2 Gute Vorbereitung - der Schlüssel zum Erfolg für Ihre Online-Meetings

Stellen Sie sich einen Onlinetermin vor, der nicht gut strukturiert und vorbereitet ist. Wie läuft dieser in der Regel ab? Alle kommen in den digitalen Meetingraum und reden erst mal durcheinander - oder gar nicht, bis die moderierende Person in die Runde fragt, was an Themen für heute anliegt. Und dann geht die Diskussion los. Dem einen ist Punkt A ganz wichtig, der anderen Punkt B. Eine Person weist darauf hin, dass sie zehn Minuten früher wegmuss, und eine andere ist nicht anwesend. So wird hin und her diskutiert und immer wieder ploppen neue Themen auf, die auch ganz wichtig sind und unbedingt besprochen werden sollten. Die Zeit vergeht und drei Minuten vor dem Ende des Videocalls hat die Gruppe nach wie vor nichts Handfestes erreicht. »Wer macht denn jetzt eigentlich was?«, fragt jemand zögerlich in die Runde. Die moderierende Person schlägt nun spontan eine Abstimmung vor, doch dafür ist gar keine Zeit mehr und die ersten klicken sich bereits raus aus dem Meeting und rein in das nächste. Wieder endet ein Videocall ohne Struktur, ohne Wir-Gefühl und ohne Ergebnisse.

Dieses überspitzte Beispiel verdeutlicht: Die meisten Probleme, die in einem Online-Meeting auftauchen, beruhen auf mangelhafter Vorbereitung. Mit guter akribischer Vorbereitung bleibt Zeit für Small Talk, für Auflockerungsübungen und für das Geschäftliche. Gute Vorbereitung ist mehr als nur die halbe Miete. Denn wenn Sie in allen Belangen gut vorbereitet in ein Onlinegespräch gehen, sind Sie selbstsicher und haben richtig Lust auf das Gespräch. Wenn Sie wissen, wie Sie vor der Kamera aussehen und wirken, worauf Sie achten müssen, um die Aufmerksamkeit und Anteilnahme der Beteiligten konstant hochzuhalten, und einen Plan B in der Hinterhand haben, falls die Technik Ihnen mal einen Streich spielen sollte - dann kann Sie nichts und niemand mehr aus der Fassung bringen. Wie Sie hinter all diese Punkte entspannt einen Haken setzen können, erfahren Sie in diesem Kapitel.

Das Onlineformat erfordert eine deutlich höhere Aufmerksamkeit und Flexibilität. Wer sich intensiv damit auseinandersetzt, kann trotz eingeschränkter Wahrnehmungskanäle und fehlender sozialer Nähe überzeugen. Wer sich dagegen nicht gut vorbereitet, erzielt in der Regel ein Ergebnis, das wir vermeiden möchten: PowerPoint-Schlachten im Stil »betreutes Lesen«, keine Interaktion, wenig Struktur und noch weniger Übersicht. Im direkten Gespräch können wir intuitiver sein, das Gespräch einfach mal »laufen lassen« und schauen, welche Richtung es annimmt. Wir können besser und schneller reagieren und Gespräche zurück in die von uns gewünschten Bahnen lenken, weil wir die Reaktionen der Teilnehmenden offline viel stärker wahrnehmen: Hören sie noch zu? Sind sie noch bei der Sache? Stimmen sie überein? Und so weiter. Im digitalen Raum fehlt uns all das. Wir müssen uns stärker auf die Dinge konzentrieren, mit denen wir Wirkung erzielen können - und diese auch entsprechend vorbereiten. Bereiten Sie sich also technisch, organisatorisch, inhaltlich und persönlich auf den Videocall vor.

Ein letzter Hinweis vorab: Technische, organisatorische, inhaltliche und persönliche Vorbereitung sind hier zwar in einzelne Abschnitte unterteilt - sie gehen aber teilweise Hand in Hand und sollten nicht isoliert voneinander betrachtet werden. Je nachdem, ob Sie die Gespräche organisieren und moderieren oder nur daran teilnehmen, sind manche Aspekte mehr und manche weniger relevant für Sie. Dennoch kann es Ihnen Ideen und Anregungen geben, die Sie mit den Organisierenden oder Moderierenden der Veranstaltungen teilen können. Dieses Medium ist für die meisten komplettes Neuland. Deshalb sehe ich immer wieder sehr viel Dankbarkeit über Feedback, Ideen und Impulse, wie die Dinge im Onlinegespräch verbessert werden können - für alle.

Und noch eine Bitte

Melden Sie sich ab jetzt immer direkt zu Wort, wenn Ihnen im Onlinecall etwas unangenehm auffällt. Wenn Sie beispielsweise die sprechende Person nicht gut verstehen können, weil mit ihrem Mikrofon oder ihrer Internetverbindung etwas nicht stimmt - dann weisen Sie sie darauf hin. Sie wird es sonst nicht mitbekommen, was schade für alle Beteiligten ist. Direktes Feedback macht es allen leichter und ist wesentlich effektiver, als erst im Anschluss an das Gespräch eine Feedback-E-Mail zu versenden.

2.1 Technische Vorbereitung

2.1.1 Achtung: Turbulenzen

Kennen Sie Chesley Sullenberger? Der amerikanische Passagierpilot musste im Januar 2009 einen Airbus A320 im New Yorker Hudson River notlanden, weil ein Vogelschlag kurz nach dem Start die Turbinen der Maschine beschädigt hatte. Eine spektakuläre Notlandung mit genau null Toten. Sullenberger sagte später in einem Interview, er habe noch nie eine Wassernotlandung in einem Ballungsgebiet simuliert - und schon gar nicht unter so unfassbar schlechten Bedingungen und in einer so kurzen Reaktionszeit. Aber: Piloten können so etwas, weil sie darauf trainiert sind, immer zu denken: Was wäre, wenn .? »Sully« hatte sich über die Jahre hinweg für jedes noch so absurde Szenario einen Plan B zurechtgelegt. Also überlegte er nicht lange, beendete den Funkkontakt, damit er sich zu 100 Prozent konzentrieren konnte, und brachte die Passagiermaschine - wie selbstverständlich - im Wasser sicher runter.

Warum erzähle ich Ihnen von diesem Vorfall? In Online-Meetings haben wir mehr als eine zusätzliche Komponente, die uns einen Strich durch die Rechnung machen könnte. Plötzlich streikt das WLAN, die Verbindung vom Funkkopfhörer bricht ab oder das Betriebssystem macht beim Starten der Videokonferenzanwendung ein einstündiges Update. Ich habe im Laufe der Zeit festgestellt: In Online-Meetings gibt es technisch nichts, was nicht schiefgehen kann. Deshalb kann ich Ihnen nur ans Herz legen: Bereiten Sie sich gründlich auf Ihre Onlinecalls vor. Überlegen Sie im Voraus »Was wäre, wenn .?« - und halten Sie das ein oder andere Plan-B-Szenario in der Hinterhand. Dann steuern Sie souverän durch turbulente Phasen des Onlinegesprächs.

Diese Regel gilt unabhängig davon, ob Sie das Onlinegespräch organisieren oder lediglich an ihm teilnehmen: Machen Sie Ihre technischen Hausaufgaben. Onlinecalls sind seit der Coronakrise im Businessalltag angekommen und werden daraus nicht mehr verschwinden. Wenn Sie sich einmal gründlich mit der technischen Vorbereitung auseinandersetzen, legen Sie den Grundstein für alle weiteren Videocalls in Ihrem Leben. Das ist die absolute Basis. Werfen wir nun einen Blick auf die nötige Technik.

2.1.2 Die Kamera

Die meisten Laptops haben heutzutage solide Kameras integriert. Warum eine externe Webcam dennoch von Vorteil ist, erfahren Sie gleich. Zunächst möchte ich die Frage beantworten: Warum überhaupt ein Telefonat mit Kamera?

Mit dem Bild sprechen wir den vielleicht wichtigsten Sinneskanal für den Austausch von Informationen an: das Auge. Alles, was wir über das Auge wahrnehmen, bleibt tiefer bei uns hängen und können wir besser abrufen. Eine bildliche Verknüpfung hilft unserem Gehirn, sich leichter an Dinge zu erinnern. Fehlt das Bild, kann nur schwer ein Lerneffekt entstehen. Zudem unterstützt beim Gespräch der Blick auf den Mund (und das passiert ganz unbewusst) das Verständnis. Finden Sie es nicht auch ungewohnt, mit Menschen zu sprechen, die einen Mundschutz tragen? Wenn wir die Lippen des Gegenübers nicht sehen, können wir die Person schlecht bis kaum verstehen, wenn sie undeutlich spricht.

Dazu möchte ich eine kleine Anekdote mit Ihnen teilen: Für das Arbeiten am Computer trug ich eine Zeit lang eine reine Lesebrille. Für den Blick auf den Monitor war sie perfekt. Für den Blick in die »reale Welt« eher nicht. Jedes Mal, wenn eine Kollegin oder ein Kollege an meinen Schreibtisch kam und mit mir sprechen wollte, hob ich den Blick vom Monitor - und sah erst einmal eine verschwommene Welt. Fing die Person direkt an zu sprechen, rutschte mir oftmals heraus: »Warte, ich muss schnell noch meine Brille abnehmen, sonst kann ich dich nicht hören«, was erst zu verdutzten Gesichtern und dann zu Lachern führte. Das mag paradox klingen. Diese Anekdote zeigt aber deutlich: Ist unsere visuelle Wahrnehmung gestört oder abgelenkt, wirkt sich das unmittelbar auf unser Gehör aus.

Neben dem Aspekt der Aufmerksamkeit überbrücken Sie mithilfe einer Webcam außerdem die Distanz zu Ihren Gesprächspartnern. Die Kamera gibt Ihnen die Möglichkeit, sich mithilfe digitaler Rhetorik in Szene zu setzen. Wenn alle die Webcam eingeschaltet haben, erlangen Sie als moderierende Person damit zumindest im Ansatz die soziale...