12 Kommunikations-Regeln für den Berufsalltag: Knigge für den Karriere-Erfolg
// Von Simone Janson
Verständlich kommunizieren zu können, gehört heute zu den Grundlagen einer erfolgreichen Karriere, gerade auch in Zeiten digitaler Medien. Dass dies längst nicht so selbstverständlich ist wie viele meinen, versteht man immer dann, wenn es schief geht. 12 Tipps um die gängigsten Fehler zu vermeiden.
Grund für Missverständnisse
Deutsche Sprache, schwere Sprache - das gilt selbst für Muttersprachler. Denn die Wahrscheinlichkeit, beim Sprechen in ein Fettnäpfchen zu treten, ist groß. Und das kann gerade im Berufsalltag so richtig peinlich werden.
Nicht immer verstehen andere Menschen uns genau so, wie wir es meinen. Ganz klassisch ist das Mittagspausen-Beispiel: "Oh, es ist schon zwölf Uhr" sagt Kollege Meier und meint: "Mensch, wir haben so super gearbeitet und uns die Mittagspause redlich verdient". Doch Kollegin Müller versteht etwas anderes, nämlich: "Wir waren so langsam und jetzt ist es schon 12 Uhr" - und ist prompt eingeschnappt.
Auf das Verhältnis der Gesprächspartner kommt es an
Der Grund für solche Missverständnisse liegt darin, dass Kommunikation nicht nur auf einer sachliche Ebene abläuft. Das bedeutet: Bei jeder Aussage hörenwir nicht nur den reinen Inhalt - in unserem Beispiel die Zeitangabe "Es ist 12 Uhr", sondern interpretieren meist noch etwas hinzu.
Was, hängt wiederum davon ab, in welcher Beziehung wir zu dem Sprecher emotional und sozial stehen: Wir hören zwar auf der Sachebene, was gesagt wird, verstehen aber auf der Beziehungsebene etwas anderes. Dass Frau Müller über die Aussage Ihres Kollegen Meier beleidigt ist, sagt viel über das Verhältnis der beiden zueinander aus: Offenbar wird Sie von ihm öfter kritisiert und wertet daher selbst harmlose Aussagen als Kritik.
Missverständnisse können zu Problemen führen
Auch wenn dieses Beispiel noch relativ harmlos ist - gerade im Berufsalltag können solche Missverständnisse zu ernsten Problemen führen. So fragt Kollege Meier in der Mittagspause Kollegen Schmitt, der vor wenigen Wochen befördert worden ist: "Na, sind Sie zufrieden in Ihrer neuen Position?" Er ist einfach nur neugierig und will Small Talk betreiben.
Kollege Schmitt jedoch, der gerade mit ernsten Schwierigkeiten zu kämpfen hat, fühlt sich angegriffen, weil er glaubt der Kollege wolle ihm die Position streitig machen. Von nun an will er ihn ganz genau im Auge behalten. Die kleine Frage hat nachhaltig die Arbeitsatmosphäre zwischen den beiden vergiftet.
12 Kommunikationsregeln für den Job
Um solche Probleme zu vermeiden, sollte man sich vor allem im Job an bestimmte Kommunikationsregeln halten. Denn die helfen, Fettnäpfchen zu umgehen. Stern.de zeigt, worauf man in unbedingt achten sollte, wenn man nicht anecken will.
- Anrede - nie zu vertraulich: Als Fremder sollte man Menschen, die man nicht kennt, auch nicht anreden, als würde man einen vertrauten Umgang mit ihnen pflegen. Das gilt besonders bei verschiedenen Hierachieebenen oder großen Altersunterschieden. Beispielsweise sollte man eine Erwachsene Person nie ohne deren Einverständis duzen oder mit einem Kosenamen anreden. Solche Respektlosigkeiten wirken immer herablassend.
- Vorstellung - auf die Reihenfolge kommt es an: Wer zu geschäftlichen Anlässen zwei Menschen einander vorstellt, sollte sich streng an die Hierachie halten. Dabei gilt: Die rangniedere Person wird der ranghöheren zuerst vorgestellt. Ist der Ehepartner dabei, leitet sich dessen Hierachiestufe von der ihres Partners ab. Die Sekretärin wird also dem Geschäftsführers und seiner Frau zuerst vorgestellt - und dann umgekehrt. Gleiches gilt für Kunden: Ihnen wird als erster das Recht zugestanden, zu erfahren wie die Mitarbeiter heißen. Bewährt haben sich dabei Formulierungen wie "Darf ich vorstellen" oder "Darf ich mich vorstellen". Die Frage "Gestatten" gilt mittlerweile auch im Business als veraltet.
- Vorstellung ohne Hierarchien: Wenn es keine Hierachien gibt - etwa unter gleichrangigen Kollegen - gelten die Regeln wie im privaten Bereich. Das bedeutet: Der Herr wird der Dame zuerst vorgestellt, ebenso der jüngere Kollege dem älteren. Achtung: Keine dieser beiden Regeln hat vorrang vor der anderen. Wenn also eine jüngere Dame einem älteren Kollegen vorgestellt wird, muss man intuitiv entscheiden, welche Regel Vorrang hat. Übrigens: Ab fünf Personen in einer Runde wird das alles zu kompliziert. Dann braucht man sich nicht mehr um Hierachien, Geschlecht oder Alter zu kümmern, sondern die Vorstellung erfolgt Reihum - wobei sich neu hinzugekommene Personen zuerst vorstellen.
- Du oder Sie? In anderen Ländern hat es sich längst eingebürgert, andere Menschen unterschiedslos zu dutzen. In Deutschland hingegen ist das Sie immer noch üblich - was zu einigen Poblemen führen kann. Kinder und Jugendliche werden geduzt, als Altersgrenze gilt dabei in er Regel der 16. oder 18. Geburtstag. Erwachsene sagen hingegen immer "Sie", außer sie sind verwandt, befreundet, gut bekannt oder kennen sich seit der Kindheit. Im geschäftlichen Umfeld entscheidet die Hierachie darüber, wer wem das "Du" anbieten darf, das heißt die höher stehende Person bietet das "Du" an - nicht umgekehrt. Sind keine Hierachien vorhanden geht es nach Alte und Geschlecht, sprich: Der Ältere bietet dem Jüngeren das "Du" an, die Dame dem Herren. Meist wird dabei mehr Rücksicht auf das Alter genommen.
- Ein Du ablehnen? In Gruppen kann es manchmal sinnvoll sein, wenn ein Mitglied für die gesamte Gruppe das "Du" vorschlägt. Dazu sollte man sich aber bereits gut kennen, damit man sicher gehen kann, niemanden zu überrumpeln, denn ein Du kann man nur sehr schwer wieder zurücknehmen. Umgekehrt kann man ein Angebot, sich zu duzen, auch höflich ablehnen, etwa: "Seien Sie mir nicht böse, aber ich bleibe im Kollegenkreis lieber beim Sie. Ich weiß Ihr Angebot als Vertrauensbasis aber sehr zu schätzen." Um von Vornrein Missverständnisse zu vermeiden, kann man auch gleich zu Beginn einer Bekanntschaft klarstellen, wie man sich anredet: "Ich schlage vor, wir bleiben beim Sie, bis wir uns etwas besser kennen." Eine elegante Lösung ist auch das so genannte Hamburger Sie - die Anrede mit dem Vornamen, aber mit "Sie".
- Abschied: Auch beim Verabschieden gelten bestimmte Gepflogenheiten. Gerade bei einem Meeting, einem Seminar oder einem Geschäftsessen kann man nicht einfach gehen, wann es einem beliebt. In der Regel muss man das Signal zum Aufbruch abwarten, das der Moderator, Dozent oder Gastgeber einläutet. Wer schon vorher weiß, dass er früher gehen muss, sollten Sie das Vorab mitteilen und eine gute Begründung mitliefern.
- Veranstaltungen klar beenden: Wer selbst Moderator oder Gastgeber ist, sollte eine Veranstaltung mit klaren Worten beenden und nicht etwa demonstrativ auf die Uhr Schauen. Empfehlenswert sind Sätze wie: "Damit sind wir am Ende unserer Veranstaltung angekommen. Ich bedanke mich herzlich für Ihre Aufmerksamkeit."
- Kritisieren ohne zu verletzen: Wer Kritik äußert, sollte zwei Dinge beachten: Die Kritik sollte nicht emotional, sondern sachlich vorgetragen werden. Pauschalisierungen wie "Sie sind immer so." sollten vermieden werden. Und: Kritik sollte möglichst unter vier Augen geäußert werden. Denn er einen anderen Menschen beispielsweise im Kollegenkreis kritisiert, verspielt dabei leicht Sympathien. Denn der kitisierte wird den Vorfall als Bloßstellung werten. Wer mehrere Personen kritisieren möchte, kann dies auch in der Gruppe tun. Allerdings sollte dabei niemand zum Sündenbock werden.
- Fremd- und Fachwörter sparsam verwenden: Auch im Berufsalltag gilt: Vorsicht mit Fachbegriffen. Zwar kann man im Job mehr als im normalen Alltag davon ausgehen, dass die Gesprächspartner die Fachsprache auch verstehen. Dennoch besteht immer die Gefahr, dass andere Menschen sich durch Fremdwörter oder Anglizismen, die sie nicht verstehen, ausgeschlossen werden. Daher sollte man vor allem dann, wen gute deutsche Wörter zur Verfügung stehen, diese auch verwenden. Von "save the date" statt von Terminvereinbarung zu sprechen, kann - und dies ist nur ein Beispiel - schnell lächerlich oder eingebildet wirken.
- Nur nicht zu neugierig: Als unpassend wird auch übertriebene Neugierde empfunden. Ein besonderer Fauxpas ist beispielsweise die Frage nach dem Partner- oder Kinderwunsch. Aber auch Fragen nach der Lebensplanung, nach der persönlichen Zufriedenheit, Gesundheit, Sex oder persönlichen Ängsten und Sorgen sollten vermieden werden - außer der betreffende beginnt von selbst mit dem Thema. Ansonsten kann man mit solchen Fragen sehr gut ins Fettnäpfchen treten - zumal nicht aus persönlicher Anteilnahme gefragt wird, sondern nur um die Sensationslust zu stillen.
- Ich rede, also bin ich? Als ebenso unpassend gilt das Gegenteil: Nur über sich zu reden und davon auszugehen, dass andere die eigenen Ansichten teilen. Doch nicht jeder interessiert für sich die Eigenen Errungenschaften, Karrierestationen, Statussymbole oder Erfolge beim anderen Geschlecht - schon gar nicht wenn daraus abendfüllende Monologe werden. Das wirkt eher lächerlich als beeindruckend. Ebenso unangenehm sind Leute, die die eigenen Fähigkeiten als allgemeinen Bildungsstandard ansehen und anderen damit ein Gefühl von Unterlegenheit vermittlen, etwa: "Was, Du hast diesen Film nicht gesehen.". Auf diese Weise wird schnell eine ungezwungene Gesprächsatmosphäre zerstört.
- Zu viel Förmlichkeit vermeiden: Manche Menschen schießen in dem...
