Schweitzer Fachinformationen
Wenn es um professionelles Wissen geht, ist Schweitzer Fachinformationen wegweisend. Kunden aus Recht und Beratung sowie Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Bibliotheken erhalten komplette Lösungen zum Beschaffen, Verwalten und Nutzen von digitalen und gedruckten Medien.
Der elektronische Briefkasten ist bei zahlreichen Fach- und Führungskräften chronisch überfüllt, die Anzeige "eMail-Eingang" lenkt zigfach am Tag von der eigentlichen Arbeit ab und zudem erhält man Nachrichten, die einen weder interessieren noch einen Informationszugewinn verschaffen.
Aber natürlich ist es auch andersherum wichtig, dass Sie die Empfänger Ihrer eMails ebenfalls nicht stöhnen, wenn diese E-Post von Ihnen erhalten. Wie das geht, erfahren Sie nun.
Fragen Sie sich, ob der Empfänger Ihre eMail wirklich benötigt. Ob es tatsächlich erforderlich ist, eine eMail zu versenden oder nicht, kann man ganz einfach mit der sogenannten "Stockwerksfrage" klären: Würden Sie diese eMail auch dann noch abschicken, wenn Sie sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher auf den Tisch des Empfängers legen müssten?
Falls Sie diese Frage nicht aus vollem Herzen bejahen können, spricht viel dafür, dass die eMail eigentlich unnötig ist. Dann sollten Sie es lassen. Überlegen Sie zudem, ob eine eMail überhaupt das richtige Medium für Ihre Nachricht ist oder ob nicht andere Formate (Brief, Anruf, Fax) eher für Ihr Anliegen geeignet wären.
Bevor Sie eine eMail verfassen, sollten Sie prüfen, ob es sich um vertrauliche oder persönliche Informationen handelt. Wenn ja: Sehen Sie davon ab, diese per eMail zu versenden. Sie wissen nie, welchen Weg eine eMail nimmt. Mit wenigen Mausklicks ist diese weitergeleitet und landet eventuell bei Empfängern, für die der Inhalt nicht bestimmt ist.
Dies ist die wichtigste und für manchen auch schwierigste Aufgabe beim Schreiben von eMails: Mit wenigen Worten auszudrücken, worum es geht. Das erste, was der Empfänger liest, ist die Betreffzeile. Diese und der Name des Absenders sind die beiden bedeutendsten Kriterien für den Empfänger, um die Wichtigkeit einer Mail zu beurteilen.
Zudem gilt: Je aussagekräftiger die Betreffzeile ist, desto einfacher hat es der Empfänger, die Kerninhalte der Nachricht auf einen Blick zu erfassen; und desto leichter fällt es, die Mail zu archivieren beziehungsweise im Bedarfsfall in einem Verzeichnis wieder zu finden.
eMails werden allzuoft nachlässig geschrieben und genau so sorglos versendet - schließlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben eMails heute auch im Geschäftsbereich Briefe so gut wie verdrängt. Daher ist es wichtig, auch beim eMail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen.
Deshalb: Schreiben Sie eine lange Betreffzeile - je länger der Betreff ist, desto präziser können Sie den Empfänger informieren. Also zum Beispiel statt "Bestellung" wäre besser "Offene Punkte zur Bestellung vom 23.02.2010".
Verwenden Sie, wenn möglich, Verben - so wird deutlicher, worum es geht. Also statt "Versandbestätigung" schreiben Sie "Ihre Bestellung vom 11.02.2010 wurde versandt". Erwähnen Sie zudem in der Betreffzeile - dort, wo es sinnvoll ist -, was der Empfänger zu tun hat ("Zur Info", "Mit der Bitte um Erledigung") und welche Dringlichkeit Ihre eMail besitzt.
Im Körper Ihrer eMail werden Detailinformation genannt und Antworten auf die "W-Fragen" gegeben:
Wie Sie sicher schon häufig selbst erfahren mussten, sind lange, inhaltslose Texte kein Lesevergnügen. Lassen Sie deshalb alle formellen Ausdrücke weg, formulieren Sie also beispielsweise bei einem Redebeitrag nicht "Der Vorstand sprach das Thema Finanzen an", sondern "Der Vorstand kündigte an, dass.".
Der Fuß einer eMail enthält (zusätzliche) Serviceinformationen, Angaben zum Unternehmen beziehungsweise Absender ("Footer") und die Kontaktdaten des Presseverantwortlichen. Bei den Serviceinformationen sollten Sie eventuelle Eintrittskosten bei Veranstaltungen oder Kosten für Broschüren unbedingt angeben.
Den Veranstaltungsort nennen Sie eindeutig mit Straße, Hausnummer und Ort, bei Terminen sollten Sie den Wochentag ergänzen.
Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heißt: Nennen Sie zunächst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den Schrägstrich "/" oder die Pfeiltaste ">".
Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: "Weiterbildung Azubis > Seminar 'Karriereführerschein' > Bitte um Terminvorschläge".
Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine eMail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemäß die Ausführungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natürlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.
Der "Lead" ist eine Zusammenfassung zu Beginn der Pressemitteilung. Er beinhaltet die zentrale Aussage oder Information zum Thema und nennt die Quelle (". teilt die XY GmbH mit."). Der Lead sollte nicht länger als drei Sätze sein.
Der Hauptunterschied zwischen Brief und eMail ist - neben der Zustellgeschwindigkeit - die Länge. Mails sind in der Regel kürzer als Briefe. Fassen Sie sich daher so kurz wie möglich. Allerdings darf dabei weder Sinn noch Höflichkeit verloren gehen.
Verzichten Sie auf Abkürzungen (wie "SgDH" und "MfG"), auch wenn diese geschäftsüblich sein sollten. Das gleiche gilt für kryptische, oft englische Abkürzungen (wie "fyi" oder "eom") oder SMS-Akronyme (wie "LG" oder "10q").
Verwenden Sie (auch bei internen eMails) freundliche Anreden.
Vermeiden Sie in geschäftlicher Korrespondenz Smileys oder andere Icons. Ein ";-)" darf durchaus unter vertrauten Kollegen benutzt werden, nicht jedoch bei fremden Empfängern.
Machen Sie Absätze, um Ihre Mail zu gliedern.
Strukturieren Sie Ihren Text - verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Nummerierungen. Der Empfänger hat es dann leichter, Ihnen zu antworten, da er sich auf Nummern beziehen kann ("Zu Punkt 3 teile ich Ihre Auffassung, dass.").
Zitate sind ein Stilmittel, mit dem Sie Pressemitteilungen interessant und abwechslungsreich machen können - aber Langweiliges wird auch als Zitat nicht kurzweiliger.
Ein Zitat ist dann berechtigt, wenn es etwas vermittelt, das nur die Person oder die von ihr vertretene Institution liefern kann, wie etwa eine Meinung oder Bewertung, Erfahrungen, Absichten oder Prognosen.
Auch hier gilt Ähnliches wie bei Briefen: Am Ende Ihrer eMail sollte der Empfänger genau wissen, was er nun zu tun hat (oder eben auch nicht).
Beenden Sie Ihre eMail grundsätzlich mit einer Grußformel. Gönnen Sie Ihrem Empfänger mehr als ein schlichtes "Gruß, Daniel Mayer" und setzen Sie noch ein verbindliches Wort davor, also etwa "Viele Grüße", "Schöne Grüße" oder "Freundliche Grüße".
Die Signatur enthält Ihre wichtigsten Kontaktdaten, nämlich Titel, vollständigen Namen, Adresse, Telefon, Telefax, eMail- und Internet-Adresse. Legen Sie Ihre Signatur so an, dass sie maximal 40 Zeichen breit ist.
Wenn Sie Ihre eMail-Adresse mit dem Vorsatz "mailto:" (also etwa "mailto:fahrlehrer@dafler.de") versehen, dann ist Ihre Adresse verlinkt und der Empfänger kann durch einen Klick sofort eine leere eMail an Sie öffnen. Ihre Internet-Adresse sollten Sie ebenfalls komplett ausschreiben.
Viele eMail-Schreiber sind der Ansicht, elektronische Post bedürfe keiner Korrektur. Weit gefehlt! Wie bereits gesagt, sollten eMails formal und inhaltlich mit derselben Sorgfalt wie Briefe behandelt werden. Dazu zählt auch eine gewissenhafte Korrektur, und zwar im Hinblick auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form.
In diesem Zusammenhang ein Wort zur Form beziehungsweise zum Layout: Wie bei allen anderen (konventionellen) Formen schriftlicher Kommunikation, gilt auch bei eMails der Grundsatz: je einfacher, desto besser. Schreiben Sie also im reinen Textformat und verzichten Sie auf die HTML- oder Rich-Text-Format-Darstellung. Was auf Ihrem PC gut aussieht, mag auf einem anderen Bildschirm verzerrt oder falsch dargestellt werden - dies kann nicht passieren, wenn Sie Ihre eMail "ungeschminkt" versenden.
Auch für eine eMail gilt am Ende natürlich: korrigieren! Prüfen Sie die Korrektheit von Inhalt, Formalien, Rechtschreibung und Zitaten.
Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Flott eine Nachricht mit salopper Anrede oder persönlichen Informationen getippt, weg damit - und dann haben Sie erst gemerkt, dass die eMail an die falsche Adresse ging? Peinlich. Und vermeidbar! Ein paar Tipps, damit Ihre eMails nicht für die Tonne sind.
Erst ganz am Ende Ihrer eMail sollten Sie den oder die Empfänger in das "An"-Feld eintragen. Warum? Zum einen schützen Sie sich...
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