Die Durchführung eines Meetingaudits

Sie haben sich entschieden, ein Meetingaudit in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Sie wollen wissen, wie gut Ihre Meetings sind, was Sie verbessern können und wie Sie das erreichen können. Sie wollen Ihre Meetings zu einem Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen machen. Aber wie gehen Sie vor? Was sind die einzelnen Schritte? Wie lange dauern sie? Wer ist verantwortlich? Wer unterstützt Sie? Wer ist betroffen?

Hier finden Sie eine Anleitung, die Ihnen hilft, ein Meetingaudit erfolgreich zu planen, durchzuführen, auszuwerten und umzusetzen.

Ein Meetingaudit läuft in vier Schritten ab:

1. 1. Sie planen Ihr Audit und definieren die Kriterien, nach denen Sie Ihre Meetings bewerten wollen.
2. 2. Sie erheben die Daten, die Sie für Ihre Bewertung brauchen.
3. 3. Sie werten die Daten aus, die Sie für Ihre Analyse brauchen.
4. 4. Sie setzen die Erkenntnisse aus dem Audit um.

Schritt 1: Planung und Definition der Kriterien

In dieser Phase legen Sie die Ziele, den Umfang, den Zeitplan, die Methoden, die Kriterien und die Verantwortlichkeiten für das Meetingaudit fest. Sie klären, warum Sie das Meetingaudit machen wollen, was Sie damit erreichen wollen, wie Sie das messen wollen, welche Meetings Sie auditieren wollen, wann Sie das machen wollen, wie Sie das machen wollen, wer das machen soll und wer das unterstützen soll.

Diese Planung ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Meetingaudits, denn sie schafft Klarheit, Struktur und Transparenz für alle Beteiligten.

Die Planung sollte ca. 2 bis 4 Wochen vor dem Start des Meetingaudits abgeschlossen sein.

Die Verantwortung für die Planung liegt bei der Auditleitung, die aus einer oder mehreren Personen bestehen kann, die über die nötigen Kompetenzen, Ressourcen und Befugnisse verfügen. Die Auditleitung kann von internen oder externen Experten, z. B. Beratern, Coaches, Trainern, unterstützt werden. Die Planung sollte mit den relevanten Stakeholdern, z. B. der Geschäftsleitung, den Führungskräften, den Meetingteilnehmenden, abgestimmt werden.

Schritt 2: Datenerhebung

In dieser Phase sammeln Sie die Daten, die Sie für die Bewertung der Meetingqualität brauchen. Sie nutzen verschiedene Methoden, z. B. Fragebögen, Beobachtungen, Interviews oder Protokolle, um die Übereinstimmung der Meetings mit den in Schritt 1 festgelegten Kriterien - wie Ziel, Agenda, Moderation, Zeitmanagement, Interaktion, Ergebnis und Zufriedenheit - zu überprüfen.

Sie dokumentieren die Daten systematisch, strukturiert und standardisiert.

Die Durchführung ist eine entscheidende Phase für den Erfolg des Meetingaudits, denn sie liefert die Fakten, die Daten, die Belege für die Analyse und die Optimierung der Meetings.

Die Durchführung sollte ca. vier bis acht Wochen dauern, je nach Anzahl und Häufigkeit der zu auditierenden Meetings.

Hier finden Sie je ein Beispiel

• für einen Fragebogen,
• für einen Beobachtungsbogen und
• für einen Interviewleitfaden für die Teilnehmenden.

Beispiel für einen Fragebogen - Sie können die Fragen anpassen oder ergänzen, je nachdem, welche Aspekte der Meetingqualität Sie besonders interessieren. Den Fragebogen finden Sie im Anschluss auch zum Download.

Fragebogen zur Bewertung der Meetingqualität

Bitte bewerten Sie die folgenden Aussagen zu dem Meeting, an dem Sie teilgenommen haben, auf einer Skala von 1 (stimme gar nicht zu) bis 5 (stimme voll und ganz zu).

1. 1. Das Meeting hatte ein klares und relevantes Ziel.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

2. 2. Das Meeting hatte eine sinnvolle und strukturierte Agenda.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

3. 3. Das Meeting wurde von einem kompetenten und souveränen Moderator / von einer kompetenten und souveränen Moderatorin geleitet.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

4. 4. Das Meeting wurde effizient und respektvoll im Hinblick auf die Zeit gemanagt.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

5. 5. Das Meeting war interaktiv und förderte die Beteiligung und das Engagement der Teilnehmenden.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

6. 6. Das Meeting erzielte konkrete und nützliche Ergebnisse.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

7. 7. Das Meeting führte zu klaren und verbindlichen Entscheidungen.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

8. 8. Das Meeting führte zu konkreten und nachvollziehbaren Maßnahmen.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

9. 9. Das Meeting erfüllte meine Erwartungen und Bedürfnisse.

   ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

10. 10. Das Meeting war insgesamt zufriedenstellend und produktiv.

    ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5

Vielen Dank für Ihre Teilnahme an dem Meeting und an dem Fragebogen. Ihre Antworten werden vertraulich behandelt und anonym ausgewertet. Ihre Rückmeldung hilft uns, die Qualität unserer Meetings zu verbessern.

DOKUMENT: Fragebogen zur Bewertung der Meetingqualität

https://gabal-ecampus.de/whitebooks/onlinecourse/digitale-zusatzinhalte-zum-whitebook-meetings-produktiv-gestalten-/216/601

Beispiel für einen Beobachtungsbogen - Sie können die Beobachtungen anpassen oder ergänzen, je nachdem, welche Aspekte der Meetingqualität Sie besonders interessieren.

Beobachtungsbogen zur Bewertung der Meetingqualität

Bitte erfassen Sie die folgenden Daten zu dem Meeting, das Sie beobachten, anhand des Beobachtungsbogens. Die Daten werden vertraulich behandelt und anonym ausgewertet. Ihre Beobachtung hilft uns, die Qualität unserer Meetings zu verbessern.

Indikator

Daten

1. Kriterium/Ziel

Das Meeting hat ein klares und relevantes Ziel.

Notieren Sie das Ziel des Meetings.

Bewerten Sie, wie klar und relevant es ist, auf einer Skala von 1 (sehr unklar und irrelevant) bis 5 (sehr klar und relevant).

2. Agenda

Das Meeting hat eine sinnvolle und strukturierte Agenda.

Notieren Sie die Agenda des Meetings.

Bewerten Sie, wie sinnvoll und strukturiert sie ist, auf einer Skala von 1 (sehr unsinnig und unstrukturiert) bis 5 (sehr sinnvoll und strukturiert).

3. Moderation

Das Meeting wird von einem kompetenten und souveränen Moderator / von einer kompetenten und souveränen Moderatorin geleitet.

Notieren Sie den Namen des Moderators / der Moderatorin.

Bewerten Sie, wie kompetent und souverän er/sie das Meeting leitet, auf einer Skala von 1 (sehr inkompetent und nicht souverän) bis 5 (sehr kompetent und souverän).

4. Zeitmanagement

Das Meeting wird effizient und respektvoll im Hinblick auf die Zeit gemanagt.

Notieren Sie die geplante und die tatsächliche Dauer des Meetings.

Notieren Sie die geplante und die tatsächliche Dauer jedes Agendapunkts.

Bewerten Sie, wie effizient und respektvoll das Zeitmanagement ist, auf einer Skala von 1 (sehr ineffizient und respektlos) bis 5 (sehr effizient und respektvoll).

5. Interaktion

Das Meeting ist interaktiv und fördert die Beteiligung und das Engagement der Teilnehmenden.

Zählen Sie die Anzahl der Teilnehmenden. Zählen Sie die Anzahl der Wortbeiträge pro Teilnehmer/Teilnehmerin. Bewerten Sie, wie interaktiv und förderlich die Interaktion ist, auf einer Skala von 1 (sehr passiv und hemmend) bis 5 (sehr aktiv und förderlich).

6. Ergebnis

Das Meeting erzielt konkrete und nützliche Ergebnisse.

Notieren Sie die Ergebnisse des Meetings. Bewerten Sie, wie...