Praxishandbuch Beschaffungsmanagement

5. Die Angebotsverhandlung (S. 73-74)

Verhandlungen sind in vielen Bereichen ein spannendes Thema. Wir geben Ihnen einige Tipps mit auf den Weg, die Ihnen ermöglichen, das Verhalten Ihres Gegenübers besser zu verstehen und entsprechend besser reagieren zu können. Es geht dabei nicht darum, Ihren Verhandlungspartner zu täuschen oder ihn über den Tisch zu ziehen. Aus Verhandlungen sollten immer beide Parteien als Gewinner herausgehen. Es gilt also, realistische Forderungen zu stellen, die in einer freundlichen Atmosphäre bestimmt durch Sie vertreten werden. Als Einkäufer haben Sie zunächst eine schwierigere Position. Sie müssen viele Produkte kennen, um deren Beschaffungen vorzunehmen. Der Verkäufer hat eine recht eingeschränkte Produktpalette zu vertreten und ist unter Umständen auch in der Gesprächsführung eingehender geschult als Sie. Führen Sie sich vor Augen, wie viele Vertriebsschulungen es gibt und wie viel Literatur sich mit dem Thema Verkaufsgespräch befasst. Im Gegensatz dazu findet sich für den Einkäufer nur wenig Hilfe, dem geschulten Verkäufer entsprechend entgegenzutreten. Auch hier können wir lediglich einen Einblick in Aspekte und Methoden rund um das Thema Verhandlung geben. Einzelne Themenbereiche lassen sich jedoch durch spezielle Fachliteratur vertiefen.

Die Angebotsverhandlung - per Telefon oder durch ein persönliches Gespräch - ist kein zwingender Vorgang im Rahmen des Beschaffungsprozesses. Bei der einmaligen Beschaffung geringwertiger Güter reicht häufig der einfache Angebotsvergleich, um sich für einen Anbieter zu entscheiden. Sie werden schnell erkennen, wann sich durch eine Verhandlung einzelne Faktoren wie z. B. der Preis noch verbessern lassen oder nicht. Auch die Zuordnung der Beschaffungsobjekte in verschiedene Warengruppen, die wir in den vorangegangenen Abschnitten erarbeitet haben, wird Ihnen helfen zu entscheiden, wann eine Verhandlung Sinn macht und wann nicht bzw. wie viel Anstrengung Sie für eine Verhandlung aufwenden wollen. Per Telefon ist dieser Aufwand bereits deutlich reduziert. Dennoch gilt auch für Telefonverhandlungen, sich gut vorzubereiten.

5.1 Vorbereitung der Verhandlung: Was will ich wie erreichen?

Vor jeder Verhandlung müssen Sie genau wissen, was Sie erreichen wollen. Folgende Fragen sollten Sie vor einer Verhandlung geklärt haben:

Was ist die konkrete Aufgabenstellung für das Verhandlungsgespräch?
Was will ich erreichen (Ziel)?
Wie komme ich zu meinem Ziel?
Wie wird sich der Weg zu meinem Ziel gestalten?
Wer übernimmt welche Aufgaben innerhalb der Verhandlung?

Durch die Bearbeitung der vorangegangenen Schritte des Beschaffungsprozesses haben wir uns bereits eingehend mit den möglichen Inhalten der ersten Frage auseinander gesetzt. Bezüglich des Preises haben wir auch schon eine Idee als Antwort auf die Frage "Was will ich erreichen?" entwickelt (vgl. Kapitel 4.2.2, partieller Preisvergleich). Die für uns relevanten Informationen haben wir in einer Tabelle zusammengetragen. Durch den partiellen Preisvergleich haben wir einen optimalen Zielpreis ermittelt, an dem wir uns in der Verhandlung orientieren können.

In einer Angebotsverhandlung spielen aber auch die anderen Vergleichsfaktoren eine entscheidende Rolle, die nicht in erster Linie mit dem Preis zu tun haben. Auch hierfür liefern wir Ihnen Ansätze, damit Sie die Frage "Was will ich erreichen?" umfassend beantworten können. Ziel dieses Kapitels ist es, dass Sie für sich selbst einen roten Faden entwickeln können, an dem Sie sich in der Verhandlung orientieren können und der Sie letztlich zu Ihrem Verhandlungsziel führt. Außerdem geben wir Tipps, wie Sie sich auf die Person Ihres Verhandlungspartners einstellen können und eine zielgerichtete Gesprächstaktik aufbauen können.