Schweitzer Fachinformationen
Wenn es um professionelles Wissen geht, ist Schweitzer Fachinformationen wegweisend. Kunden aus Recht und Beratung sowie Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Bibliotheken erhalten komplette Lösungen zum Beschaffen, Verwalten und Nutzen von digitalen und gedruckten Medien.
Das Buch erläutert die Methoden der aufgaben- bzw. prozessorientierten Personalbedarfsermittlung im öffentlichen Dienst und zeigt, wie Zeiten und Mengen transparent und fortschreibungsfähig ausgewiesen werden können.
Die Personalbedarfsermittlung stellt Verwaltungen regelmäßig vor große Herausforderungen. Dabei sind die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, eine wirtschaftliche Arbeitsweise sowie die Sicherstellung der Zufriedenheit von Mitarbeitenden von zentraler Bedeutung.
Petra Henning zeigt auf, wie verlässliche und nachvollziehbare Zeit- und Mengendaten für die Beantragung und Begründung zusätzlicher Stellen ermittelt werden können. Zudem legt sie in ihrem Buch dar, wie mithilfe der aufgaben- und prozessorientierten Personalbedarfsermittlung sowohl die optimale Auslastung des vorhandenen Personals nachgewiesen als auch ein möglicher zusätzlicher Personalbedarf schlüssig begründet werden kann. Mit Arbeitshilfen und Mustern.
Inhalte:
Das Schweitzer Vademecum ist ein renommierter Fachkatalog, der speziell die relevanten Angebote für juristisch und steuerrechtlich Interessierte sortiert, aufbereitet und seit über 100 Jahren der Orientierung dient. Das Schweitzer Vademecum beinhaltet Bücher, Zeitschriften, Datenbanken, Loseblattwerke aus dem deutschsprachigen In- und Ausland und ist seit 1997 wichtiger Bestandteil des Schweitzer Webshops.
Als Dipl.-Verwaltungswirtin war Petra Henning jahrelang im Rechnungshof von Berlin als Organisatorin/Projektleiterin im Einsatz. Heute ist sie Inhaberin einer Organisationsberatung in Berlin/Brandenburg und als Organisationsentwicklerin (M. A.) und Senior Managerin tätig. Daneben ist sie Fachautorin und Dozentin/Trainerin bei der REFA, an verschiedenen Verwaltungsakademien und der Haufe Akademie. Ihre Schwerpunkte sind Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation, Personalbedarfsermittlung ebenso wie die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
Die Personalbedarfsermittlung in der öffentlichen Verwaltung verfolgt zentrale Ziele, die sich sowohl aus den gesetzlichen Vorgaben als auch aus organisatorischen Notwendigkeiten ableiten.
Vorrangige Ziele der Personalbedarfsermittlung sind die Gewährleistung eines effizienten Personaleinsatzes und die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der Verwaltung.
Zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung gehört sowohl die Definition des quantitativen als auch qualitativen Personalbedarfs. Neben der Ermittlung der benötigten Personalkapazitäten sind auch die qualitativen Anforderungen an die Aufgabenerledigung zu definieren.
Quantitative und qualitative Personalbedarfsermittlung
Quantitativ
Wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) werden benötigt?
Die quantitative Personalbedarfsermittlung konzentriert sich auf die Menge des benötigten Personals. Es geht um die Ermittlung der Anzahl von Mitarbeiter:innen für bestimmte Aufgaben, Prozesse und/oder Projekte.
Dies wird häufig durch Berechnungen auf Basis von Arbeitszeitdaten, Arbeitsaufwand und Aufgabenvolumen ermittelt.
Qualitativ
Welche Fähigkeiten und Qualifikationen brauchen die Beschäftigten zur Aufgabenerfüllung?
Die qualitative Personalbedarfsermittlung bezieht sich auf die Feststellung von Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen der Beschäftigten. Im Rahmen dessen werden die notwendigen Fähigkeiten (z.?B. Fachwissen, soziale Kompetenzen) für die Aufgabenerfüllung ermittelt.
Der Artikel 33 des Grundgesetzes (GG) garantiert jeder/jedem Deutschen den Zugang zu öffentlichen Ämtern nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Dies setzt nicht nur die quantitative, sondern auch die qualitative Bestimmung des Personalbedarfs voraus.
Darüber hinaus werden die Merkmale und Kompetenzen, die die Beschäftigten zur erfolgreichen Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen, beschrieben. Dies unterstützt die Stellenbeschreibung und -bewertung sowie die passgenaue Stellenausschreibung.
Ein weiteres Ziel der Personalbedarfsermittlung ist die Sicherstellung eines wirtschaftlichen und sparsamen Einsatzes von Personalressourcen. Die Personalbedarfsermittlung verhindert Überkapazitäten, aber auch Personalengpässe, auf der Planungsebene.
Sowohl die Bundeshaushaltsordnung (BHO) als auch die jeweiligen Landeshaushaltsordnungen (LHO) schreiben in § 7 den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vor. In Bezug auf die Personalbedarfsermittlung gilt, Personalressourcen effizient einzusetzen und unnötige (Personal-)Kosten zu vermeiden.
3. Planungssicherheit und Flexibilität
Die Personalbedarfsermittlung trägt zur langfristigen Planungssicherheit der öffentlichen Verwaltung bei und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen (z.?B. Gesetzesänderungen, neue Aufgaben oder gesellschaftliche Entwicklungen) zu reagieren.
So fordern das Bundesbeamtengesetz (BBG) und die entsprechenden Landesgesetze in § 2, dass Beamt:innen und Tarifbeschäftigte aufgabengerecht und effizient einzusetzen sind. Dies bedingt eine vorausschauende und flexible Personalplanung.
Eine auskömmliche Personalausstattung und eine Aufgabenerledigung durch qualifiziertes Personal steigern die Qualität von Verwaltungsprodukten maßgeblich und tragen entscheidend zur Zufriedenheit sowohl der Bürger:innen als auch der Beschäftigten bei.
Zudem ist die Verwaltung gesetzlich zur zeitnahen Bearbeitung von Anträgen und zur Qualitätssicherung der erbrachten Leistungen verpflichtet (beispielsweise aufgrund des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) oder länderspezifischer Gesetze).
Die Personalbedarfsermittlung ist nicht nur für das das interne Controlling relevant, sondern auch zentral für die Nachvollziehbarkeit gegenüber den Steuerzahlenden, politischen Gremien und der Öffentlichkeit, um den Einsatz öffentlicher Ressourcen darstellen und begründen zu können.
Der Grundsatz der Transparenz ist in den Haushaltsordnungen des Bundes und der Länder sowie beispielsweise im Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen vom 06.07.2017 fest verankert.
Die Personalbedarfsermittlung findet in unterschiedlichen Bereichen der öffentlichen Verwaltung und unter verschiedenen Zielsetzungen Anwendung. Je nach Anwendungsfeld und den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Verwaltung kann der Einsatz von Methoden und Instrumenten dabei deutlich variieren.
Die Ziele der Personalbedarfsermittlung reichen unter anderem von der Sicherstellung einer effizienten Aufgabenerfüllung, der Steigerung oder auch Erhaltung der Qualität bis hin zur Gewährleistung der Aufgabenerledigung für zukünftige Aufgaben, die auch dispositiv-kreativen, saisonalen sowie projektbezogenen und strategischen Charakter aufweisen können. Die Anwendungsbereiche sind vielfältig und betreffen alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung, von Sozial- und Bildungsverwaltung bis hin zu Sicherheitsbehörden und Gesundheitsämtern. Die Personalbedarfsermittlung ist ein unverzichtbares Instrument, um den Anforderungen des öffentlichen Dienstes gerecht zu werden und gleichzeitig den gesetzlichen Rahmen einzuhalten.
Der Begriff der Personalplanung bezeichnet den systematischen Prozess der Ermittlung, Steuerung und Anpassung von personellen Ressourcen in einer Organisation. Damit verfolgt die Personalplanung das Ziel, eine bedarfsgerechte Verteilung qualifizierter Beschäftigter sicherzustellen, um die Ziele der Verwaltung effektiv und effizient zu erreichen.
Im Rahmen der öffentlichen Verwaltung umfasst die Personalplanung:
die Analyse des aktuellen Personalbestands
(z.?B. finanzierte Stellen gemäß Stellenplan, Personal im Einsatz, Personalausfälle aufgrund von Langzeiterkrankungen),
die Prognose des zukünftigen Personalbedarfs/Personalbedarfsermittlung
(z.?B. ruhestandsbedingte Personalabgänge, Anpassungen aufgrund hinzukommender oder wegfallender Aufgaben),
den Abgleich von Ist- und Soll-Zustand,
die Maßnahmenplanung, um Abweichungen zu reduzieren bzw. aufzulösen und den Bedarf zu decken,
Umsetzung und Kontrolle.
Die Personalplanung ist eng verknüpft mit den Aufgaben der Personalbeschaffung (Recruiting), der Personalentwicklung (Ausbildung, Fort- und Weiterbildung) und der Personalfreisetzung (vorübergehende oder auch dauerhafte Entbindung von Aufgaben).
Ziele der Personalplanung
Sicherstellung einer ausreichenden Personaldecke zur Erfüllung der Aufgaben der Verwaltung.
Anpassung des Personalbedarfs an künftige Entwicklungen, wie z.?B. gesetzliche Änderungen, technologische Entwicklungen oder demografischen Wandel.
Vermeidung von Personalengpässen oder -überschüssen vor dem Hintergrund wirtschaftlicher und effizienter Aufgabenerledigung.
Unterstützung im Hinblick auf Personalentwicklung und Sicherstellung einer angemessenen Qualifikation der Mitarbeiter:innen.
Die Personalplanung in der öffentlichen Verwaltung folgt einem mehrstufigen, strukturierten Prozess. Dabei spielen sowohl gesetzliche Vorgaben als auch organisatorische und gesellschaftliche Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle.
Die folgenden Schritte verdeutlichen das typische Vorgehen:
1. Analyse des Ist-Zustands (Personalbestandsermittlung)
Im ersten Schritt wird der aktuelle Personalbestand erfasst. Dies umfasst eine detaillierte Erhebung der Anzahl und Qualifikation der im Einsatz befindlichen Beschäftigten sowie deren Einsatzbereiche und Arbeitszeitmodelle.
Zur Ermittlung der Ausgangssituation ist die Erstellung eines Personalverzeichnisses mit allen vorhandenen Stellen und deren Besetzung hilfreich. Ein solches Personalverzeichnis kann auf Grundlage von bereits vorliegenden Informationen aufgebaut werden:
Stellenplan
(der Fokus liegt auf den Stellen, nicht auf den Personen, die diese Stellen besetzen),
Personaldatenbank/Personalverwaltungssystem
(eine digitale Plattform zur Verwaltung von Personaldaten, die detaillierte Angaben zu Qualifikationen, Einsatzorten, Beschäftigungsdauer und ggf. Fortbildungen der Mitarbeiter:innen enthält, z.?B. SAP HCM, P&I LOGA, IPV)
Personal-/Dienstpostenübersicht
(ein Dokument oder eine Datenbank, die alle aktiven Mitarbeiter:innen auflistet)
Organisationsplan
(visualisiert die Struktur einer Behörde oder Organisation, bietet Informationen zu Hierarchien und Zuständigkeiten, z.?B. Organigramm).
Die konkreten Bezeichnungen hängen vom Bundesland, der Behörde und dem spezifischen Verwaltungszweig ab.
Darüber gibt die Analyse von Altersstrukturen potenziell Hinweise auf anstehende Renten- und Ruhestandseintritte.
2. Bedarfsanalyse (Personalbedarfsermittlung)
Die Personalbedarfsanalyse dient dazu, den zukünftigen Personalbedarf zu ermitteln. Dabei wird sowohl der quantitative Bedarf (Anzahl der Beschäftigten) als auch der qualitative Bedarf (benötigte Qualifikationen und...
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