Sportvereine: Kosten sichtbar machen und Erfolg sichern

2 Kostenrechnung im Sportverein

Am Anfang der Beschäftigung mit Kostenrechnung gilt es, einige wichtige Fragen zu klären. Diese wären vor allem: Was ist Kostenrechnung? Welche Merkmale hat sie? Welchen Nutzen kann sie den Vereinen bringen? Wer sind die Adressaten der kostenrechnerischen Informationen? Warum reichen die Daten der Vereinsbuchführung nicht aus?

2.1 Was ist Kostenrechnung?

Die Kostenrechnung ist Teil des internen Rechnungswesens eines Sportvereins und wird im Unterschied zum gesetzlich vorgeschriebenen externen Rechnungswesen freiwillig geführt. Die Kostenrechnung stellt dabei ein wichtiges Informationsinstrument dar, das sich mit folgenden Fragen beschäftigt:

• Welche Kosten fallen im Sportverein an? (z. B. Personalkosten)
• Wo wurden die Kosten im Sportverein verursacht? (z. B. Kosten der Geschäftsstelle, des Vorstands)
• Welche Kosten verursachen die Vereinsleistungen? (z. B. Kosten eines Sportkurses, einer Mannschaft usw.)

Um diese Fragen zu beantworten, erfasst die Kostenrechnung mengen- und wertmäßig den Verzehr von Produktionsfaktoren im Rahmen der Leistungserstellung sowie die damit gekoppelte Leistungsverwertung.

2.2 Welche Merkmale hat die Kostenrechnung?

Um ein umfassendes Verständnis für die Kostenrechnung zu vermitteln, wird dem Leser folgende Übersicht über ihre charakteristischen Merkmale geboten (in Anlehnung an Rautenberg, 2000, S. 25f.):

• Die Kostenrechnung erfolgt immer kalkulatorisch, d. h., sie basiert nicht auf Zahlungsmittelbewegungen, sondern auf Realgüterbewegungen. In der Kostenrechnung werden demnach keine Ausgaben und Einnahmen wie in der Vereinsbuchhaltung, sondern Kosten und Leistungen erfasst. Auf diese Weise strebt die Kostenrechnung danach, möglichst realitätsgetreue Informationen bereitzustellen.
• Die Kostenrechnung erfolgt überwiegend kurzfristig, d. h., sie nimmt Berechnungen in einem Zeithorizont bis zu einem Jahr vor. Die kostenrechnerischen Daten dienen somit als Grundlage für operative Entscheidungen.
• Die Kostenrechnung ist eine Erfolgsrechnung, d. h., die Ermittlung des Erfolges (Gewinn oder Verlust) steht immer am Ende einer Berechnungsperiode. Dafür werden die Kosten für eine Periode den entsprechenden Erlösen in dieser Periode gegenübergestellt.
• Die Kostenrechnung erfolgt laufend, d. h., sie wird in regelmäßigen Abständen zu einem fixen Termin immer wieder neu erstellt und nicht fallweise wie beispielsweise bei der Investitionsrechnung.
• Die Kostenrechnung ist an keine gesetzlichen Normen gebunden.

2.3 Wieso brauchen Sportvereine die Kostenrechnung?

Mit der Bereitstellung detaillierter Informationen über die Entstehung der Kosten entlang des Wertschöpfungsprozesses erfüllt die Kostenrechnung zahlreiche Funktionen in einem Sportverein (siehe Abbildung 1). In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Funktionen erläutert.

Abbildung 1: Funktionen der Kostenrechnung im Sportverein.
Quelle: Eigene Darstellung.

1. Lenkungs-/Planungsfunktion
   Die im Rahmen der Kostenrechnung erfassten Informationen stellen die Grundlage der Planungs- und Entscheidungsaufgabe der Vereinsführung dar. Dabei soll die Kostenrechnung durch ihre Informationen den Vereinsvorstand, die Geschäftsführung sowie andere leitende Mitarbeiter unterstützen, die vereins-und abteilungsspezifischen Produktionsprozesse entscheidungsorientiert und zielentsprechend zu steuern und die Entgeltkalkulation sinnvoll durchzuführen.
2. Kontrollfunktion
   Weiterhin ermöglicht die Kostenrechnung eine umfassende Wirtschaftlichkeitskontrolle. So können die vergangenheitsbezogenen Kostendaten regelmäßig (z. B. quartalsweise) mit Plan- und Soll-Werten im Rahmen einer Abweichungsanalyse verglichen werden. Diese Analyse liefert wichtige Auskünfte über den tatsächlichen Ressourcenverbrauch und über die Effizienz der Leistungserstellung im Verein. Auf Basis der Abweichungsanalyse können auch die Planungswerte für die nächsten Perioden verbessert werden.
3. Motivationsfunktion
   Dadurch, dass die Kostenrechnung mit Hilfe der errechneten Zahlenwerke die Ursachenanalyse betreiben soll, können daraus bestimmte Verhaltensänderungen der Vereinsführung und der -mitarbeiter ausgelöst werden. Demnach kann Kostenrechnung auch als Motivationsinstrument beispielsweise zur Verbesserung des (Spar-)Verhaltens oder zur Setzung von Anreizen im Sportverein eingesetzt werden.
4. Legitimationsfunktion
   Weiterhin können die Führungsorgane eines Sportvereins Kosteninformationen gegenüber den Mitgliedern und Mitarbeitern dazu nutzen, eigene Entscheidungen und Handlungen zu legitimieren, über die wirtschaftliche Situation des Vereins zu informieren oder diese in der Richtigkeit einer Entscheidung zu überzeugen. Insbesondere bei den von vornherein "unpopulären" Entscheidungen, wie bei einer Erhöhung der Mitgliedsbeiträge oder bei Einsparmaßnahmen, können entsprechende kostenrechnerische Informationen helfen, Mitglieder und Mitarbeiter von der Notwendigkeit dieser Schritte zu überzeugen.
5. Fremdinformationsfunktion
   Die Kostenrechnung kann trotz der primären Ausrichtung an interne Adressaten (siehe 2.4) auch zum Informieren der Außenstehenden verwendet werden. So müssen gelegentlich kostenrechnerische Daten an externe Anspruchsgruppen weitergegeben werden, die eine verdichtete Offenlegung der kostenbezogenen Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle benötigen. Der externe Adressatenkreis braucht unter Umständen diese Informationen, um zielgerechte Entscheidungen bei der Gewährung einer Förderung, einer Subvention bzw. eines Kredits treffen zu können. Insbesondere im Bereich der öffentlichen (Sport-)Verwaltung und der Stiftungen bestehen oft bei der Finanzierung bzw. Subventionierung eines Projekts bestimmte Förderungsrichtlinien, die den Projektorganisator verpflichten, Informationen der Kostenrechnung über erbrachte (Ist-Kostenrechnung) oder zu erbringende Leistungen (Plan-Kostenrechnung) vorzulegen (in der Regel ohne Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten). Weiter kann auch eine freiwillige Offenlegung bestimmter kostenrechnerischer Informationen (z. B. über die Veröffentlichung auf der Vereinshomepage) von Vorteil sein. So kann diese Vorgehensweise eine höhere Transparenzkultur gegenüber der Öffentlichkeit sowie der Kooperationspartner stiften, was für den Verein zu Gewinn an Vertrauen und Sympathie seitens der Gesellschaft führen kann.
6. Dokumentationsfunktion
   Darüber hinaus dient die Kostenrechnung der Dokumentation der Kosten und deren Zuordnung zu Bezugsobjekten. So liefern Kostenrechnungsdaten ein wertmäßiges Abbild des Geschehens im gesamten Verein, in den Abteilungen bzw. in den einzelnen Sportkursen/Mannschaften. Dabei stellt die Dokumentationsfunktion eine wichtige Voraussetzung dar, damit die Kostenrechnung die anderen, oben aufgeführten Funktionen erfüllen kann.

Welche bedeutende Rolle die Kostenrechnung bei einem Sportverein spielen kann, zeigt das Beispiel des MTV Braunschweig:

"In unserer täglichen Vereinsarbeit ist die Kosten- und Leistungsrechnung, insbesondere die Kostenstellenrechnung, sehr hilfreich und praktikabel. Wir verstehen uns als Verein immer noch als Solidargemeinschaft und haben daher auch einen Vereinsbeitrag, der ein Solidaritätsbeitrag ist. Aber wir haben mittlerweile auch eine ganze Reihe von Zusatzbeiträgen eingeführt, weil die eine oder andere Gruppe bzw. die eine oder andere Abteilung deutlich mehr Kosten verursacht als der Rest des Vereins, und es dadurch zu Unmut gekommen war. Daher ist die Kostenrechnung aus meiner Sicht besonders wichtig, damit die Kostenverursacher bekannt sind, man sie im Auge behält und auch bei Bedarf dagegen steuern kann.

In der zweiten Jahreshälfte und besonders auch zum Jahresende hin gewinnt ein Kosten-Controlling durch einen Soll-Ist-Abgleich stark an Bedeutung, weil die externen Einnahmequellen zum Jahresende hin immer mehr abnehmen, die Kosten aber gleich bleiben. Auch hier ist es wichtig, die aktuellen Zahlen im Auge zu behalten."

Jörg Diekmann, seit März 2006 Geschäftsführer des MTV Braunschweig.

2.4 An wen richtet sich die Kostenrechnung im Verein?

Anhand der zuvor erläuterten Funktionen der Kostenrechnung können nun auch ihre Adressaten definiert werden. Traditionell befinden sich die Adressaten der Kostenrechnung als Teil des internen Rechnungswesens im Unterschied zum externen Rechnungswesen innerhalb eines Unternehmens. Auch in Sportvereinen richtet sich die Kostenrechnung primär an den internen Adressatenkreis und zwar an den ehrenamtlichen Vorstand, ggf. die hauptamtliche Geschäftsführung, Abteilungsleiter sowie andere Vereinsmitarbeiter/-mitglieder. Da aber die Kostenrechnung Daten produziert, die auch für Außenstehende von Relevanz sein können (siehe 2.3), können die kostenrechnerischen Daten im Sinne der Ausübung der Fremdinformationsfunktion den externen Adressaten zur Verfügung gestellt werden...