83 2. Kapitel
 
Die Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat

Die Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat ist eine seiner wesentlichen Aufgaben. Diese Aufgabe gründet auf § 29 Abs.?3 WEG und ist damit eine der wenigen, die gesetzlich geregelt sind. Der Verwalter ist ein Treuhänder fremden Vermögens. Seine finanzielle Arbeit wird im Rahmen der Rechnungsprüfung kontrolliert. Diese Kontrolle umfasst die Bereiche Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan.

I. Grundlagen der Rechnungsprüfung (§§ 28, 29 WEG)

Der Wirtschaftsplan und die Wohngeldabrechnung sollen - bevor die Eigentümerversammlung hierüber beschließt - vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Es handelt sich hierbei um eine Sollvorschrift. Aus der Vorschrift leitet sich die Legitimation des Verwaltungsbeirates ab, die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan zu prüfen. Dieses Recht kann dem Verwaltungsbeirat daher nicht verwehrt werden. Die nachfolgenden Ausführungen zur Rechnungsprüfung gelten nicht nur für Verwaltungsbeiräte. Jeder Miteigentümer hat das Recht, eine eigene Rechnungsprüfung vorzunehmen. Aus meiner Verwalterpraxis kann ich jedoch bestätigen, dass Eigentümer von diesem Recht nur sehr 84selten Gebrauch machen. Vielmehr vertrauen sie dem Beirat und folgen seiner Stellungnahme bzw. Empfehlung auf der Eigentümerversammlung. Daher ist es für die Eigentümer wichtig, dass die Rechnungsprüfung vom Beirat korrekt und genau vorgenommen wird.

Bevor wir nun in die Rechnungsprüfung einsteigen, müssen wir uns erst einmal grundsätzlich mit der Jahresabrechnung beschäftigen. Die Jahresabrechnung im Wohnungseigentum ist Gegenstand ständiger Rechtsprechung, die immer höhere Anforderungen an die Jahresabrechnung stellt. Dadurch wird sie leider nicht einfacher und für den Laien auch nicht verständlicher.

1. Jahresabrechnung

Nach § 28 Abs.?3 WEG ist der Verwalter verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen. Das Gesetz besagt leider nicht, wie viele Monate er hierfür Zeit hat. Nach ständiger Rechtsprechung muss er die Abrechnung innerhalb von sechs Monaten aufstellen. Wenn Sie die Abrechnung von Ihrem Verwalter in einem anderen Zeitraum erstellt haben möchten, so müssen Sie dies mit ihm vertraglich vereinbaren.

Die Jahresabrechnung ist ein sehr umfassendes Werk, das mit steigender Größe der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft an Komplexität zunimmt - gerade wenn in der Gemeinschaft verschiedene Buchhaltungskreise wie z.?B. Bauabschnitte, Baukörper oder dergleichen vorhanden sind. Nach der ständigen obergerichtlichen Rechtsprechung muss ein durchschnittlicher Wohnungseigentümer in der Lage sein, die Jahresabrechnung ohne Hinzuziehung eines Experten zu verstehen. Und hier liegt das Problem in der Praxis.

Ich bin bereits auf wünschenswerte Anforderungen an den Beirat eingegangen. Wenn ein Beirat einen kaufmännischen Hintergrund hat, ist dies von Vorteil. Buchhalterische Grundkenntnisse sind ebenfalls vorteilhaft und meines Erachtens auch Voraussetzung, um Fehler in der Jahresabrechnung überhaupt aufdecken zu können.

Wie muss die Abrechnung nun aussehen? Vielleicht haben Sie mehrere Eigentumswohnungen und jeder Verwalter schickt Ihnen eine 85anders aussehende Abrechnung. Zu Form und Inhalt der Abrechnung enthält das Gesetz keine Vorschriften. Die Rechtsprechung hat jedoch Grundsätze entwickelt, wie eine Jahresabrechnung aussehen sollte und welche Bestandteile sie enthalten muss. Es können formale und inhaltliche Anforderungen unterschieden werden.

a) Formale Anforderungen

Die Abrechnung muss

• geordnet,
• übersichtlich,
• inhaltlich zutreffend dargestellt,
• rechnerisch richtig,
• nachvollziehbar
• und verständlich sein.

Sie muss Folgendes bezeichnen:

• den Verwalter,
• das verwaltete Objekt,
• den Abrechnungszeitraum
• und die abgerechnete Einheit.

b) Inhaltliche Anforderungen

Da die Abrechnung nicht nur der Feststellung des Ergebnisses (Guthaben oder Nachzahlung) dient, sondern auch der Kontrolle über die Tätigkeit des Verwalters, gibt es eine Vielzahl von inhaltlichen Anforderungen.

Folgende Punkte sollten aufgeführt sein:

• Einnahmen: Wie viel Geld wurde eingenommen? Zu berücksichtigen sind hierbei sowohl die Wohngeldeinnahmen, Zinseinnahmen, Mieteinnahmen oder auch Erlöse aus dem Verkauf von Waschmünzen. Alle Einnahmen der Gemeinschaft sind ohne Rücksicht auf ihre Berechtigung in die Abrechnung einzustellen.
• Das Gleiche gilt für die Ausgaben. Es sind sämtliche Ausgaben in der Abrechnung zu berücksichtigen.
• 86Kontostände aller Konten (Girokonto, Festgeldkonto, Sparbuch usw.) sind jeweils zum Jahresanfang und zum Jahresende) mit dem jeweiligen Stand aufzuführen.
• Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung
• Rückstände der Wohnungseigentümer
• Vermögensentwicklung der Eigentümergemeinschaft.

Weiterhin besteht die Abrechnung aus verschiedenen Komponenten. Diese sind:

• Gesamtdarstellung der Einnahmen und Ausgaben
• Einzelabrechnungen
• Übersicht über alle Einzelabrechnungen
• Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung
• Vermögensstatus
• Sonstige Anlagen, wie z.?B. externe Heizkostenabrechnung.

Wünscht eine Eigentümergemeinschaft, dass der Jahresabrechnung grundsätzlich bestimmte Anlagen beigefügt werden, sollte dies bereits im Verwaltervertrag festgeschrieben werden. Hierzu gehört auch der Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen.

2. Prüfungsvorbereitung

Welche der Beiräte und wie viele Beiräte prüfen?

Wie der Beirat die Prüfung vornimmt, bleibt ihm weitgehend selbst überlassen. Er kann sich diesbezüglich frei und selbst organisieren. Es ist möglich, dass drei bzw. alle Beiräte, aber auch nur ein Beirat allein, die Prüfung durchführen. Sinnvoll ist es aber, das Vieraugenprinzip zu wahren, d.?h. mindestens zwei Beiräte sollten die Prüfung vornehmen. Es dürfte weiterhin sinnvoll sein, die Prüfung auch nach dem Sachverstand der Beiräte zu organisieren und so die Prüfer festzulegen. Der Verwaltungsbeirat ist nicht an eine einmal getroffene Festlegung gebunden, er kann diese jährlich neu bestimmen. Es wäre aber vernünftig, dass der Beirat, der die Prüfung allein vornimmt, nicht jährlich wechselt. Die erforderliche Kontinuität kann sonst nicht zustande kommen. Prüfungen spielen sich in 87einem gewissen Rahmen ein. Hat der Nichtbuchhalter als Verwaltungsbeirat einmal das System der Buchführung durchschaut, so fällt ihm die nächste Prüfung viel leichter und er hat den Kopf frei für die Sachthemen.

Praxistipp zur Prüfung

Es sollten immer mindestens zwei Verwaltungsbeiräte die Prüfung vornehmen. Dies erleichtert das Arbeiten im Rahmen der Prüfung: vier Augen sehen mehr als zwei. Auch das Ergebnis erscheint objektiver. Die Prüfung soll, sofern dies in einer Eigentümergemeinschaft möglich ist, möglichst neutral und unabhängig stattfinden. Die Mitglieder sollen weder den Verwalter oder einen anderen schützen noch unnötig mit Vorwürfen belasten. Der Verwaltungsbeirat stellt Fakten zusammen und trägt diese sachlich der Eigentümerversammlung vor.

3. Einschaltung von externen Fachleuten

Hält sich der Verwaltungsbeirat nicht für kompetent oder geeignet genug, eine solche Prüfung durchzuführen oder ist er im Einzelfall überfordert, können auch externe Fachleute wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit der Prüfung beauftragt werden. Hierdurch werden jedoch regelmäßig Kosten verursacht. Daher ist vor der Einschaltung von externen Fachleuten ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft unter Bekanntgabe der Kosten erforderlich. Erst wenn die Eigentümergemeinschaft die Ausgabe der Kosten beschlossen hat, kann die Prüfung beauftragt werden.

4. Standardprüfungen

Die Beiräte können zwei Arten von Prüfungen vornehmen.

Die Standardprüfung findet einmal jährlich statt. Im Rahmen der Standardprüfung wird das abgeschlossene vergangene Wirtschaftsjahr, d.?h. die Abrechnung des Vorjahres, geprüft.

88 5. Anlassprüfung