Kapitel 2
KatastrophenProjekte
"Werden die 7 Grundprinzipen erfolgreicher Projekte nicht eingehalten dann besteht die Gefahr, dass sich Projekte zu KatastrophenProjekten entwickeln."
KatastrophenProjekte
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Projektziel verfehlt, Projekt-Wunschliste, Kosten explodieren, Management ratlos, Stakeholder verzweifelt, Projektleiter-Wechsel, Fertigstellung ungewiss, Projektteam frustriert!
KatastrophenProjekte
Die Eigenschaften von KatastrophenProjekten:
1.) Das Projektziel wird verfehlt
2.) Das Projektziel mutiert zu einer Projekt-Wunschliste
3.) Die Kosten explodieren
4.) Die Fertigstellung ist ungewiss
5.) Der Projektleiter wird gewechselt
6.) Das Projektteam ist frustriert
7.) Das Management ist ratlos
8.) Die Stakeholder sind verzweifelt
Die Hauptursache
Verletzung oder Nicht-Einhaltung der "7 Grundprinzipen erfolgreicher Projekte".
Wie entwickeln sich KatastrophenProjekte?
KatastrophenProjekte entwickeln sich langsam.
Ich kenne kein Projekt, das von Anfang an als KatastrophenProjekt geplant war! Hinter allen Projekten steht anfangs die gute Absicht, alles richtig zu machen um das Projektziel zu erreichen. Doch wie kommt es dann, dass sich Projekte zu KatastrophenProjekten entwickeln?
Eine Ursachen-Übersicht
KatastrophenProjekte haben oft ein undurchsichtiges Projektziel, bergen Planungsfehler, wurden unprofessionell gestartet oder wichtige Stakeholder verfolgen unterschiedliche Projekt- Ziele und Interessen.
Ursache Projektziel
Wird das Projektziel nicht eineindeutig und "messbar" definiert, dann kann es leicht zu einer "Projekt-Wunschliste" mutieren. Eine Projekt-Wunschliste ist nicht eineindeutig und hat mehrere Projektvisionen, die den geplanten Kosten-, den Zeitrahmen und die erforderlichen Ressourcen stark beeinflussen. Der ProjektQuader vergrößert sich zusehends: Der Projektumfang (ProjektQuader -Volumen) steigt, die Kosten steigen und die Projektlaufzeit verlängert sich.
Ursache Planungsfehler
Werden Fehler in der Planung, während der Planungsphase nicht sofort erkannt und behoben, dann hat dies einen starken Einfluss auf den weiteren Projektverlauf. Planungs-, Engineering- und Designfehler können am Projektanfang meist noch (kostengünstig) korrigiert werden. Im weiteren Projektverlauf wird dies jedoch immer schwieriger, teurer und zeitaufwendiger. Das Projekt entwickelt sich zu einem KatastrophenProjekt!
Ursache Projektstart
"80% des Projekterfolgs wird durch den Projektstart bestimmt!" Wird ein Projekt nicht professionell gestartet, dann besteht die Gefahr, dass es sich zu einem KatastrophenProjekt entwickelt: Der Projektleiter hat nicht die erforderlichen Erfahrungen oder Kompetenzen, das Projektteam ist der Aufgabe nicht gewachsen, oder die Management-Unterstützung fehlt. Die Kosten explodieren, der Fertigstellungstermin ist ungewiss, der x-te Projektleiter soll das Projekt zum Abschluss bringen, die wichtigen Stakeholder (besonders der Kunde/Auftraggeber) sind verzweifelt, das Management ist ratlos und das Projektteam ist frustriert.
Ursache (Projekt-) Stakeholder
Verfolgen die wichtigen Projekt-Stakeholder (wie z.B. Auftraggeber, Kunde, Auftragnehmer, Anwender) unterschiedliche "Projektziele" (im Grunde genommen dürfte es nur EIN Projektziel geben!) und beeinflussen das Projekt entsprechend, dann mutiert das Projektziel zu einer Projekt-Wunschliste.
KatastrophenProjekte sind oft weit vom Projektziel entfernt!
Das Projektziel wird verfehlt, die Kosten explodieren, die Fertigstellung ist ungewiss, der Projektleiter wird gewechselt, das Projektteam ist frustriert, das Management ist ratlos und die Stakeholder sind verzweifelt!
Medien berichten immer wieder über sogenannte "KatastrophenProjekte". Je größer und komplexer ein Projekt ist, desto höher ist das Risiko, dass sich daraus ein KatastrophenProjekt entwickelt. KatastrophenProjekte befinden sich in einem dauernden Eskalations-Modus.
Warum ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sich Groß- und komplexe Projekte oft zu KatastrophenProjekten entwickeln? Die Antwort liefert die "Projektanalyse": Erfolgreiche Projekte erfüllen alle 6 UND-Funktionen, erfolglose Projekte scheitern an 1 bis 6 ODER-Funktionen. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns auf ein Vielfaches.
Läuft ein KatastrophenProjekte im Eskalationsmodus, dann ist das Management und das Projektteam oft hilf- und ratlos! Wie dieser Eskalationsmodus wieder verlassen werden kann zeigt der nachfolgende Abschnitt.
KatastrophenProjekte managen
"KVP im Projekt" bietet eine praxiserprobte Methode, KatastrophenProjekte aus der Eskalation zu führen!
KatastrophenProjekte laufen in einem dauernden Eskalations-Modus. Eine erfolgreiche De-Eskalations-Methode basiert auf dem Grundprinzip "KVP im Projekt" (zu finden auch im Kapitel "7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte"). Die nachfolgende De-Eskalations-Methode hat sich in vielen meiner Groß-Projekte bestens bewährt.
Was nutzt eine ausgeklügelte akademische Strategie oder Methode, wenn sie nicht praxistauglich ist?
Grade wenn ein Projekt im "Eskalations-Modus" läuft ist es wichtig, zielgerichtet und stringent zu agieren. KVP ist die bekannte Abkürzung für "Kontinuierlicher-Verbesserungs-Prozess". KVP ist mit dem japanischen Kaizen vergleichbar. Kaizen wurden in den 50er Jahren des 20. Jahrhunderts bei der Firma Toyota zur Qualitätsverbesserung eingeführt und hat sich in der Praxis sehr gut bewährt.
Der Erfolg von Kaizen und KVP hat bis heute Bestand und ist ein wesentlicher Qualitäts-Baustein.
KVP umfasst in Summe 12 aufeinander folgende Schritte, von der Festlegung des Arbeitssystems, bis hin zur Prüfung der implementierten Lösung.
Meine Erfahrung hat gezeigt, dass das nachfolgend vorgestellte 7-Stufen-Modell im Projektmanagement recht praxistauglich ist:
De-Eskalation von KatastrophenProjekten
KatastrophenProjekte haben oft nicht nur ein Problem! Die erforderlichen De-Eskalations-Schritte:
1.) Problemdefinition
2.) "Erste Hilfe" (Schadenseindämmung)
3.) Ursachenanalyse des Problems
4.) Suche möglicher (Problem-) Lösungen
5.) Auswahl der "besten Lösung"
6.) Entwicklung und Prüfung der "besten Lösung"
7.) Integration der "besten Lösung" im Projekt
De-Eskalation von KatastrophenProjekten
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KatastrophenProjekte befinden sich oft in einem dauerhaften Eskalations-Modus!
Ein KatastrophenProjekt hat sehr oft nicht nur ein Problem sondern das berühmte "Bündel von Problemen".
Im internationalen Projektmanagement wird statt dem Begriff "Problem" oft das Wort "Issue" verwendet. Per Definition gehört zu dem Begriff "Problem" auch die "Lösung", daher das Wort "Problemlösung". Das englische Wort "Issue" für Problem ist von der Bedeutung her etwas schwächer und hört sich vielleicht auch eleganter an. Im weiteren Verlauf und zum besseren Verständnis wird der Begriff "Problem" gewählt.
Der dauernde Eskalations-Modus von KatastrophenProjekten beruht oft auf einem Bündel von Problemen!
Bei einem Problembündel müssen die Probleme einzeln analysiert, bewertet und priorisiert werden.
1.) Die Dringlichkeit der Probleme ermitteln, 2.) die Schadenshöhe der Probleme bewerten, 3.) leicht zu lösende Probleme vorrangig bearbeiten und 4.) schwer zu lösende Probleme ausführlich analysieren.
Leicht zu lösende Probleme, die schnell und sicher gelöst werden können, beseitigen oft auch Nachfolgeprobleme von größerer Tragweite.
Wie im Kapitel "7 Grundprinzipien - KVP im Projekt" ausgeführt, gibt es ein spezielles "Ursachen-Wirkungs-Diagramm", nach dem Erfinder auch Ishikawa-Diagramm genannt. Das Ishikawa-Diagramm sieht aus wie ein Fischskelett mit Gräten. Das Ishikawa-Diagramm lässt sich gut zur Analyse der Probleme verwenden. Jede Gräte entspricht einem Haupt-Problem und weiteren Neben-Problemen, (kleinere Gräten) sowie deren Auswirkungen.
Die Analyse und Bewertung des "Problem-Bündels" liefert einen detaillierten Problem-Plan mit Priorisierung der einzelnen Probleme.
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Liegt der Problem-Plan vor, dann hat die Projektleitung zumindest einen guten Überblick und kann nach der KVP-Methode mit der gezielten De-Eskalation starten.
Eskalations-Vermeidung & Eskalations-Parameter:
Die beste aller Lösungen ist die Vermeidung von Projekt-Eskalationen!
Doch wie lassen sich Projekt-Eskalationen vermeiden? Indem sich das Projektteam auf mögliche Eskalationen vorbereitet und einen Eskalations-Plan in der Schublade hat! Jedes Projekt ist ein dreidimensionaler ProjektQuader mit den Dimensionen: Leistung, Kosten und Zeit. Jedes Projekt befindet sich in einem ProjektRaum.
Zur Eskalations-Vermeidung bedarf es klar definierter Messgrößen: Die "Eskalations-Parameter".
- Messbare Toleranzabweichung des Soll-Leistungsumfangs
- Messbare Toleranzabweichung des Soll-Kostenplans
- Messbare Toleranzabweichung des Soll-Zeitplans
- Die Stakeholder-Zufriedenheit (beobachtet und geschätzt)
- Toleranzabweichungen im ProjektRaum (Umfeld, Normen, Risiken)
Kennt das Projektteam die "Eskalations-Parameter" und hat es dafür auch einen passenden "Eskalations-Plan", dann kann schon recht früh, wenn die Toleranzabweichung einen "Alarm" auslöst, das Feuer gelöscht werden.
KatastrophenProjekte entwickeln sich oft wie Brandkatastrophen
Eine Brandkatastrophe entwickelt sich oft...
