Einstieg

So geht Büro heute!

Wir leben mittlerweile in einer Zeit, in der Unterlagen in Papierform langsam verschwinden und dafür die Zahl der eingehenden digitalen Dokumente immer weiter anwächst: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Frachtpapiere werden inzwischen weitgehend digital verschickt. Während früher über Digitalisierung bloß geredet wurde, schreitet sie heute rasch voran. Nur kommen viele nicht hinterher.

Alle sind betroffen

E-Mails, Unterlagen, Anfragen - all das prasselt täglich auf uns ein und will gut organisiert sein. Dabei ist es inzwischen egal, ob jemand als Sachbearbeiter oder als Chefin arbeitet - alle stehen heute vor der Aufgabe, mit der wachsenden Fülle von eingehenden Dokumenten sowie Nachrichten, Terminen und Aufgaben möglichst souverän umzugehen. Das kann stressen - vor allem, wenn Wege für diesen souveränen Umgang fehlen.

Vier Fragen

Schauen Sie sich bitte mal vier Fragen an und überlegen Sie, was sie gemeinsam haben:

• ■ Lasse ich meine offenen Aufgaben in meinem Posteingang?
• ■ Wie verwalte ich meine Projekte in meinem Posteingang?
• ■ Wie steuere ich Termine mit meiner Aufgabenliste?
• ■ Wo lege ich Kundendaten auf dem persönlichen Laufwerk ab?

Die Antwort

Gemeinsam ist ihnen die Antwort. Sie sollte nämlich "Nein" bzw. "Gar nicht" lauten. Aufgaben und Projekte werden nicht über den Posteingang gesteuert und Kundendaten haben im persönlichen Laufwerk bzw. Ordner nichts zu suchen. Und eine Aufgabenliste ist nicht dafür da, Termine zu steuern, sondern der Kalender.

Das Zusammenspiel verstehen

Auch wenn das eigentlich einleuchtet, ist das vielen Menschen nicht klar. Das erleben wir in unseren Umsetzungsberatungen und Workshops immer wieder. Die gute Nachricht: Das erfolgreiche Arbeiten im digitalen Zeitalter kann erlernt werden.

Fünf Handlungsfelder

Sie werden in den Kapiteln dieses Buches verstehen lernen, wie die fünf relevanten Felder perfekt zusammenspielen:

Software ist nicht der Engpass

Der Engpass besteht dabei nicht in fehlenden Tools. Auf den Computern in vielen Firmen ist die Software für ein effektives, digitales und mobiles Arbeiten bereits vorhanden. Doch wissen viele nicht, wie sie damit sinnvoll umgehen sollen. Denn die Fülle an Funktionen und Einstellungen kann schnell überfordernd wirken. In diesem Buch werden Sie praxisnah sehen, welche Funktionen wirklich wichtig sind und wie Sie diese intelligent nutzen, um entspannter und wirksamer zu arbeiten.

Stets den Überblick behalten

In einer Zeit wachsender beruflicher Anforderungen werden diejenigen erfolgreich bleiben, die die digitalen Möglichkeiten sinnvoll gebrauchen und alles andere beiseite lassen. Wer das tut, wird stets den Überblick behalten. Das gilt auch dann, wenn man beim Kunden oder Lieferanten oder sonstwo unterwegs ist oder wenn es eigentlich mal wieder zu viel wird.

Gedanken zur Einstimmung

Bevor wir Ihnen zeigen, wie Büroarbeit heute dank der Digitalisierung leichter von der Hand gehen kann, laden wir Sie dazu ein, sich kurz mit folgenden Fragen und Themen einzustimmen:

• ■ Die Büro-Kaizen®-Prinzipien
• ■ Warum eigentlich digital arbeiten?
• ■ Das Büro der Zukunft
• ■ Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?
• ■ Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?
• ■ Digitaler Minimalismus
• ■ Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Die Büro-Kaizen®-Prinzipien

Einfach, aber wirksam

Die Ideen, die wir in diesem Buch beschreiben, orientieren sich an den Büro-Kaizen®-Prinzipien, die wir im Laufe der Jahre entwickelt haben. Diese Prinzipien sind zwar einfach, entfalten aber eine große Wirksamkeit. Wir laden Sie dazu ein, diese Prinzipien kennenzulernen und sich beim Umsetzen der Anregungen ebenfalls an diesen Prinzipien zu orientieren.

Starten Sie dort, wo Sie stehen

1. 1. Büro-Kaizen® akzeptiert die Ausgangssituation. Starten Sie dort, wo Sie stehen - Verbesserungen sind immer möglich. Sind Sie gut organisiert, freuen Sie sich und verbessern Sie weiter. Sollten Sie schlecht organisiert sein, dann freuen Sie sich ebenfalls, denn Sie haben noch sehr viel Potenzial für Verbesserungen.
2. 2. Büro-Kaizen® fragt nach der Bedeutung einer Aufgabe für den Erfolg. Es ist immer mehr Arbeit da als Zeit. Kümmern Sie sich vorrangig um die Aufgaben mit dem größten Potenzial? Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung!
3. 3. Büro-Kaizen® akzeptiert Vielfalt. Sie entscheiden selbst, was für Sie funktioniert: Es gibt nicht nur ein richtiges Vorgehen. Die Arbeitsplätze müssen nicht gleich sein. Gut ist, was Ihnen gut tut. Persönliche Vorlieben sind völlig in Ordnung, so lange sie andere nicht negativ beeinflussen.
4. 4. Büro-Kaizen® nutzt Spielregeln. Das Genie beherrscht nicht das Chaos, sondern nur sein Chaos. Die Freiheit des Einzelnen endet dort, wo das Gesamte in Gefahr gerät. Klare Spielregeln erleichtern die Zusammenarbeit.
5. 5. Büro-Kaizen® macht Betroffene zu Beteiligten. Lösungen, die alle angehen, werden mit den betroffenen Mitarbeitern erarbeitet. So erreicht man ein Mittragen aller.
6. 6. Büro-Kaizen® ist nachhaltig. Werden Lösungen gemeinsam festgelegt, haben sie eine viel größere Chance auf eine dauerhafte Umsetzung.
7. 7. Büro-Kaizen® nutzt allen Beteiligten. Mit Kaizen gelingt es, schneller, besser und gleichzeitig entspannter zu arbeiten. Das nutzt den Mitarbeitern, Unternehmen, Kunden, Kollegen und sogar den Familien, da sich Stress reduziert, der sich sonst negativ im Privatleben auswirken würde.
8. 8. Büro-Kaizen® strebt nicht nach Perfektion. Machen Sie kleine Schritte. Jede Lösung ist besser als keine Lösung. Fünf Ideen zu 80 Prozent umgesetzt, nutzen mehr als eine zu 100 Prozent umgesetzte Idee (Pareto-Prinzip).
9. 9. Büro-Kaizen® vermeidet das Ausufern. Selbstbegrenzende Systeme und damit verbundene Grenzen wirken befreiend.
10. 10. Büro-Kaizen® vereinfacht Prozesse und Schnittstellen. Lassen Sie alles weg, was für das geplante Ergebnis unnötig ist. Das vereinfacht, vergünstigt und beschleunigt Prozesse.
11. 11. Büro-Kaizen® minimiert Verschwendung. Wo die Ursachen für Verschwendung wie Suchzeiten, Wegezeiten, Wartezeiten, Fehlerquellen oder Doppelarbeit beseitigt werden, läuft die Arbeit anschließend gleichzeitig schneller, besser und günstiger.
12. 12. Büro-Kaizen® gibt allen Dingen eine Heimat. Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wo Sie Klarheit schaffen, werden Ablage-, Aufräum- und Suchzeiten kürzer oder fallen häufig sogar ganz weg.
13. 13. Büro-Kaizen® orientiert sich an Prinzipien. Die hier genannten Prinzipien sind universell. Sie geben Ihnen Orientierung und Sicherheit und bewähren sich gerade in stürmischen Zeiten. Die Prinzipien lassen sich in vielen Bereichen anwenden. So gilt das Prinzip, allen Dingen eine Heimat zu geben, auch im Privatbereich. Oder suchen Sie nicht gelegentlich Ihren Autoschlüssel .
14. 14. Büro-Kaizen® strebt nach kontinuierlicher Verbesserung - bleiben Sie dran: Nichts ist so gut, dass es nicht weiter verbessert werden kann. Es wird normal, von Zeit zu Zeit seine Arbeitsweise zu hinterfragen. Dahinter steht keine Kritik am aktuellen Vorgehen, sondern die Erkenntnis, dass es immer wieder neue Lösungen gibt und sich die Aufgabenstellungen im Unternehmen ändern.

Unter www.buero-kaizen.de/sgbh finden Sie eine etwas ausführlichere Darstellung der Büro-Kaizen®-Prinzipien.

Warum eigentlich digital arbeiten?

Über Jahrhunderte hinweg haben sich Menschen in unserer Kultur daran gewöhnt, mit Papier zu arbeiten. Der Umgang mit Papier hat in der Tat einige Vorteile:

Vorteile von Papierdokumenten

Papier ist .

• ■ überall nutzbar: Anders als elektronische Geräte braucht Papier weder Strom noch Internetzugang noch Updates noch Zeit zum Hochfahren.
• ■ einfach bedienbar: Man muss sich nicht erst in die Funktionsweise verschiedener Programme hineindenken.
• ■ akzeptiert: Manche Dokumente akzeptieren Behörden nur in Papierform. Dazu können notarielle Beglaubigungen, bestimmte Verträge sowie Urkunden gehören.

Wir können Papier anfassen und...