Alle Daten sicher - Das Handbuch für die Praxis, von Festplatte & Backups bis zur Cloud

Digitalisiert - und nun?

Digitale Dokumente sind in vielen Punkten gar nicht so viel anders als ihre analogen Pendants: Sie nützen Ihnen nichts, wenn Sie sie nicht wiederfinden oder sie nicht sicher abgelegt sind. Die Digitalisierung Ihrer Dokumente erzeugt Dateien, und die müssen Sie irgendwo sicher und strukturiert aufbewahren. Ob analoge oder digitale Welt: Ohne Ordnung und Struktur verwenden Sie viel zu viel Zeit darauf, nach den Informationen zu suchen, die Sie gerade dringend benötigen.

Die interne Festplatte/SSD

Verwenden Sie Ihren Rechner für die Digitalisierung, ist dessen interne Festplatte das erste Laufwerk, mit dem Ihre Dateien in Berührung kommen. Ob das nun eine physikalische Festplatte mit einem drehenden Datenträger ist oder eine moderne SSD, bei der die mechanischen Teile durch Speicherchips ersetzt wurden, macht dabei erst einmal keinen Unterschied.

Vorteil: Auf die Daten des internen Datenträgers können Sie immer schnell zugreifen, wenn Sie am Gerät sitzen. Bei einem Notebook, also auch unterwegs, wenn Sie das Gerät dabeihaben.

Nachteil: Ein solcher Datenträger wird viel verwendet, weil er auch das Betriebssystem und die Programme enthält. Damit geht die Gefahr einher, dass Sie im Eifer des Gefechts Daten versehentlich löschen oder verändern oder durch Geräteschaden verlieren. Hier empfiehlt es sich, auf jeden Fall zusätzliche Sicherheitskopien anzulegen. Wie das geht, erfahren Sie ab Seite 145.

Die externe Festplatte/SSD

Für die reine Datensicherung, also die Sicherungskopie für den Verlustfall, ist ein externer Datenträger wie eine Festplatte oder eine SSD eine gute Wahl. Nachdem Sie die Daten darauf gesichert haben, können Sie sie ein einen sicheren Ort wie einen Tresor oder ein Schließfach bringen.

Vorteil: Die Verfügbarkeit der Daten: Einen neuen Rechner nach einem Verlust oder Defekt zu beschaffen ist geringer Aufwand (wenn auch kostenintensiv). Das Einspielen der Daten von einem externen Datenträger geht schnell.

Nachteil: Um damit zu arbeiten, sind externe Datenträger - vor allem, wenn Sie an einem Laptop verwendet werden - unkomfortabel. Eine Alternative sind USB-Sticks, die klein sind und keine störenden Kabel haben. Und über eines müssen Sie sich bewusst sein: Auch externe Datenträger gehen mal kaputt!

Der Netzwerkspeicher (NAS)

Gerade wenn Sie auf Ihre digitalisierten Daten immer mal wieder zugreifen müssen, ist ein zentrales Sicherungslaufwerk, das eben keine Kabelverbindung erfordert, sinnvoll. Das ist mittlerweile auch für Privatanwender mit wenig Aufwand möglich. NAS (Network Attached Storage, ans Netzwerk angeschlossener Speicher) heißt das Zauberwort.

Ein NAS ist ein kleiner Kasten, der ein wenig Intelligenz und Festplatten enthält und an einem beliebigen Ort im Haus stehen kann. Angeschlossen wird er über ein Netzwerkkabel, beispielsweise an Ihren Router. Darauf können Sie dann von jedem Gerät aus zugreifen, das über das WLan oder ein Netzwerkkabel mit dem Netzwerk verbunden ist. Auf Wunsch sogar von außen über das Internet. (Mehr über diese Geräte lesen Sie ab Seite 142.)

Vorteil: NAS sind mittlerweile günstig zu bekommen und bieten eine Menge von Möglichkeiten. Im Gegensatz zur USB-Festplatte können viele Geräte parallel darauf zugreifen und zum Beispiel Datensicherungen durchführen.

Nachteil: Die Konfiguration ist manchmal ein wenig knifflig. Vor allem die Absicherung gegen unberechtigten Zugriff sollte sehr genau kontrolliert werden.

Die Cloud

Kaum ein Begriff hat die Computerwelt so durcheinandergewirbelt wie der der Cloud: Warum Ihre Daten lokal auf einer Festplatte speichern und selbst für Datensicherungen sorgen, wenn man das auch den Profis überlassen kann? Microsofts OneDrive, Dropbox, Amazon Web Services (AWS), Google Drive und viele andere Dienste sind auch für die Datensicherung geeignet. Vor allem die Kombination aus sicherer Speicherung auf einem Cloudserver und der Synchronisation mit dem Rechner zu Hause macht das ganze superbequem. Mehr dazu lesen Sie auf Seite 136.

Vorteil: Clouddienste sind schnell, hochverfügbar, günstig und einfach zu bedienen, teilweise sogar direkt im Betriebssystem Ihres Rechners integriert.

Nachteil: Sie müssen Vertrauen haben. Können Sie sich darauf verlassen, dass der Anbieter seine Systeme im Griff hat, dass er Ihre Daten nur für Sie verfügbar macht und dass er Sie auch jederzeit an Ihre Daten lässt?

Der richtige Dateiname

Wenn Sie ein Dokument digitalisieren, dann müssen Sie ihm an irgendeiner Stelle im Prozess auch einen Namen geben. Wer es sich leicht machen will, übernimmt einfach die automatisch vergebenen Standardnamen. Das führt aber schnell dazu, dass die Dateien alle ähnlich heißen. Zwischen "Datei1234" und "Datei467544" mögen große inhaltliche Unterschiede bestehen, der Name aber gibt das nicht her. Sinnvoller ist es, die Dateien gleich richtig zu benennen und schon von Anfang an Überblick aufzubauen.

Die Struktur von Dateinamen

Der Name einer Datei setzt sich aus zwei unterschiedlichen Komponenten zusammen: einem frei wählbaren Namen und einer Erweiterung, etwa XLSX für eine Excel-Tabelle oder MP3 für eine Musikdatei. Früher war die Zeichenzahl des frei wählbaren Namensbestandteils begrenzt, heute hat man hier viel mehr Freiheiten: Bis auf einige Sonderzeichen lässt sich im Dateinamen so gut wie alles unterbringen.

Da es keine Zeichenbegrenzung mehr gibt, müssen Sie sich nicht mit Abkürzungen zufriedengeben. Zu kurze Dateinamen sind oft nicht übersichtlich. Gleiches gilt für zu lange Namen - versuchen Sie also nicht, den gesamten Inhalt der Datei im Namen unterzubringen! Wie bei allen Dingen, die mit Ordnung zu tun haben, ist die richtige Mischung aus Information und Effizienz wichtig. Denken Sie zudem an Ihre Zielgruppe: Andere Personen, die die Dateien verwenden sollen, müssen die Namen auch zuordnen können. Das betrifft sowohl Fachbegriffe als auch die Sprache des Namens. Mittlerweile sind auch viele Sonderzeichen im Dateinamen zulässig, allerdings nur bei größeren Betriebssystemen wie Windows, macOS, Linux und anderen. Ein SmartTV, ein Autoradio, eine Spielekonsole - die ja durchaus zur Wiedergabe von Film- und Videodateien genutzt werden können - sind da oft weit weniger flexibel. Darum verzichten Sie möglichst auf Sonderzeichen. Statt eines Leerzeichens verwenden Sie besser den Unterstrich, der auf der Tastatur über dem Minus-Zeichen liegt. Satzzeichen wie Punkt, Komma und Semikolon sorgen auch eher für Fehlfunktionen bei solchen Geräten und sollten vermieden werden.

Die Dateierweiterung

Der hintere Teil des Dateinamens, der auf den Punkt folgt, dient vor allem den Betriebssystemen dazu, die Datei der Anwendung zuzuordnen, die sie erzeugt hat und mit der sie geöffnet werden soll. Endet ein Dateiname beispielsweise mit .XLSX, weiß das Betriebssystem sofort, dass es diese Datei mit Excel - oder einer mit Excel kompatiblen Tabellenkalkulation - öffnen soll.

Oft sind verschiedene Programme geeignet

Für die verschiedenen Dateitypen gibt es eine Vielzahl von Apps und Programmen, die diese korrekt öffnen, darstellen und bearbeiten können. Im Beispiel einer XLSX-Datei kommen neben Microsoft Office auch kostenlose Versionen wie Open Office oder betriebssystemspezifische Programme wie Numbers (als macOS-Alternative zu Excel) infrage.

In den Programmen selbst können Sie beim Speichern den Dateityp und damit die Erweiterung Ihrer Datei auswählen. Sie sollten aber niemals selbst die Dateierweiterung ändern, auch nicht beim Umbenennen einer Datei. Sollten Sie versehentlich die Dateierweiterung geändert oder den Punkt entfernt haben, lässt sich die Datei meist nicht mehr öffnen. Das können Sie beheben, indem Sie diesen Fehler im Namen korrigieren.

Auswahl des Dokumentformats

Das Dokumentformat und die Dateierweiterung sind tatsächlich zwei unterschiedliche Dinge, auch wenn sie eng miteinander verknüpft sind. Jedes Programm hat sein Standardformat, die meisten unterstützen aber auch Alternativen und erlauben, dass eine Datei in einem anderen Format gespeichert werden kann.

1In so gut wie jedem Programm können Sie auf Datei > Speichern unter...