Personalmanagement: Gezielte Maßnahmen zur langfristigen Personalbindung

2.2 Neue Büroraumkonzepte

Mit der Verbreitung flexibler Arbeitsortkonzepte (und auch flexibler Arbeitszeitkonzepte) haben sich auch neue Büroraumkonzepte entwickelt. Neue Büroraumkonzepte dienen dazu, den jeweiligen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden, die Kommunikation und Kooperation sowie den Wissensaustausch zwischen den Beschäftigten zu fördern, das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz zu steigern sowie verschiedene Arbeitsformen, wie z. B. Teamarbeit oder Projektarbeit zu unterstützen. Zusätzlich ermöglichen viele Aufgabenbereiche eine orts- und teils auch zeitunabhängige Aufgabenbearbeitung (z. B. im Bereich von IT-Aufgaben, im Kunden- und Außendienst, bei Berater:innen, vielen kaufmännischen Tätigkeiten, neuen digitalen Aufgabenbereichen), so dass die Anwesenheit am Arbeitsplatz des Arbeitgebers nicht immer erforderlich, zweckdienlich oder von Seiten der Mitarbeitenden gewünscht ist.

Andererseits sind Büroräume für Unternehmen, vor allem in den Innenstädten, mit hohen Kosten verbunden. Wenn ein Teil der Mitarbeitenden zeitweise gar nicht im Büro und ihre Arbeitsplätze frei sind, weil sie mobil oder im Außendienst arbeiten, dann fördert dies auf Unternehmenseite ebenfalls Überlegungen, wie Büroleerstände vermieden und Bürokapazitäten optimiert werden können. Auch diese Überlegungen haben zu neuen Büroraumkonzepten geführt. Nach einem kurzen Exkurs zu traditionellen Bürokraumkonzepten werden ausgewählte neue Büroraumkonzepte im Folgenden vorgestellt.

Zu den traditionellen Büroraumkonzepten gehören

• das Zellenbüro,

• das Großraumbüro und

• das Gruppenbüro.

Das Zellenbüro, meist für eine oder zwei Personen, ist die traditionelle Büroform, die auch heute noch weit verbreitet ist. Zellenbüros haben meist standardisierte Raummaße und sind i.d.R. durch einen Gang in der Mitte des Gebäudes bzw. Stockwerkes zugänglich. (vgl. Martin 2007, S. 3). Weit verbreitet sind Zellenbüros in öffentlichen Institutionen, aber auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Vor allem als Einzelbüros haben Zellenbüros eine hohe Arbeitsplatzqualität, da in ihnen ungestört und hoch konzentriert gearbeitet werden kann, zusätzlich kann die Arbeitsumgebung individuell gestaltet werden. Nachteilig ist der hohe Flächenverbrauch und die damit verbunden hohen Bürokosten sowie die eingeschränkte direkte Kommunikation mit den Kolleg:innen, insbesondere bei geschlossenen Bürotüren. Etwas verbessert wird der direkte berufliche Austausch mit den Kolleg:innen durch die "offene Tür", die den Kolleg:innen die Ansprechbarkeit des Kollegen oder der Kollegin im Einzelbüro signalisiert. Häufig werden Zellenbüros auch für zwei Personen geplant, um die Büroflächenkosten geringer zu halten und einen fachlichen Austausch zwischen Kolleg:innen zu verbessern.

Allerdings sind Zweipersonenbüros nicht so beliebt, weil ein konzentriertes Arbeiten durch die zweite Person im Büro aufgrund unterschiedlicher Tätigkeiten vielleicht nur eingeschränkt möglich ist und auch die individuelle Büroraumgestaltung in Absprache mit beiden Kolleg:innen erfolgen muss (vgl. Martin 2007, S. 3). Gut geeignet ist das Zweiraumbüro für Beschäftigte, die das gleiche oder ein sehr ähnliches Aufgabengebiet haben, in dem sie eng zusammenarbeiten und sich so im gemeinsamen Büro gut wechselseitig absprechen können. Auch für das Job-Sharing sind Zweipersonenbüros gut geeignet.

Großraumbüro: Um die Nachteile der Zellenbüros zu vermeiden, haben viele vor allem große Unternehmen Großraumbüros eingeführt. In Großraumbüros werden viele ähnliche Aufgabenbereiche räumlich zusammengefasst, um Arbeitsprozesse und die Arbeitsorganisation zu vereinfachen und die Zusammenarbeit und direkte Kommunikation zwischen den Aufgabenbereichen und Mitarbeitenden zu fördern. Großraumbüros umfassen Räumlichkeiten ab ca. 400 qm und vermeiden bewusst Statussymbole der hierarchischen Organisation (vgl. Martin 2007, S. 5). Gut geeignet sind Großraumbüros auch für die Teamarbeit und Projektarbeit. Die einzelnen Arbeitsplätze sind meist durch Raumteiler oder flexible Trennwände (Stellwände, Regale etc.) voneinander abgegrenzt, um auch eine relativ konzentrierte individuelle Arbeit zu ermöglichen. Auch lassen sich einzelne Arbeitsplätze innerhalb des Großraumbüros recht einfach umgruppieren bzw. neu organisieren. (vgl. Martin, 2007, S. 5).

Die Vorteile von Großraumbüros bestehen in einer deutlich verbesserten direkten Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden aufgrund der räumlichen Nähe. Nachteilig wirken sich jedoch die trotz Raumteilungen recht hohe Lautstärke im Großraumbüro aus, die ein wirklich konzentriertes Arbeiten deutlich einschränkt und auch die Bearbeitung vertraulicher Arbeitsinhalte und Gespräche einschränkt. Auch die Beleuchtung (große Büroräume erfordern häufig eine künstliche Beleuchtung) sowie die nur eingeschränkte Gestaltung der Umgebungseinflüsse kann sich negativ auf das Wohlbefinden und die Konzentration der Beschäftigten auswirken. Häufig werden die abgegrenzten Arbeitsbereiche auch als einengend empfunden (vgl. Martin 2007, S. 5).

Gruppenbüro: Teils aufgrund der Nachteile der Großraumbüros haben sich zunehmend Gruppenbüros entwickelt, die mehrere Arbeitsplätze für ca. 3 bis 10 Personen mit ähnlichen Aufgabenbereichen umfassen (vgl. Martin 2007, S. 7). In Gruppenbüros werden die nachteiligen Arbeitsbedingungen und die eingeschränkten Konzentrationsmöglichkeiten von Großraumbüros vermieden, dennoch ist eine schnelle direkte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter:innen sichergestellt. Gerade für Teamarbeit und Projektarbeit sind Gruppenbüros besonders gut geeignet. Trotzdem besteht auch in Gruppenbüros die Gefahr, dass die Mitarbeitenden nur eingeschränkt konzentriert arbeiten können, da sie durch Gespräche oder Telefonate von Kolleg:innen gestört werden (vgl. Martin 2007, S. 8).

Kombibüros: Vor allem in den skandinavischen Ländern sind sogenannte Kombibüros weit verbreitet. Kombibüros verbinden Einzel- oder Zweierbüros mit einer Multifunktionszone, in der gemeinsame Besprechungen, Team- oder Projektarbeit erfolgen kann, die jedoch auch mit einem Technikpool, einem Pausenbereich mit Getränkeverfügbarkeit oder einem Archiv kombiniert sein kann (vgl. Martin 2007, S. 9). Meist sind die Einzelbüros von der Multifunktionszone durch (Glas)wände getrennt. Durch diese Bürokombination sollen die Vorteile von Großraumbüros und Zellenbüros miteinander verbunden werden. So können die Beschäftigten in den Einzelbüros ruhig und konzentriert arbeiten, für den kommunikativen Austausch mit Kolleg:innen, eine Pause oder für die Nutzung technischer Geräte ist die Multifunktionszone schnell erreich- und verfügbar. (vgl. Martin 2007, S. 9f.).

Um den Anforderungen der steigenden Flexibilisierung der Arbeit und beruflichen Zusammenarbeit gerecht zu werden, haben sich in den letzten ca. 10 Jahren neue Büroraumkonzepte entwickelt und in der Arbeitswelt etabliert. Dazu gehören insbesondere die folgenden neuen Büroraumkonzepte und Elemente von neuen Büroraumkonzepten (vgl. u.a. Dark Horse Innovation 2018):

• Open Space Büro

• Desk-Sharing

• Hot Desks bzw. Hot Desking bzw. Desk Sharing 2.0

• Hotelling und Zoning

• Thinktank

• Touchdown

• Work- und Communication Lounges

• Coffee-Corner

Open Space Büro: Das Open Space Büro oder auch Multi Space Büro ist eine neue Variante des Großraumbüros. Hier arbeiten die Mitarbeitenden in großen offenen Räumlichkeiten ohne feste Wände meist an gruppierten Arbeitsplätzen (vgl. Rassek 2020). Der Unterschied zum Großraumbüro besteht darin, dass das Open Space Büro verschiedene Arbeits- und Erholungsbereiche umfasst. So gibt es neben offenen Arbeitsplätzen (Einzel- und Gruppenarbeitsplätze) auch abgeschlossene Räume für Besprechungen, Teamarbeit, Telefonate oder Videokonferenzen (Think Tanks). Zusätzlich werden oft auch Lounges zum Entspannen oder für gemeinsame Besprechungen in entspannter "Wohnzimmer-Atmosphäre" sowie Kaffeeecken mit Stehtischen oder Sitzgelegenheiten angeboten. Teilweise werden auch Fitnessräume, Räume zur spielerischen Entspannung (z. B. Tischtennisraum, Kickerraum), Ruheräume und außergewöhnliche Arbeitsbereiche (z. B. Hängematten) in das Open Space Büro integriert. (vgl. Rassek 2020). Die Mitarbeitenden können sich jeweils diejenigen Arbeitsplätze selbst aussuchen, die sie für ihre Aufgaben gerade benötigen oder sich wünschen. Statt typischer Schreibtische gibt es häufig nur funktionale Ablageflächen für die Arbeitsmittel der Mitarbeitenden (z. B. für den Laptop oder das Tablet etc.). Die digitale Vernetzung (meist über WLAN bzw. Intranet) erlaubt die Nutzung weiterer Arbeitstechnik (z. B. Drucker, Scanner) und gewährleistet die unternehmensinterne und -externe Kommunikation.

Aus Unternehmenssicht soll das Open Space Büro die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden fördern sowie einen schnelleren direkten und umfangreicheren Wissensaustausch sowie Problemlösungen ermöglichen. Auch die Arbeitsprozesse sollen dadurch transparenter werden. Gleichzeitig können die...