Präsentieren auf Englisch

5. Schluss
Wie Amerikaner das Erinnerungsvermögen lenken

Auf einen Blick: Schluss

Ende der Präsentation ankündigen

Signal für Präsentationsende erzeugt Aufmerksamkeit

Wiederholen der Relevanz

»Relevanz« aus der Einleitung bestimmt, was wichtig ist

Zusammenfassen

Kurzversion des Allerwichtigsten aus der Relevanzperspektive

Danken

Erst mit dem Dank ans Publikum ist die Präsentation wirklich zu Ende

Diskussion eröffnen

5.1 Wann das Ende signalisiert wird

Aus der Praxis: Carstens »Thank you for your attention!«-Slide

Carsten, CFO bei einem großen IT-Dienstleister, ist am Ende seiner Präsentation angelangt. Nach einer Reihe von Spreadsheets und Excel-Tabellen erscheint plötzlich wie aus dem Nichts ein »Thank you for your attention!«-Slide:

Die Zuhörer wissen nicht recht, wie ihnen geschieht. Carsten ist auch verunsichert und zuckt fragend seine Schultern. Schließlich beginnt das Publikum zögerlich zu applaudieren.

Ebenso wichtig wie die Einleitung einer Präsentation ist der Schluss. Interessanterweise werden diese beiden zentralen Teile der Präsentation gerade von deutschsprachigen Vortragenden gerne vernachlässigt und oft nur ungenügend genutzt.

Bei Amerikanern ist dies genau umgekehrt. Einleitung und Schluss sind das Herz des Vortrages und werden dementsprechend umsichtig gehandhabt.

Grundsätzlich erwartet sich ein englischsprachiger Zuhörer, dass am Ende einer Präsentation eine klare und gleichbleibende Abfolge von Schritten eingehalten wird.

5.2 Was das Signal zum Präsentationsende auslöst

Aus der Praxis: Wie TV-Werbespots unterbewusst unsere Aufmerksamkeit erhaschen

Das Präsentationsende funktioniert ähnlich wie das Ende eines Werbeblocks im Fernsehen. Wir warten gespannt auf den Hauptabendfilm, müssen aber noch einige Werbespots über uns ergehen lassen. Dabei ist unsere Aufmerksamkeit natürlich gering. Plötzlich kommt die Signation, die das Ende des Werbeblocks ankündigt.

Wie auf Befehl schnellt unsere Aufmerksamkeit für den Beginn des Films nach oben. Jedoch kommt an dieser Stelle immer noch eine Werbeeinschaltung, bevor der Film wirklich beginnt. Das ist die teuerste Einschaltung, weil die Zuschauer hier keinen Werbespot mehr erwarten und allem Gezeigten höchste Aufmerksamkeit schenken.

Ähnlich ist es beim Präsentationsende. Im Grunde sind alle Zuhörer erleichtert, wenn eine Präsentation vorüber ist. Das liegt in der Natur der Sache. Erfahrene Vortragende kündigen mit Abschluss des letzten Hauptteilpunktes das Ende der Präsentation klar und deutlich an - zum Beispiel mit einem schwarzen Slide und der Aussage:

This brings me to the very end of my presentation.

oder

With this I've reached the end of my presentation.

Dabei geht die Aufmerksamkeit des Publikums noch einmal in die Höhe. Diesen Moment muss der Präsentator für seine letzte und wichtigste »Werbeeinschaltung«, also die Schlusszusammenfassung, nutzen. Diese drei bis vier Sätze garantieren, dass das Publikum das Wichtigste der Präsentation im Gedächtnis behalten wird.

5.3 Schlusszusammenfassung

Aus der Praxis: Wenn die Schlusszusammenfassung nur den Fahrplan wiederholt

Carsten, CFO bei einem IT-Dienstleister, ist sich nun der Wichtigkeit der Schlusszusammenfassung bewusst. Er signalisiert nach Abschluss des dritten, respektive letzten Hauptteilpunktes, das Ende seiner Präsentation und versucht dann, kurz das Gesagte zusammenzufassen:

With this I've reached the very end of my presentation. Let me briefly recapitulate. I gave you a short overview of our company history, followed by an analysis of our products and finally explained our organizational structure.

Leider handelt es sich hierbei um keine Zusammenfassung, sondern um die wörtliche Wiederholung der Gliederung bzw. des Präsentationsfahrplans aus der Einleitung.

Anders ausgedrückt: Hat der Fahrplan in der Einleitung sozusagen Fragen aufgeworfen, so sollte die Schlusszusammenfassung darauf Antworten geben.

• Vorsicht: Fahrplan ist nicht gleich Schlusszusammenfassung

Einleitungsfahrplan (implizierte Frage)

Antwort am Schluss

1. History = Was haben wir bereits geleistet?

z. B.: 100 Jahre Marktführer etc.

2. Products = Welche Produkte sind unsere Stärke?

z. B.: 3 Arten von Programmen

3. Organization = Wie ist unsere Firma organisiert?

z. B.: Matrixorganisation etc.

Carstens scheinbare Zusammenfassung hat aber nur die Fragen wiederholt. Hätten die Zuhörer während seines Hauptteils nicht aufgepasst, dann würden sie in Carstens »Zusammenfassung« keinerlei Antworten auf diese offenen Fragen erhalten. Es wäre so, als hätte Carsten gesagt:

Jetzt bin ich am Präsentationsende angelangt. Hättet ihr aufgepasst, dann würdet ihr jetzt Bescheid wissen, wie unsere Firma entstanden ist, was unsere wichtigen Produkte darstellen und welche Organisationsstruktur wir benutzen. Aber da ihr vorher unaufmerksam wart, werde ich euch dies jetzt zur Strafe nicht mehr verraten.

5.4 Was zusammengefasst werden soll

Aus der Praxis: Wie Carsten entscheidet, was in die Schlusszusammenfassung gehört

Wie wir gerade gesehen haben, hatte Carsten Probleme mit der Schlusszusammenfassung. Schließlich hat er dann einfach die wichtigsten Aspekte aus jedem Hauptteilpunkt in einem Satz zusammengefasst. Dies hat in seinem spezifischen Fall eine gute Schlusszusammenfassung erzeugt, muss aber nicht immer die richtige Strategie sein.

Um über den Inhalt der Schlusszusammenfassung zu entscheiden, müssen wir uns die Gesamtintention der Präsentation, also die Relevanz, noch einmal näher ansehen. Die Relevanz, die auch Carsten in seiner Präsentationseinleitung perfekt kommuniziert hatte, war folgende: Die Präsentation war für potenzielle, zukünftige Kooperationspartner auf internationaler Ebene gedacht, die einen möglichst breiten Überblick über die Firma benötigen. Mit diesen Informationen zu allen größeren Aspekten des IT-Dienstleisters sollten sich die Zuhörer dann entscheiden, ob sie eine Zusammenarbeit mit Carstens Firma eingehen wollen.

In diesem Fall war es daher klug, aus allen drei Hauptteilpunkten die jeweils wichtigste Information zusammenzufassen. Carsten hat diese Zusammenfassung besonders effizient gestaltet, indem er auch gleich noch einmal die Relevanz aus der Einleitung über eine rhetorische Frage in seine Kurzzusammenfassung miteingewoben hat:

Now, what does this mean for you as our potential business partners? In case you decide to cooperate with us, you can rely on our century-long history, our three powerful product lines and our efficient matrix-organizational structure. If we team up with you, we can count on your knowledge of the Southeast Asian market and your distribution channels in this market. Therefore, I am very confident that, together, we can become the number one players in this market within the next five years.

5.5 Die Überprüfung für den perfekten Schluss

Um die Wirkung der Schlusssequenz zu testen, stelle ich mir selbst folgende Frage: Würde ich als Zuhörer ausschließlich den Schluss hören - ohne den gesamten Hauptteil - hätte ich dann trotzdem die wichtigsten Informationen des geplanten Vortrages in komprimierter Form erhalten?

Wenn ja, dann habe ich mit großer Wahrscheinlichkeit das Ziel einer guten Schlusssequenz erreicht.

Eine effiziente Schlusssequenz kombiniert folgende Elemente:

• Thema (in Erinnerung rufen)
• Relevanz (erneut betonen)
• Zusammenfassung aller »relevanten« Inhalte

Damit erzeuge ich eine Art »abstract« oder »executive summary«, welches alles Wichtige in ein paar Sätzen prägnant umreißt.

Sprachmodul: Sample conclusion

• This brings me to the end of my presentation.
• The main objective of this presentation was to evaluate pros and cons of a new candidate screening system. The results should provide you with all the necessary facts and figures to reach a decision on this issue in next week's board meeting.
• Let me go through the major issues once more. Analyzing our old system of candidate evaluation, we came to the simple...