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Zeitplanung und Leistungskurven: Organisieren Sie Ihren Tagesablauf
// Von Simone Janson

Wenn Sie wissen, nach welchen Kriterien Sie den Aufwand für Ihre Aufgaben bemessen, können Sie sich der eigentlichen Zeitplanung widmen. Und zwar unbedingt schriftlich.

Warum schriftlich planen weiterhilft

Eine schriftliche Planung hat mehrere Vorteile: Zum einen visualisieren Sie so Ihre Aufgaben und auch so die Zeitdauer dafür und halten dadurch Ihre eigenen Vorgaben besser ein. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie schon alles im Kopf haben. Wenn Sie Ihre Termine schriftlich fixiert haben, können Sie, wenn Sie plötzlich umplanen müssen, viel besser neue Termine festlegen und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Termine vergessen, wird geringer. Doch Planen bedeutet nicht, die Zukunft zu betonieren. Im Gegenteil: Wenn Sie flexibel auch Alternativen einplanen, können Sie auf Unvorhergesehenes besser reagieren.

Legen Sie zunächst die Reihenfolge der Aktivitäten fest. Orientieren Sie sich dabei zunächst an der Priorität, die Sie persönlich den einzelnen Aufgaben bemessen. Leider müssen Sie aber auch ein paar äußere Faktoren, zum Beispiel wann andere Menschen, mit denen Sie zusammen leben und arbeiten, Zeit haben, einkalkulieren. Überlegen Sie, auf welche Faktoren Sie gar keinen Einfluss haben (etwa Schulzeiten der Kinder) - diese sind feststehend. Andere können Sie eventuell ändern (Vielleicht Können Sie Kollegen auf einen besser passenden Termin vertrösten oder Kunden bitten, nochmal anzurufen). Erstellen Sie eine Checkliste, was Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen müssen.

Checkliste: Faktoren, die für die Zeitplanung wichtig sind

• Welche Aufgaben haben für mich Priorität? (nicht ganz fest)
• Wann haben Mitarbeiter Zeit, mit denen ich zusammenarbeiten will? (nicht ganz fest)
• Wann haben wichtige Personen Zeit, die ich erreichen muss? (feststehend)
• Wann ist es sinnvoll, dass ich für Vorgesetzte oder Kollegen gut zu erreichen bin? (kann ich festlegen)
• Wann muss der Laden geschlossen sein - Ladenschlussgesetz) (absolut feststehend)
• Wann sind die Kinder in der Schule? (absolut feststehend)
• .

Dann erstellen Sie eine Liste Ihrer Aktivitäten. Halten Sie für jede Aktivität die Zeitdauer fest. Dabei gilt: Wie lange eine Sache dauert, ist nicht unbedingt von der Aktivität abhängig. Eher gilt, dass eine Sache so lange braucht, wie Zeit zur Verfügung steht. Andersherum können Sie auch jede Aktivität mit so viel Zeit ausfüllen, wie Sie wollen. Wenn Sie sich zum Beispiel für eine bestimmte Aufgabe einen kürzeren Zeitraum geben, gehen Sie in vielen Fällen effizienter an die Sache heran.

Wie lange dauert welche Aktivität?

Beispiel: Herrn W.'s tägliche Morgenbesprechung mit seinen Kooperationspartnern zieht sich endlos: Irgendetwas findet man schon, über das man reden kann. Viel sinnvoller wäre es, für einzelne Diskussionspunkte eine bestimmte Dauer festzulegen und in diesem Zeitrahmen dann eine Entscheidung zu treffen.

Kein äußerer Einfluss bestimmt die Dauer einer Aktivität, sondern allein Sie selbst! Auch wenn es am Anfang helfen mag, sich die Richtwerte für die Planung bei anderen abzuschauen: Jeder braucht unterschiedliche lange für dieselbe Aktivität. Wenn Ihnen also andere Menschen erzählen, sie hätten in drei Tage das komplette Projekt und organisiert und in einem weiteren das komplette Büro aufgeräumt oder würden jeden Tag 14 Stunden arbeiten: Lassen Sie sich davon nicht drängeln. Sie haben Ihren eigenen Rhythmus, denn Sie sind ja auch jemand anderes und Ihr Unternehmen ist ein anderes. Was andere Leute machen, kann für Sie anfänglich ein Richtwert sein. Entwickeln Sie Ihren eigenen Planungsstil.

Den Tagesablauf planen - so gehts

Planen Sie Ihren Tagesablauf nicht zu voll. Planen Sie als Faustregel etwa 60 Prozent fest ein und lassen Sie 40 Prozent des Tagesablaufs frei für Unerwartetes und Spontanes. Diese Richtwerte können natürlich je nach Aufgaben, Projekten und auch Tagesform variieren. Dennoch bieten Sie eine erste Orientierung.

Möglicherweise schaffen Sie es nicht gleich, für alle Aktivitäten gleich den richtigen Zeitaufwand einzuplanen. Lassen Sie sich dadurch nicht frustrieren. Wenn Sie gemerkt haben, dass Sie für eine Aktivität mehr als die anberaumte Zeitdauer gebraucht haben, planen Sie beim nächsten Mal einfach etwas mehr Zeit. Wenn Sie dann wieder nicht hinkommen und entweder zu viel oder zu wenig Zeit haben, planen Sie um. Sie werden sehen, mit der Zeit bekommen Sie Erfahrung damit, wie viel Zeit Sie für eine Tätigkeit brauchen und Ihre Planung wird immer exakter. Wichtig ist daher vor allem am Anfang, dass Sie genug Pufferzeiten einplanen. So könnte nun ein optimaler Tagesplan aussehen:

Konsequent bei der Sache bleiben

Wichtig ist, dass Sie konsequent bei der Sache bleiben: Wenn Sie mal planen und mal nicht, kommen Sie nicht zum gewünschten Ergebnis. Sie müssen sich auf Ihren Zeitplan verlassen können. Montags vormittags haben Sie beispielsweise nichts in Ihrem Plan eingetragen. Wenn Sie jetzt erst überlegen müssen, ob nicht vielleicht doch etwas war, haben Sie Ihren Zeitplan nicht konsequent genug angewendet. Wichtig ist daher: Sie schauen in Ihren Kalender und wissen auf den ersten Blick: Montagmorgen ist noch ein Termin frei! Auch wenn sich Termine und Adressen ändern, müssen Sie die Daten umgehend aktualisieren. Das kostet zwar zunächst Zeit, hilft Ihnen aber, Planungs- und Organisationschaos zu vermeiden. Leistungskurven einplanen

Beispiel: Eigentlich wollte ich doch noch so viel machen", denkt Herr D. entsetzt nach einem Blick auf die Uhr. Aber die Arbeit will und will ihm nicht von der Hand gehen. "Und dabei war ich doch heute morgen so motiviert", ärgert er sich über sich selbst.

Kontinuierliches Arbeiten ist eine Illusion

Auch wenn es schön wäre: Niemand kann an einem Tag kontinuierlich arbeiten. Mal geht es besser und mal geht es schlechter. Das ist abhängig vom Arbeitsaufkommen, den persönlichen Gewohnheiten, der Ernährung, aber auch davon, wie Sie geschlafen haben und was Sie zuvor gemacht haben. Tatsache ist jedoch: Ihr Körper hat seine Leistungshochs und - tiefs. Und danach sollten Sie sich richten, denn in den Hochphasen arbeiten Sie nun mal besser, während der Tiefs jedoch kriegen Sie manchmal einfach gar nichts hin oder machen einen Fehler nach dem anderen.

Doch auch wenn natürlich äußere Ereignisse Ihre Leistungsbereitschaft beeinflussen und auch mal spontan verändern können (denken Sie nur an den Adrenalinkick, den Sie bei einer positiven Nachricht bekommen), verläuft Ihre Leistungskurve doch in einer gewissen Regelmäßigkeit, so dass Sie danach planen können. Wenn Sie nun Ihren Zeitplan nach diesem natürlichen Tagesrhythmus ausrichten, können Sie Ihre Produktivität erheblich verbessern. Grundsätzlich verläuft dieser Tagesrhythmus bei jedem Menschen ähnlich:

Leistungskurven und -höhepunkte

Morgens, etwa gegen 10, erreichen meisten Menschen ihren Leistungshöhepunkt. Ein Morgenmuffel erreicht seinen Höhepunkt vielleicht etwas später, aber auch er ist morgens besonders produktiv. Vormittags haben Sie daher die besten Voraussetzungen, sich zu konzentrieren und sich auch mit schwierigen Problemen auseinanderzusetzen. Einen solchen Leistungshöhepunkt haben Sie während des gesamten Tages nicht mehr. Wenn Sie beispielsweise kreativ arbeiten wollen, sollten Sie diese Zeit nutzen, um alle Ideen zu sammeln und aufzuschreiben, die Ihr Gehirn im Schlaf ausgebrütet hat. Dadurch geraten Sie in einen regelrechten Arbeitsfluss. Wichtig ist, dass Sie diese Energie nutzen, um sich ganz auf die Sache zu konzentrieren, und dass Sie Störungen, etwa durch das Telefon, Kollegen und Vorgesetzte möglichst vermeiden. Halten Sie früh am Morgen besser keine langatmigen Besprechungen ab, denn jetzt sind die meisten Menschen auf Power und Konfrontation eingestellt, für Kompromisse bleibt da wenig...