EINFÜHRUNG:
Von der Besprechung zum Meet-up

Hatten Sie diesen Moment auch schon? Plötzlich füllt sich der Raum mit positiver Energie und Sie bauen zügig und ohne Mühe auf den Ideen Ihrer Kollegen auf, die dasselbe tun. Sie fühlen sich geschätzt und sind überrascht, wie schnell man in einer Sache vorwärtskommen kann und dabei - wie von Zauberhand gelenkt - Informationen austauscht, Ideen entwickelt, Entscheidungen fällt und Maßnahmen auf den Weg bringt.

In der Psychologie nennt man solche hyperproduktiven Zustände Flow-Erlebnisse. Sie gehen dabei als Person oder Gruppe in einer Aufgabe auf und vergessen Zweifel und Hintergedanken und blenden Ablenkungen mühelos aus. Sie sind fokussiert und engagiert, ohne jedoch den Überblick zu verlieren (Csíkszentmihályi, 2010).

Warum passiert uns dies so selten? Und können wir derartige Flow-Momente bewusst in unseren Besprechungen herbeiführen? Gelingt dies auch, wenn ich nicht für die Sitzungsleitung verantwortlich bin, sondern ,nur' als Eingeladener an einer Besprechung teilnehme?

Genau diese Fragen beantworten wir im vorliegenden Buch (und zwar positiv!) mit Augenmaß und Realitätssinn - aber auch mit einer Dosis Mut zu unkonventionellen Lösungen

In herkömmlichen Büchern über Besprechungen lesen Sie Empfehlungen wie "Starten und beenden Sie Sitzungen pünktlich. Klären Sie die Verantwortlichkeiten. Vermeiden Sie es, vom Thema abzuweichen und halten Sie sich an die Agenda." Das sind sicherlich ehrenvolle Hinweise. Leider bewirken sie meist nicht viel und geraten nach kurzer Zeit wieder in Vergessenheit Die gut gemeinten Appelle für besseres Sitzungsverhalten verhallen, die unergiebigen Sitzungsroutinen bleiben.

Was also tun, wenn Sie unergiebige und überlange Besprechungen nerven und Sie dies als Sitzungsteilnehmer, Besprechungsleiter oder auch externe Moderatorin ändern wollen? Unsere Antwort: Nutzen Sie Meeting-Nudges als clevere Impulse für produktives Sitzungsverhalten Denn wir begnügen uns in diesem Buch nicht mit Appellen. Wir stellen stattdessen vier erprobte, verhaltensorientierte Hebel vor, um Besprechungen - und was davor und danach geschehen sollte - effektiv und pragmatisch zu verbessern.

Wir bedienen uns dabei des erprobten Nudging-Ansatzes aus der Verhaltensökonomie. Dieser besagt, dass wir unsere Kolleginnen und Kollegen sozusagen zu besserem Meetingverhalten verführen müssen und zwar durch geringfügige Veränderungen am Besprechungsprozess und seiner Infrastruktur. Damit erreichen wir mehr Fokussierung, eine klare Orientierung in unseren Gesprächen, mehr aktive und konstruktive Beteiligung und ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein vor, während, und nach einer Besprechung. Das führt über kurz oder lang zu einer anderen, besseren Besprechungskultur. Es ermöglicht den Pfad weg von Nörgelspiralen hin zu Lösungsspiralen - oft sogar im gemeinsamen Flow-Zustand.

WARUM MEET-UP?

Wir nennen diesen Ansatz für die Verbesserung von Besprechungen Meet up! Wir haben diesen Begriff als Buchtitel gewählt, weil Meetups im amerikanischen Englisch (freiwillige) fokussierte, relativ informelle Treffen bezeichnen, die stark vom Engagement der Teilnehmer leben, welche zügig ihre gemeinsamen Ziele erreichen möchten. Im Gegensatz zu traditionellen Besprechungen sind Meet-ups hochgradig interaktiv und beschränken subtil die Dominanz von Einzelpersonen durch clevere Prozess- und Infrastrukturveränderungen. Statt zu verbergen, dass man sich nicht vorbereitet hat - Manager sind Meister der Inkompetenzkompensationskompetenz - oder an einer vielleicht obsoleten Sitzungsagenda festzuhalten, wird zu Beginn nochmals kurz eine gemeinsame Basis geschaffen und die Agenda geklärt und dann permanent nachgeführt. Ablenkungen oder Abschweifungen werden durch interessante Involvierungsweisen geschickt vermieden. Verantwortlichkeiten werden für alle überprüfbar visualisiert, sodass auch die Verteilung der Aufgaben fair ausfällt. Wesentliche Unterschiede von derartigen Meet-ups zu herkömmlichen Besprechungen sehen Sie in der nachfolgenden Tabelle zusammengefasst.

Abbildung 1: Ein erster Vergleich von Besprechungen und Meet-ups

Das UP! im Buchtitel ist aber auch eine Aufforderung an Sie, die Leserinnen und Leser, aufzustehen und aus Sitzungen etwas Gemeinsames entstehen zu lassen. Es ist ein Versprechen, dass Produktivität und Stimmung nach oben gehen werden, wenn Sie die Impulse in diesem Buch - als Teilnehmer/in oder Sitzungsleiter/in - ausprobieren. Einige Forscher konnten übrigens empirisch nachweisen, dass ein direkter Zusammenhang zwischen Sitzungsqualität und Mitarbeiterzufriedenheit besteht: Je besser die Besprechungen, desto zufriedener die Mitarbeiter. Es lohnt sich also in vielerlei Hinsicht, Meetings systematisch zu verbessern.

Zu guter Letzt heißt unser Ansatz auch MEET UP! weil nach oben zeigen ein zentrales Mittel ist, um von Besprechungsdetails wieder zum Wesentlichen, zum Überblick zu gelangen. Dies ist Teil einer einfachen Gesprächsnavigationsmethode, die wir Navicons nennen und die wir in diesem Buch erstmalig einer breiten Leserschaft vorstellen. Mit Navicons geben Sie Ihren Diskussionen eine klare Richtung und signalisieren, welche Art von Dialog man gerade führt oder führen sollte. Das hilft nicht nur bei der Verständigung, es erspart auch unproduktive Detaildiskussionen. Einer der besten Impulse, um mit Navicons zu arbeiten, sind dabei einfache Kärtchen oder Post-it-Zettel. Doch der Navicon-Nudge lässt sich auch bereits durch Gesten oder rein verbal nutzen, wie Sie sehen werden. Als kleinen Umsetzungsimpuls für diese Navicons haben wir diesem Band ein Buchzeichen beigelegt, das Sie sofort in Besprechungen nutzen können (mehr dazu im sechsten Kapitel zu Orientierung).

INNOVATIONEN FÜR DIE BESPRECHUNGSKOMMUNIKATION

Neben Navicons laden wir Sie in diesem Buch zu weiteren Neuerungen in Sachen Meetingverhalten ein. Sie können die Tipps und Ansätze dabei in einer Vielzahl von Besprechungen anwenden - vom ad-hoc Zweiergespräch bis hin zur monatlichen Abteilungs- oder Firmensitzung, von der Kick-off-Veranstaltung bis hin zur Debriefing- oder sogenannten Lessons-Learned-Sitzung. Die genau 100 Nudges dieses Buches können für Ausbildungs- und Informationsveranstaltungen gleichermaßen verwendet werden wie für Problemlösungssitzungen oder entscheidungsorientierte Besprechungen. Sie lernen beispielsweise das Meet-upCanvas, ein einfaches Werkzeug zur Sitzungsführung, kennen. Sie sehen, wie man mit einfachen PowerPoint-Hacks aus Folienpräsentationen interaktive Erlebnisse machen kann. Sie sehen das sogenannte Scrum-Board, um Aufgaben und Verpflichtungen aus Besprechungen leicht nachzuverfolgen und transparent zu machen. Sie erleben eine neue, kompakte Art der Sitzungsprotokollierung, die DOCS-Box. Neben vielen analogen Werkzeugen stellen wir Ihnen dabei auch einige digitale Tools für effektive Sitzungen vor, so etwa Mentimeter.com für rasche Meinungsbilder, Befragungen und Abstimmungen während Besprechungen.

Konkret stellen wir Ihnen vier Bereiche von Nudges oder Sitzungsimpulsen vor, die sich in unserer Forschung und Arbeit mit Organisationen als ausschlaggebend für eine hohe Sitzungsqualität erwiesen haben. Jeden dieser vier Erfolgsfaktoren für Meetings können Sie durch Nudging gewährleisten oder zumindest wahrscheinlicher machen. Diese vier Hebel für bessere Meetings sind:

1. Fokus: Sie können durch nützliche Vorgaben und Einschränkungen die Konzentration auf das Wesentliche fördern und so die Menge an Meetings reduzieren und die Meetingqualität (durch Konzentration) radikal steigern.
2. Orientierung: Sie können durch explizite Gesprächsnavigation die Orientierung und Verständigung in jeder Sitzung erhöhen.
3. Involvierung: Sie können durch einfache Prozesse (z. B. Zweiergespräche) und (Feedback-) Regeln die konstruktive Beteiligung aller im Meeting fördern.
4. Verpflichtung: Sie können durch Transparenzmechanismen die Verantwortung der Besprechungsteilnehmer fördern.

Jenseits dieser Kernideen gibt es zahlreiche weitere Impulse zu jedem der vier Bereiche, die wir Ihnen im Buch näher vorstellen. Vor diesen Details jedoch zunächst der Überblick und was Sie als Nächstes erwartet.

DAS BUCH IM SCHNELLDURCHLAUF

Im nächsten Kapitel geben wir Ihnen einen kompakten Überblick über den Nudging-Ansatz und seinen wissenschaftlichen und praktischen Hintergrund. Dabei lernen Sie verschiedene Nudging-Typen kennen und sehen, wie diese...