Kapitel 1:
Die passenden Apps für typische Anforderungen im Arbeitsalltag

?Seit 2019 steigt die Anzahl der Unternehmen, die mit Microsoft 365 in das Cloud Computing? einsteigen. Im Jahr 2020 war durch die Coronakrise der Bedarf an Homeoffice-Arbeitsplätzen von einem Tag auf den anderen sehr groß. Microsoft 365 und das darin enthaltene Produkt Microsoft Teams stellte eine schnell umzusetzende Lösung für diese Herausforderung dar. Der Schwerpunkt liegt aber heute, etwa vier Jahre später, immer noch fast ausschließlich auf Microsoft Teams. Dass Ihnen mit Microsoft 365 eine Sammlung höchst interessanter Tools an die Hand gegeben wird, mit denen Sie beispielsweise Ihre persönlichen Aufgaben, aber auch die Teamaufgaben deutlich produktiver als bisher managen können, geht leider oft genug unter. Tatsächlich ist Microsoft 365 prall gefüllt mit hilfreichen Apps. Ich möchte Ihnen in diesem Kapitel zeigen, welche App für welchen Zweck am besten geeignet ist.

Abb. 1.1: Die wichtigsten Apps in Microsoft 365

Neben den Apps, deren sinnvolle Nutzung die Produktivität? schon deutlich erhöhen, können Sie Ihre Effektivität noch einmal steigern, indem Sie einen weiteren Vorteil des Cloud-Computings gezielt nutzen: die Unabhängigkeit von Ort und Gerät. Liegen Dokumente, Mails, Chats und andere Informationen in Microsoft 365, stehen die Daten Ihnen und Ihren Kollegen stets und überall zur Verfügung, unabhängig vom Ort und dem Endgerät, mit dem Sie arbeiten möchten.

Die Anforderungen, die in der Administration eines Unternehmens täglich zu bewältigen sind, ähneln sich in ihrem Wesen. Unabhängig von der Branche, dem Gewerbe oder der Unternehmensgröße. Anhand von fünf typischen Anforderungen möchte ich Ihnen den effektiven Einsatz von Microsoft 365 beispielhaft aufzeigen.

Abb. 1.2: Fünf typische Anforderungen in einem Unternehmen

1.1  Kommunikation: Intern und extern

???Für die elektronische Kommunikation? in Ihrem Unternehmen stellt Ihnen Microsoft 365 die zwei Apps Outlook und Teams zur Verfügung. Um mit diesen beiden Tools möglichst effektiv zu arbeiten, empfiehlt es sich, Ihre elektronische Kommunikation in Gruppen zusammenzufassen: in die interne, die Sie mit Teams handeln (kontextbezogene Kommunikation), und die externe Kommunikation, die Sie mit Outlook verwalten (personenzentrierte Kommunikation).

Heutzutage ist immer noch häufig sowohl die interne als auch die externe Kommunikation personenzentriert. Möchten Sie z.B. Informationen zu einem Projekt? in Form von Text, Links und/oder Dateianhängen an Mitglieder des Projektteams übermitteln, geschieht dies mit einer Mail, wahrscheinlich mit Outlook versendet.

Nehmen wir an, das Projektteam? besteht aus sieben Personen. Sechs Personen erhalten also die von Ihnen versendete Mail in ihren Posteingängen in Outlook, entweder als direkte Empfänger oder als Mitglied einer Verteilergruppe. Jede der beteiligten Personen muss diese Informationen und Dateianhänge in den passenden Kontext bringen. Das passiert sehr oft durch die Ablage der Mail in einem entsprechenden Unterordner des Posteingangs.

Nachteile der personenzentriert?en Kommunikation mit Outlook?:

• Die Informationen existieren nun 7-mal in der IT-Landschaft, und zwar als gesendete Mail in Ihrem Postfach und als empfangene Mail bei den Projektteammitgliedern.

• Haben Sie einen Dateianhang mit versendet, existiert diese Datei 7-mal - das Original, das Sie der Mail angehängt haben, und in jedem Empfängerpostfach eine Kopie.

• Angenommen, mehrere Personen im Team nehmen Änderungen in der Dateikopie aus der Mail vor. Diese Änderungen in der Originaldatei zu konsolidieren, erfordert einen enormen Zeitaufwand.

• Stoßen weitere Personen (Kundenmitarbeiter, neue Teammitglieder externer Dienstleister) zum Team, müssen diese mit allen Informationen versorgt werden.

• Jede beteiligte Person hat in der Regel ihre eigene, individuelle Ablagestruktur in Outlook.

• Ein Zusammenhalten der Projektmails? in Outlook ist aufwendig.

• Das Aktualisieren der Projektdateien? gestaltet sich ebenfalls aufwendig.

• Die aktuellen Dateistände sind schwer zu ermitteln.

Die Lösung für die interne Kommunikation heißt Teams. Die Informationen, die Sie bisher gemailt haben, chatten Sie im passenden Teamkanal?. Die Dateien, die Sie als Mailanhänge verschickt haben, legen Sie im Team ab. Im Chat verweisen Sie dann auf diese Datei, entweder textlich oder direkt mit einem Link zu der Datei. Alle relevanten Informationen und Dateien liegen im richtigen Kontext.

Vorteile der kontextbezogenen? Kommunikation mit Teams:

• Die gechatteten Informationen existieren im Team nur 1-mal.

• Die benötigte Datei? liegt im Kontext des Projektteams und ist nur 1-mal vorhanden.

• Alle Personen im Team arbeiten mit der Originaldatei?, ein Konsolidieren von Dateikopie?n ist nicht mehr erforderlich.

• Stoßen weitere Personen (Kundenmitarbeiter, neue Teammitglieder externer Dienstleister) zum Team, können diese auf alle Chatverläufe und Dateien zugreifen.

• Ein Zusammenhalten von Projektmails in Outlook ist nicht mehr notwendig.

• Sobald eine Person im Team eine Änderung in einer Datei vorgenommen hat, wird diese automatisch gespeichert.

• Alle Dateien werden stets mit ihrem aktuellen Dateistand angezeigt.

Die beschriebene Vorgehensweise macht nicht nur in einem Projektkontext Sinn. Mit einem Team können Sie ebenso gut Abteilungen?, Bereiche? u.Ä. abbilden.

Chatten? Sie, statt zu mailen?

Überführen Sie, wann immer möglich, die Kommunikation per Mail dauerhaft in eine Chatkommunikation in einem Teamkanal. Dies konsequent angewendet, wird die Anzahl Ihrer Mails drastisch verringern.

Komplett auf das Mailen zu verzichten, ist jedoch leider nicht möglich. Für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Externen wird uns Outlook wohl noch die nächsten Jahre begleiten. Dennoch empfehle ich Ihnen, immer wieder zu überprüfen, ob die Kommunikation mit Externen wirklich noch über Outlook laufen muss.

Mails von Externen ins Team weiterleiten

Leiten Sie Mails von Externen?, die teamrelevant?e Informationen enthalten, in den passenden Kanal des Teams weiter. Jeder Kanal? in Teams verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. In Abschnitt 8.4.3 beschreibe ich, wie Sie die E-Mail-Adresse eines Teamkanals? abrufen.

Seit April 2021 besteht auch die Möglichkeit, aus Outlook heraus eine Mail mit einem Team zu teilen. Details dazu finden Sie in Abschnitt 3.5.

1.2  Aufgabenmanagement: Persönlich und im Team

?Die Vielfalt und Anzahl der Aufgaben nehmen von Jahr zu Jahr zu. Die Einführung von Microsoft Teams erhöht zwar auf der einen Seite die Komplexität des Aufgabenmanagements, bietet aber auf der anderen Seite hilfreiche Tools, um die Komplexität gut zu managen. In aller Regel sind Sie Mitglied in mehreren Teams und haben damit Aufgaben in unterschiedlichen Teams zu erledigen. Dazu kommen noch Ihre persönlichen Aufgaben, die nichts mit einer Teammitgliedschaft zu tun haben. Diese vielfältigen Anforderungen müssen optimal gemanagt werden.

Strikte Trennung von persönlichen Aufgaben und Teamaufgaben

??Trennen Sie scharf zwischen persönlichen Aufgaben und Aufgaben, die Ihnen in einem Teamkontext zugewiesen werden, und nutzen Sie zur Verwaltung die passenden Apps.

In Microsoft 365 stehen vier Apps zur Verfügung, um Aufgaben zu verwalten: Outlook, To Do?, Planner? und Teams. In der folgenden Tabelle gebe ich Ihnen einen Überblick, in welchen Fällen Ihnen welche App die meisten Vorteile bringt.

Tabelle 1.1: Wann nutzen Sie welche Apps?

Anforderung

App

Bemerkung

Persönliche Aufgaben managen

Outlook und To Do

Outlook ist für das Arbeiten am PC die beste Wahl.

To Do eignet sich sehr gut für die mobile Arbeit mit dem Handy.

Aufgaben, die Sie außerhalb eines Teamkontexts einer anderen Person zuweisen möchten

Outlook

Aufgaben in der Gruppe oder in einem Team managen

Planner und Teams

Mit Planner haben alle Teammitglieder einen optimalen Überblick, wer für welche Aufgabe verantwortlich und wie der aktuelle Bearbeitungsstatus der Aufgabe ist.

In Teams lässt sich die App Planner als Registerkarte einbinden. Das erspart den Teammitgliedern unnötige Navigationsklicks.

Alle Aufgaben im Blick behalten, persönliche und zugewiesene

To Do und Planner

To Do nutzen Sie als eigenständige App außerhalb der Teams-Oberfläche.

Planner lässt sich in Teams als App in die Bereichsnavigation...