können Kriminelle versuchen, sich mit diesen Daten auch bei anderen Websites einzuloggen. Oft klappt das sogar. Daher ist es besser, nie ein Passwort doppelt zu nutzen – zumindest bei sicherheitsrelevanten Zugangsdaten. Andererseits fällt es vielen Menschen schwer, sich unterschiedliche Passwörter zu merken.
Nutzen Sie ein Grundpasswort mit Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen und passen Sie es jeweils an die Verwendung an. Wenn Sie das Passwort für Internet-Log-ins nehmen, setzen Sie immer die ersten beiden Buchstaben der Adresse (natürlich erst nach dem „www“) ans Ende Ihres Passwortes.
Beispiel: Ihr Grundpasswort ist MMh2K!, die Website zum Einloggen www.beispielseite.de. Das Passwort wäre dann MMh2K!be.
Sie müssen sich nur noch das Grundpasswort merken. Weil Sie es oft verwenden, werden Sie es nicht vergessen.
Dateiformat: ePUBKopierschutz: Wasserzeichen-DRM (Digital Rights Management)
Systemvoraussetzungen:
Das Dateiformat ePUB ist sehr gut für Romane und Sachbücher geeignet - also für „fließenden” Text ohne komplexes Layout. Bei E-Readern oder Smartphones passt sich der Zeilen- und Seitenumbruch automatisch den kleinen Displays an. Mit Wasserzeichen-DRM wird hier ein „weicher” Kopierschutz verwendet. Daher ist technisch zwar alles möglich – sogar eine unzulässige Weitergabe. Aber an sichtbaren und unsichtbaren Stellen wird der Käufer des E-Books als Wasserzeichen hinterlegt, sodass im Falle eines Missbrauchs die Spur zurückverfolgt werden kann.
Weitere Informationen finden Sie in unserer E-Book Hilfe.
Dateiformat: PDFKopierschutz: Wasserzeichen-DRM (Digital Rights Management)
Das Dateiformat PDF zeigt auf jeder Hardware eine Buchseite stets identisch an. Daher ist eine PDF auch für ein komplexes Layout geeignet, wie es bei Lehr- und Fachbüchern verwendet wird (Bilder, Tabellen, Spalten, Fußnoten). Bei kleinen Displays von E-Readern oder Smartphones sind PDF leider eher nervig, weil zu viel Scrollen notwendig ist. Mit Wasserzeichen-DRM wird hier ein „weicher” Kopierschutz verwendet. Daher ist technisch zwar alles möglich – sogar eine unzulässige Weitergabe. Aber an sichtbaren und unsichtbaren Stellen wird der Käufer des E-Books als Wasserzeichen hinterlegt, sodass im Falle eines Missbrauchs die Spur zurückverfolgt werden kann.
