Moderation

Eine Moderation vorbereiten

Alle Dinge gelingen, wenn sie vorbereitet sind, und misslingen, wenn sie nicht vorbereitet sind.
(Konfuzius)

Wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Arbeitssitzung (Workshop, Besprechung, Meeting, Qualitätszirkel, Teamsitzung etc.) ist eine gründliche Vorbereitung. Davon handelt das folgende Kapitel. Sie erfahren

• wie Sie die geeigneten Teilnehmer auswählen,
• wie Sie Anlass und Ziel der Sitzung korrekt ermitteln,
• wie Sie alle zur Gestaltung erforderlichen Mittel organisieren,
• wie eine korrekte Einladung aussieht.

Warum die Vorbereitung so wichtig ist

Eine effiziente Arbeitssitzung beginnt mit der optimalen Vorbereitung. Diese erste Phase ist wichtig, weil sie unverzichtbare Informationen zum Hintergrund, zu den Teilnehmern und für die Planung der Arbeitssitzung liefert. Als Moderator sollten Sie sich deshalb schon vor Ihrem Einsatz über folgende Aspekte Gedanken machen:

• Wer nimmt teil, und worauf muss ich besonders aufpassen? (Adressatenanalyse)
• Worum geht es, und welches Ergebnis wollen wir erarbeiten? (Anlass, Auftrag, Ziele und Inhalte der Arbeitssitzung)
• Welche Schritte führen uns zum Ziel der Sitzung, zum angestrebten Ergebnis? (Gestaltung der Arbeitssitzung)
• Welche Arbeitsmittel brauchen wir? Müssen Räume, Übernachtungsmöglichkeiten etc. bestellt werden? (Organisation und Logistik)
• Wer sollte teilnehmen, und wie informiere ich die Teilnehmer? (Einladung)

Im Idealfall setzen Sie sich in der Vorbereitungsphase in Einzelgesprächen mit dem Auftraggeber und einigen repräsentativen Mitgliedern der Arbeitsgruppe zusammen. Ist das nicht möglich, müssen die wichtigsten Fragen gleich zu Beginn der Arbeitssitzung gemeinsam gestellt und beantwortet werden.

Die folgenden Fragelisten zeigen Ihnen, wonach es sich im Rahmen der Vorbereitung zu fragen lohnt. Im Einzelfall kann es natürlich sein, dass einige Fragen wegfallen, dafür aber andere wichtig werden, die zusätzlich gestellt werden müssen.

Wer nimmt teil? - Die Adressatenanalyse

Je mehr Sie über die Teilnehmer und deren Hintergrund wissen, desto besser können Sie Ihre Moderation auf die Gruppe abstimmen. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass Sie keine Wertungen aus den Informationen ableiten, die Sie bei Ihrer Arbeit als neutraler Moderator nur behindern würden.

Mit der folgenden Checkliste können Sie die wichtigsten Informationen zu den Teilnehmern zusammentragen:

Checkliste: Adressatenanalyse

? Wer sind die Teilnehmer? ? Wie gut kennen sich die Teilnehmer untereinander? ? Welchen beruflichen/fachlichen Hintergrund haben sie? ? Welches Vorwissen/Fachkenntnisse bringen die einzelnen Teilnehmer mit? ? Welche Hierarchieverhältnisse herrschen in der Gruppe? ? Welche Stellung nimmt die Gruppe im Gesamtunternehmen ein? ? Welche Erfahrungen zur gemeinsamen Arbeit/Moderation bringen die Teilnehmer mit? ? Wie ist der Informationsstand der Teilnehmer? ? Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Arbeitsauftrag/zur Arbeitssitzung? ? Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Moderator und zur moderierten Arbeitsweise?

Im folgenden Beispiel können Sie sehen, welche Auswirkungen es haben kann, wenn die Adressatenanalyse nur lückenhaft durchgeführt wurde.

BEISPIEL Die Situation: Natalie Simon wird von Abteilungsleiter Winter gebeten, ein Konfliktgespräch zwischen ihm und seinem Stellvertreter, Herrn Huber, zu moderieren. Frau Simon wird in ihrem Unternehmensbereich gerne als Moderatorin für Konflikte herangezogen. Es gelingt ihr meistens sehr schnell, Vertrauen zu den Konfliktparteien aufzubauen und diese bei der Lösungsfindung zu unterstützen. In der Vorbereitungsphase erkennt Frau Simon in Gesprächen mit Herrn Winter und Herrn Huber, dass die Situation keineswegs aussichtslos ist und sieht schon mehrere realistische Lösungsmöglichkeiten. Ihren Optimismus teilt Sie beiden Gesprächspartnern mit, natürlich ohne konkret zu werden. Im Konfliktgespräch selbst aber verhält sich Herr Huber sehr verschlossen und unkooperativ und leistet nur minimale Beiträge zur Lösungsfindung. Das Gespräch endet ohne greifbare Ergebnisse, die Fronten scheinen sich sogar noch verhärtet zu haben. Natalie Simon ist frustriert. Sie kann sich nicht erklären, wie es dazu kam. Was ist schiefgelaufen? - Herr Huber hat bei seinem letzten Arbeitgeber sehr schlechte Erfahrungen mit Moderatoren gemacht. Moderatoren wurden dort als Disziplinierungs- und Durchsetzungskommando eingesetzt. Herr Huber hatte deshalb im Konfliktgespräch Angst, dass Offenheit und Kooperation zu seinem Nachteil ausschlagen könnten. Aus seinem Erfahrungshintergrund heraus hat er das Gespräch mehr oder minder bewusst als Finte des Abteilungsleiters verstanden, der seine Vorstellungen durchsetzen will. Er sah für sich dabei also keine aktive Rolle. Frau Simon hat sich bei der Adressatenanalyse offenbar stark auf ihren guten Ruf und ihre Vertrauensstellung im Unternehmen verlassen - und darauf, dass moderierte Sitzungen allgemein positiv eingeschätzt werden. Hätte sie daran gedacht, die beiden letzten Fragen der Checkliste zur Adressatenanalyse zu stellen, hätte das Gespräch wahrscheinlich einen konstruktiven Verlauf genommen. Worum geht es in der Sitzung?

Klären Sie vorab die Erwartungen, die von den Beteiligten an die moderierte Sitzung gestellt werden. Von zentraler Bedeutung ist dabei natürlich der Anlass für die Sitzung und wer welche Ziele damit verfolgt. Sie sollten zusammen mit dem Auftraggeber und den Teilnehmern der Arbeitssitzung den Auftrag präzise bestimmen.

Checkliste: Anlass und Ziel der Sitzung

? Worum geht es überhaupt? ? Wer hat die Gruppensitzung angeregt bzw. veranlasst? ? Welcher Anlass besteht für die Gruppensitzung bzw. die Zuziehung eines Moderators? ? Was verspricht sich der Auftraggeber von der Gruppensitzung bzw. der Moderation? ? Wie lautet der Auftrag für die Gruppensitzung bzw. das Gesamtprojekt, dessen Teil die Gruppensitzung ist? ? Warum ist der Auftrag sinnvoll bzw. wichtig? ? Wer hat an dem Auftrag ein wichtiges Interesse inner- und außerhalb des Unternehmens/Teams? ? Was ist das Ziel der Arbeitssitzung bzw. des Gesamtprojektes? ? Handelt es sich um eine Informationsbesprechung, eine Besprechung zur Problemlösung oder Entscheidungsvorbereitung oder um eine andere Besprechung? ? Warum ist das Ziel sinnvoll und wichtig? ? Wer hat besonderes Interesse an der Zielerreichung? ? Weiß ich genug zum Thema, oder muss ich noch etwas in Erfahrung bringen?

Wie wichtig es ist, Erwartungen abzuklären, zeigt das folgende Beispiel.

BEISPIEL Eine Kundenbefragung für die Firma Datatech hat deutliche Mängel im Außendienst aufgedeckt. Die Außendienstmitarbeiter werden zu einer ganztägigen Besprechung mit den jeweiligen Regional- und Abteilungsleitern eingeladen. Jonas Müller soll als Moderator die Sitzung leiten. Er stellt folgendes Tagesprogramm auf: Zunächst wird er den Teilnehmern der Sitzung die Ergebnisse der Kundenbefragung klar und übersichtlich präsentieren, dann soll die Gruppe die Ursachen für die Unzufriedenheit der Kunden herausarbeiten und im dritten Schritt für die wichtigsten Schwachstellen Lösungsansätze entwickeln. Doch es kommt anders. Jonas Müller sieht sich einer Gruppe von Außendienstmitarbeitern gegenüber, die an den Ergebnissen der Befragung gar nicht interessiert sind. Der Hintergrund: Datatech wird in sechs Monaten mit der Firma Cloudware fusionieren. Man erwartet...