2 Schritt-für-Schritt-Anleitung
Hinweis
Die wesentliche Aufgabe besteht darin, zu den im QM-Navigator aufgelisteten Qualitätszielen geeignete Unterlagen* zu erstellen (= Nachweise erbringen). Für jedes Qualitätsziel gibt es einen Vorschlag bzw. eine Vorlage für den Nachweis. Sie entscheiden, ob Sie Ihren ggf. vorhandenen Nachweis verwenden oder eine Vorlage des QM-Navigators für Ihre Praxis anpassen.
* Ein Nachweis kann auch ohne Dokument, z.B. mündlich erbracht werden. So könnte die Kenntnis der Mitarbeiter über das Organigramm der Praxis vor Ort erfragt werden. Siehe QMN-Nr. 2.2a
Wie schon oben beschrieben, ist das folgende Vorgehen nur ein Vorschlag und nur ein Weg, der mit dem QM-Navigator zum fertigen QM führt. Wenn Sie "einfach loslegen" wollen, weil Sie z.B. schon Erfahrung mit QM haben, so können Sie damit nichts falsch machen. Sie können bei jedem Qualitätsziel, also bei jeder QMN-Nummer beginnen. Das System kennt fast keine zwingende Reihenfolge. Sie könnten im Extremfall die zu bearbeitenden Qualitätsziele jedes Mal per Zufall auswählen. Allerdings bauen einige QMN-Nummern aufeinander auf, sodass sich durchaus aus Gründen des effizienten Arbeitens sinnvolle Einheiten ergeben.
Der vorgeschlagene Weg erfordert keinerlei Vorwissen vom Thema Qualitätsmanagement. Er leitet Schritt für Schritt zum etablierten, einrichtungseigenen Qualitätsmanagement und weiter durch die ebenfalls geforderte Weiterentwicklung Ihres QM-Systems. Bei Fragen, die sich durch die Hinweise im QM-Navigator oder bei den Vorlagen selbst nicht lösen, können Sie im Buch nachschlagen, z.B. im Glossar ? 7 oder bei den häufigen Fragen (Kap. ? 1.3) oder über das Register usw.
Die detaillierten Hinweise, Beispiele und Tipps zur Erstellung der Nachweise und zur Beschreibung der Methoden folgen in späteren Kapiteln. Auf diese Kapitel wird im Folgenden jeweils verwiesen. Dieses Kapitel besteht aus den Abschnitten:
2.1 Schritte und Meilensteine
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Lesen von Kap. ? 1zur groben Orientierung.
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Herunterladen und Abspeichern des online zur Verfügung gestellten Ordners "Qualitaetsmanagement" auf Ihren Computer
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Den Ordner "Qualitaetsmanagement" direkt in ein geeignetes Verzeichnis, z.B. "Verwaltung" kopieren.
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Dateien zusammen in einem Ordner belassen, da sonst die Hyperlinks für das Arbeiten mit der PC-Version verloren gehen.
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Enthält alle Vorlagen als editierbare Dateien.
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So können Sie die Ordner im Computer oder als Aktenordner strukturieren:
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Qualitaetsmanagement (Hauptordner)
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QM-Navigator: darin das Dokument QM-Navigator
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Nachweise: darin Vorlagen (DOKs, FBs, IPRs)
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Sonstige: darin Zusatzmaterial, z.B. auch AD-Ordner (alte Dokumente).
Downloadmaterial
Alle Vorlagen als zip-Ordner zum Download
Häufige Fragen zum Arbeitsmaterial
Ich habe Open Office / Libre Office. Kann ich die Vorlagen auch damit verwenden?
Wir haben die Vorlagen in Microsoft Office ab Version 2007 getestet. In Open Office / Libre Office kann es vorkommen, dass die Links nicht funktionieren. Wir können auch nicht sicherstellen, dass die Darstellung in Open Office / Libre Office korrekt ist.
Die Links in den Vorlagen funktionieren nicht. Was kann ich tun?
Haben Sie die heruntergeladene Zip-Datei entpackt? In Windows können Sie die Zip-Datei mit der rechten Maustaste anklicken. Wählen Sie anschließend im Menü "Alle extrahieren." aus. Es geht ein neues Fenster auf. Wählen Sie dort den Speicherplatz für Ihre Vorlagen aus. Verwenden Sie Open Office / Libre Office? Die Links funktionieren nur in Microsoft Office ab Version 2007.
Hinweis
Die Hyperlinks zwischen QM-Navigator und Nachweisen sowie die zwischen den Nachweisen funktionieren nur, wenn alle Dateien in einem gemeinsamen Ordner gespeichert sind. Sie können die Daten auch anders speichern, müssten dann aber möglicherweise die Hyperlinks neu zuweisen. Das ist nicht schwierig (s.Kap. ? 12.7), aber aufwendig.
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Option: Blitzcheck auf bereits vorhandene Nachweise in Ihrer Praxis
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Nachweise identifizieren, die in vielen Praxen bereits vorhanden sind und somit nur noch im QM-Navigator eingetragen werden müssen.
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Blättern Sie dazu zu ? Tab. 2.1.
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Es geht Ihnen nichts verloren, wenn Sie den Blitzcheck nicht machen. Im Verlauf folgt die "große" systematische Analyse der Praxis auf Erfüllung der geforderten Qualitätsziele. Dabei stoßen Sie auch auf mögliche Nachweise, die Sie "unwissentlich" bereits erbracht haben.
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Die Ergebnisse werden bei den Schritten 8 und 9 wieder aufgegriffen.
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QM-Navigator ausdrucken und durchblättern
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So bekommen Sie einen Überblick über die Qualitätsziele mit ihren Teilzielen und können gleichzeitig Notizen machen, wenn Sie entweder (nach dem Blitzcheck) weitere Nachweise entdecken, die Ihnen bereits vorliegen oder Ihnen generell etwas zu den Zielen bzw. Nachweisen einfällt.
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Es empfiehlt sich tatsächlich, wegen der Notizoption und wegen des buchstäblich besseren Begreifens, einen Ausdruck zu machen und nicht nur am Computermonitor zu schauen.
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Am Ende jedes Kapitels des QM-Navigators finden Sie eine Liste der Nachweise, die sehr individuell (z.B. unterschiedlich je nach Fachgebiet) erstellt werden müssen. Deshalb gibt es dazu keine oder nur Blankovorlagen. Lassen Sie sich dennoch nicht schrecken! Es folgen noch viele praktische Beispiele auch zu solchen Nachweisen, sodass die Erstellung unproblematisch sein sollte. Im Kap. ? 3.5 finden Sie Beispiele dazu.
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QM-Navigator-Daten im Computer kennenlernen
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QM-Navigator.doc öffnen (Word-Datei) und einzelne Vorlagen per Hyperlink ansteuern.
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Wenn Sie zur PC-Version des QM-Navigators neigen:
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Setzen, Entfernen und Bearbeiten von Hyperlinks (Kap. ? 12.7).
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Die Hyperlinks können sehr hilfreich sein, da man Dokumente direkt ansteuern kann.
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Vorlage zum Nachweis Ihrer Praxis machen: Suchen Sie sich einen Nachweis heraus, z.B. 1.2-DOK1 Terminvergabe, und tragen Sie in der Kopfzeile Ihre Daten ein.
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Aus Gründen der Transparenz und zur Fehlervermeidung ist es notwendig, jeden Nachweis als einzelnes Dokument zu führen. In der Folge ist es notwendig, jede Vorlage aus dem Fundus wie oben beschrieben zu individualisieren.
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Bei ausgedruckten Nachweisen können Sie z.B. oben rechts einen Praxisstempel setzen (evtl. zusätzlich).
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