Chefer: En omfattande uppgift

Att leda ett team är en omfattande uppgift. Det handlar om mer än att bara ge instruktioner. Som chef måste du kunna ge och ta emot feedback på ett respektfullt sätt. Du har till uppgift att motivera ett team och få dem att bli entusiastiska över sitt arbete. Du måste ha en överblick över målen och se till att de uppnås tillsammans. Om medarbetarna har frågor eller problem är det din uppgift att ta hand om dem och lösa problemen. Det kan till och med vara ditt ansvar att hantera konflikter mellan anställda och agera medlare. Du har redan sett i listan över de viktigaste egenskaperna och färdigheterna hos en ledare att ledarskap är en uppgift som kräver mycket innehåll. Många små deluppgifter och detaljer faller inom ramen för en teamledares ansvarsområde.

Vad är det egentligen som gör ett ledarskap till ett bra ledarskap?

Vilka principer kännetecknar en inspirerande ledare?

Vilka uppgifter kan eller bör en chef till och med delegera och vilka måste han eller hon ta på sig själv?

Många frågor kretsar kring ansvarsområdet och karaktären hos en bra chef, vilket förklaras mer i detalj i följande kapitel.

Många individuella uppgifter

Alla frågor ovan kan inte besvaras på ett standardiserat sätt. Det finns många olika tillvägagångssätt som fokuserar på olika uppgifter och deluppgifter. Varje chef kommer att ge dig ett något annorlunda svar på din fråga. Detta beror på att alla gör olika prioriteringar. Medarbetarna kommer också att ge olika svar. Perspektivet mellan en chef och en medarbetare kan ofta skilja sig mycket åt. Men det finns ändå några grundläggande principer som du kan använda som vägledning.

Den österrikiske ekonomen Fredmund Malik (* 1 september 1944) definierar fem centrala uppgifter för en chef. Dessa inkluderar

• Sätt upp mål
• Organisation
• Fatta beslut
• Kontroll
• Utveckling och främjande av människor

Fredmund Malik är en österrikisk ekonom och titulärprofessor i företagsekonomi med särskild inriktning på företagsledningsteori i den schweiziska staden St Gallen. Han har publicerat ett stort antal verk, främst om managementteorier och strategier för personalutveckling.

Ta en närmare titt på dessa uppgifter:

Sätt upp mål

Att sätta upp mål anses än idag vara en av de viktigaste uppgifterna för en chef. Många ekonomer utgår från att chefer ska sätta upp mål tillsammans med sina medarbetare. Målen ska vara mätbara och motiverande. Den så kallade SMART-metoden är lämplig för att sätta upp mål på detta sätt:

En effektiv och beprövad metod för att formulera mål är den s.k. SMART-metoden. SMART står för:

Specifik

Mätbar

Attraktiv

Realistisk

Planerad

Det här är de fem kriterier som bör beaktas för varje mål. Denna metod är en guide som hjälper till att säkerställa att målen formuleras realistiskt och därför förblir uppnåeliga.

Specifika mål är formulerade i konkreta termer. Helst ska du inte behöva mer än en eller två meningar för att formulera dem. Undvik allmänna formuleringar. Fråga dig också om en annan teammedlem skulle förstå vad som specifikt behöver göras utifrån din formulering.

För att kunna avgöra om ett mål har uppnåtts måste formuleringarna förvaras i en mätbar mängd. På så sätt säkerställs att de kan mätas objektivt.

Ett exempel:

Vi vill öka trafiken till vår webbplats med 10 %.

Mål ska alltid formuleras på ett positivt sätt. Detta säkerställer att de förblir attraktiva i sin formulering. Innehållet bör också vara attraktivt för teamet. Mål med ett attraktivt innehåll är sådana som gynnar företaget, teamet eller den enskilde medarbetaren. Attraktiva formuleringar undviker obehagliga ord.

Ett exempel:

Vi måste arbeta hårdare så att webbplatsen genererar mer trafik. Formuleringen jobba hårdare gör målet obehagligt. Bättre: Vi arbetar hårdare och fokuserar på webbplatsen för att få mer trafik.

Målen bör alltid vara realistiska. Om de sätts upp för ivrigt är det stor sannolikhet att de inte kommer att uppnås. Detta i sin tur demotiverar teamet på lång sikt.

I slutändan bör målen vara schemalagda. Realistiska tidsfrister är också relevanta här. Tidsfrister kan användas för att kontrollera om målen har uppnåtts. Deadlines hjälper också medarbetarna att orientera sig i processen. Om alla medarbetare är medvetna om när målen ska vara uppnådda kan arbetsuppgifterna fördelas bättre och delmål kan sättas upp.

SMART-metoden hjälper till att på ett effektivt sätt komma överens om och se över mål. Den har redan visat sitt värde i många företag.

Genom att arbeta tillsammans kan medarbetarna själva ta itu med målen och förklara vilka resurser de behöver för att uppfylla dessa mål. Som chef får du i din tur en direkt inblick i medarbetarnas behov och kan se till att resurserna ställs till förfogande så snabbt som möjligt. Samtidigt är det ditt ansvar att vidta korrigerande åtgärder om målet förloras ur sikte. I ett senare avsnitt kommer du att lära dig mer om de regler och principer som du måste följa när du sätter upp och formulerar mål. Redan nu bör du komma ihåg att målformulering är en av ledningens viktigaste uppgifter och att den aldrig får glömmas bort.

Organisera och fatta beslut

Organisation och beslutsfattande är traditionella arbetsuppgifter för varje chef. I deras händer ligger förmågan att skapa struktur och smida en plan. Frågan om beslut kan snabbt leda till konflikter. En del människor utgår från att en chef måste kunna fatta snabba beslut när som helst. Snabba beslut är dock inte alltid förnuftiga. Det är inte heller fråga om att chefen ska kunna eller förväntas hävda sig principiellt. Däremot är det chefens ansvar att fatta beslut när det är nödvändigt. I vissa situationer kan det vara lämpligt att sträva efter konsensus som lösning.

Behåll kontrollen

En chef måste också kunna utöva kontroll. Det är viktigt att kontroll inte uppfattas som ren dominans eller trakasserier. Snarare är det viktigt att på ett respektfullt sätt se till att viktiga processer sker utan friktion. Kontrollen måste vara ändamålsenlig. De ska upprätthålla strukturer där de är meningsfulla och se till att målen inte tappas ur sikte.

Utveckling och främjande av människor

En av de viktigaste uppgifterna för en chef är att utveckla och befordra människor. Att främja medarbetarnas utveckling är en av de mest hållbara uppgifterna för en chef. Det säkerställer att företaget kan uppnå en hållbar utveckling. En chef kan till och med ses som en slags mentor. En bra chef måste dock ofta ta på sig många roller. I vissa situationer måste de uppträda som en disciplinär överordnad, i andra mer som en teammedlem på samma nivå. Förutom coach- och mentorfunktionen har de också en funktion som expert.

Glöm inte bort sammanhållningen i teamet

Ledningen spelar ofta också en viktig roll när det gäller teambuilding. Att bygga upp ett team som arbetar bra tillsammans och litar på varandra är avgörande för ett företags framgång. Att bygga upp ett team börjar med rekryteringen av medarbetare. Det handlar om att anställa ett lämpligt antal medarbetare. Medarbetarna måste sedan ges goda arbetsvillkor så att det kan skapas en arbetskultur som hela organisationen ställer upp på. Organisationens uppdrag och vägledande principer måste betonas. Medlemmarna ska kunna orientera sig utifrån dessa. På så sätt har alla ett gemensamt mål för ögonen och kan arbeta bra tillsammans för att nå det. För att skapa ett team är det också viktigt med teambuildingåtgärder. Dessa kan också ligga i händerna på chefen. En bra chef kan se till att teambuilding-åtgärder genomförs regelbundet. I slutändan har chefens sätt att leda teamet också ett stort inflytande på hur medarbetarna arbetar tillsammans. Om en respektfull arbetskultur predikas och praktiseras kan medarbetarna också komma bättre överens. De lär sig att kompromissa och att lita på varandra när det behövs. En del av att leda ett team på ett säkert sätt är att uppmuntra och utmana medarbetarna. Det innebär att en chef, förutom att motivera medarbetarna, också regelbundet bör visa uppskattning i form av beröm och erkännande. Samtidigt är det också viktigt att uttrycka kritik när det behövs. På så sätt skapas incitament och förbättringar, vilket i sin tur gynnar hela teamet. En chef ska uppmuntra medarbetarna att nå sina mål, men också utmana dem tillräckligt mycket för att de ska kunna fortsätta att utvecklas. Det är här som chefen så att säga tar på sig rollen som coach.

Här är en checklista för god sammanhållning i teamet:

• Antalet anställda motsvarar arbetsuppgifternas omfattning (det finns varken för få anställda eller för få arbetsuppgifter - det totala antalet arbetsuppgifter kan fördelas rättvist mellan de anställda utan att någon får för lite eller för mycket arbete).
• Medarbetarna tilldelas olika ansvarsområden utifrån sina styrkor och svagheter.
• Alla teammedlemmar har formulerat ett gemensamt mål och skrivit ner det.
• Alla teammedlemmar känner till det gemensamma målet.
• I diskussioner och debatter talas det alltid om det gemensamma målet.
• Företagskulturen...