Chef-Coaching: Steigern Sie Ihr Erfolgspotenzial

Tool 7: Setzen Sie Prioritäten.

Im Beruf ist in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu lösen. Für Führungskräfte kommt es darauf an, die richtigen Dinge zu tun, statt (nur) Dinge richtig zu tun. Um die erforderliche Zeit für die richtigen Dinge zu haben, ist das Festlegen von Prioritäten von großer Bedeutung.

Viele Leser werden ihre spezielle Methode entwickelt haben, in welcher Reihenfolge sie ihre Aufgaben erledigen:

• Zuerst wendet man sich den Aufgaben zu, die Spaß und Freude vermitteln.

• Erst werden die einfach erscheinenden unproblematischen Aufgaben erledigt.

• Sämtliche Aufgaben werden in der Reihenfolge ihres Eintreffens bearbeitet.

Ob diese Vorgehensweisen besonders effektiv sind, kann schon auf den ersten Blick bezweifelt werden. Eine flächendeckend eingesetzte Variante der Prioritätensetzung ermöglicht eher einen möglichst effektiven Umgang mit unserer Zeit:

Der italienische Volkswirtschaftler Vilfredo Pareto beschrieb im 19. Jahrhundert erstmals eine Gesetzmäßigkeit, wonach aufgrund einer statistischen Untersuchung 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Volksvermögens besaßen. Dieser als Pareto-Prinzip (20:80-Regel) bezeichnete Sachverhalt wird auch an folgenden Beispielen sichtbar:

20 % der Besprechungszeit bewirken 80 % der Beschlüsse 20 % der Waren bringen 80 % des Umsatzes 20 % der Zeitung enthalten 80 % der Nachrichten 20 % der Produkte erzeugen 80 % der Fertigungskosten 20 % der Mitarbeiter verursachen 80 % der Fehltage 20 % unserer Kleidung tragen wir in 80 % unserer Zeit 20 % der deutschen Steuerpflichtigen zahlen 80 % der Einkommensteuer 20 % der Weltbevölkerung verbrauchen 80 % der Papierproduktion

Das Verhältnis 20:80 trifft nicht immer punktgenau zu. In fast allen Fällen findet sich jedoch eine Annäherung an dieses Verhältnis. Übertragen auf die Arbeitssituation, besagt das Pareto-Prinzip:

Muster:

20 Prozent der Arbeiten ermöglichen 80 Prozent des Arbeitserfolgs! 20 Prozent der aufgewendeten Zeit bringen 80 Prozent der Leistungsergebnisse!

Wenn wir bereits mit den ersten 20 Prozent der investierten Zeit (= Input) 80 Prozent der Gesamtleistung (= Output) erbringen, müssen wir folgerichtig herausfinden, welche Aufgaben unsere Erfolgsverursacher sind, die wir mit der höchsten Priorität versehen.

Um einen Überblick über Ihren Aufgabendschungel zu erhalten, hilft Ihnen die ABC-Analyse. Sie teilt Ihre verschiedenen Einzelaufgaben in drei Klassen auf, und zwar nach deren Bedeutung für das Erreichen Ihrer Ziele:

A-Aufgaben = Ihre wichtigsten, schwierigsten, anspruchsvollsten und kompliziertesten Aufgaben (z. B. wichtige Besuchertermine, kurzfristige Präsentation vor wichtigen Kunden, Abstimmung der nächsten Arbeitsschritte mit dem Team), die vorrangig von Ihnen durchgeführt werden, Ihnen einen maximalen Nutzen bringen und für Ihren Arbeitsplatz von größter Bedeutung sind. Hierzu zählen auch langfristige, vor allem strategisch wichtige Aufgaben. Mit ihnen können Sie bereits jetzt an den Erfolgen von morgen arbeiten. Es handelt sich hier um nicht delegierbare Muss-Aufgaben. Sind mehrere dieser Schlüsselaufgaben zu erledigen, bestimmen Sie die Rangfolge nach der Dringlichkeit.

B-Aufgaben = durchschnittlich wichtige Aufgaben (z. B. Unterlagen für Meetings zusammentragen, Termine vereinbaren), die aber auch delegierbar sind.

C-Aufgaben = am wenigsten wichtige und eher unbedeutende Aufgaben (z. B. Vor-, Nach- und Routinearbeiten, allgemeiner Papierkram, Änderungsdienst, Ablage, Dokumentation), die aber den größten Anteil Ihrer Aufgaben darstellen, jedoch nur mit einem geringen Anteil am Wert aller Ihrer Aufgaben beteiligt sind. Diese Kann-Aufgaben sind stets delegierbar. Hier sollten Sie sich fragen, ob Ihr persönliches Engagement wirklich gerechtfertigt ist. Wollen Sie hiernach diese "Peanuts" selbst erledigen, sollten Sie Ihre leistungsschwachen Zeiten nutzen, in denen Sie sich ohnehin nicht so leicht konzentrieren können.

Zählen bestimmte Aufgaben zu Ihren favorisierten Tätigkeiten, laufen Sie Gefahr, nicht nur viel zu viel Zeit zu investieren, sondern auch die Wertigkeit zu hoch anzusetzen. Streichen Sie diese Aufgaben zusammen, auch wenn es schmerzt. Sie müssen auf Ihre Lieblingsaufgaben nicht vollends verzichten, sollten Ihr Engagement aber auf ein vernünftiges Maß reduzieren.

Die vielen eher nebensächlichen C-Aufgaben beanspruchen in der Praxis oft einen unangemessen hohen Zeitanteil, während den besonders wichtigen A-Aufgaben ein zu geringes Zeitkontingent zugestanden wird. Um die Zeitverwendung dem Wert der Aufgaben anzupassen, wäre die Zeit für A-Aufgaben zu erhöhen, indem wir die zeitraubenden C-Aufgaben besonders kritisch unter die Lupe nehmen ("entrümpeln") und ihren Anteil verringern, jedoch nicht gänzlich eliminieren. Schließlich stellen C-Aufgaben eine willkommene Abwechslung zu den Energie fressenden A-Aufgaben dar.

Möglicherweise sind Sie irritiert, dass vorstehendes Prozedere nur auf die Wichtigkeit abstellt und keinen Hinweis auf die Dringlichkeit der Aufgabenerledigung enthält. Tatsächlich spielt die Problematik von Wichtigkeit (= Ziel und Erfolg) und Dringlichkeit (= Zeit und Termin) einer Aufgabe eine große Rolle. Das Problem liegt darin, dass viele C-Aufgaben nicht sonderlich wichtig, dafür aber oft sehr dringend sind. Andererseits sind sehr wichtige Auf gaben oft (noch) nicht dringend. In der Praxis werden häufig die wichtigen A- oder B-Aufgaben, die aber noch nicht so dringend sind, zugunsten der Dringlichkeit von C-Aufgaben zurückgestellt. So bleibt nicht aus, dass immer wieder wichtige Aufgaben nach hinten geschoben und schließlich unter erheblichem Zeitdruck bearbeitet werden. Diese Erfahrung machte auch Goethe, denn er bemerkte:

Normzitat:

Das Wichtigste bedenkt man nie genug.

Da aber die unseren Erfolg ausmachenden A-Aufgaben möglichst ohne Zeitdruck und Stresseinwirkung erledigt werden sollen, machen wir uns die Grundsätze zu eigen:

Muster:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit! Das Wichtigste zuerst!

Bei Dringendem reagieren wir nur, bei Wichtigem hingegen agieren wir. Würden Sie sich der "Tyrannei des Dringenden" beugen, könnten Sie auch gleich mit Ihrer Zeitplanung kapitulieren. Würden Sie stets zuerst die eiligen Dinge erledigen, kämen Sie nicht mehr zu den wichtigen Aufgaben. Jeder Anrufer betrachtet sein Anliegen als besonders vorrangig. Viele Anfragen sind sofort zu bearbeiten und liegen anschließend wochenlang beim Empfänger achtlos herum. Eilige, möglichst gestern zu erledigende Vorgänge setzen uns gehörig unter Dampf. Diese Beispiele lassen erkennen, dass wir bei vorrangiger Berücksichtigung der Dringlichkeit nicht mehr selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten können, sondern von den Umständen getrieben arbeiten.

Die Dringlichkeit geht nur vor, wenn akute Gefahrensituationen (z. B. das Gebäude steht in Flammen, Leib oder Leben eines Menschen sind in Gefahr) bestehen, die ein sofortiges Handeln unumgänglich machen.

Ein auf den früheren US-amerikanischen Präsidenten Eisenhower zurückgehendes Entscheidungsraster erleichtert die Prioritätensetzung, in dem Aufgaben nach Dringlichkeit des Erledigungstermins und Wichtigkeit des Inhalts erfasst werden. Setzen wir diese beiden Faktoren pro Aufgabenstellung zueinander in Beziehung, ergibt sich der Bearbeitungswert:

• Wichtige und dringende Aufgaben (z. B. Krisenbewältigung, Projekte mit Zeitlimit, drängende Probleme) dulden keinen Aufschub und werden von Ihnen sofort in Angriff genommen - auch wenn Ihnen andere Dinge mehr Spaß bereiten. Alle anderen Aufgaben schieben Sie beiseite und widmen sich ausschließlich mit vollem Einsatz diesen Herausforder ungen.

• Wichtige, aber weniger dringliche Aufgaben (z. B. Planungen, Suche nach neuen Perspektiven, Beziehungsarbeit) bearbeiten Sie später. Sie...