Recht, Buchführungspflichten, Haftung und Datenschutz für Vereine

Inhaltsverzeichnis
Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V
Die Autoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VII
Abkürzungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIII
Teil A Rechtliche Grundlagen . 1
1. Begriff des Vereins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
3. Die Gründung eines Vereins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
4. Arten des Vereins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4.1 Abgrenzung zwischen wirtschaftlichem und nichtwirtschaftlichem Verein . . . . 5
4.1.1 Wirtschaftliche Vereine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
4.1.2 Nichtwirtschaftliche Vereine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.2 Abgrenzung zwischen rechtsfähigem Verein und nichtrechtsfähigem Verein . . 8
4.2.1 Rechtsfähiger Verein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4.2.2 Nichtrechtsfähiger Verein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.2.3 Von der Gründung des Vereins zur Rechtsfähigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
5. Untergliederungen von Vereinen/Mehrspartenvereine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
6. Vereinsverbot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
7. Pflichtangaben von Vereinen im Geschäftsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
7.1 Pflichtangaben auf dem Briefbogen eines Vereins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
7.2 Pflichtangaben im E-Mail-Verkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
7.3 Pflichtangaben in Mitglieder-Werbebroschüren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
7.4 Pflichtangaben auf der Website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
7.5 Rechtsfolgen bei Verstößen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Teil B Rechenschafts-, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten/Haftung . 17
1. Buchführungspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
1.1 Buchführungspflicht nach Bürgerlichem Gesetzbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.2 Buchführungspflicht nach Handelsrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3 Buchführungspflicht nach Steuerrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3.1 Grundsätzliches zur Buchführungspflicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.3.2 Elektronische Übermittlung von E-Bilanzen sowie
Gewinn- und Verlustrechnungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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1.4 Nachweispflicht der tatsächlichen Geschäftsführung nach § 63 Abs. 3 AO . . . . . 21
2. Aufzeichnungspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
2.1 Aufzeichnungspflichten nach der Abgabenordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.1.1 Allgemeine Grundsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.1.2 Aufzeichnung des Wareneingangs (§ 143 AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.1.3 Aufzeichnung des Warenausgangs (§ 144 AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.1.4 Sachverhalte mit Auslandsbezug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.2 Aufzeichnungspflichten für Zwecke der Umsatzsteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.2.1 Aufzeichnungspflichten gemäß § 22 UStG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.2.2 Sonstige Aufzeichnungspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.3 Aufzeichnungspflichten für Zwecke der Lohnsteuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.3.1 Aufzeichnungspflichten gemäß § 41 EStG, § 4 LStDV . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.3.2 Besondere Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten im
Rahmen der betrieblichen Altersversorgung (§ 5 LStDV) . . . . . . . . . . . . 27
2.4 Aufzeichnungspflichten bei der Gewinnermittlung durch § 4 Abs. 3 EStG
(Einnahmen-Überschuss-Rechnung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.5 Aufzeichnungspflicht gemäß § 4 Abs. 3 S. 5 EStG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.6 Aufzeichnungspflicht gemäß § 6 Abs. 2 und 2a EStG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.7 Aufzeichnungspflicht gemäß § 7a Abs. 8 EStG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.8 Aufzeichnungspflicht für Minijobs und kurzfristig Beschäftigte . . . . . . . . . . . . . . . 30
2.9 Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.10 Aufzeichnungspflicht des Investitionsabzugsbetrags und der
Sonderabschreibungen nach § 7g EStG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.11 Dokumentationspflichten nach § 17 des Mindestlohngesetzes . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3. Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen (§ 145 AO) . .32
3.1 Grundsätzliches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.2 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
(§ 145 Abs. 1 AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.2.1 Belegprinzip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.2.2 Belegsicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.2.3 Verfahrensdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4. Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen (§ 146 AO) . . . 34
5. Kassenaufzeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
5.1 Grundsätzliches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
5.2 Grundsatz zur Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) . . . . . . . . . . . 41
5.3 Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen(
§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
5.4 Einsatz von offenen Ladenkassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
5.5 Einsatz elektronischer Registrierkassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5.6 Datenzugriffsrecht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.7 Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen. . . . . .
52
5.8 Kassensicherungsverordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5.9 Kassen-Nachschau (§ 146b AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
5.10 Folgen von Mängeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
6. Aufzeichnungspflichten für Unterlagen der Sozialversicherung . . . . . . . . . . . . . . . . 59
7. Aufzeichnungspflichten bei Außenprüfungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
8. Aufbewahrung und Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
9. Mängel bei den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
10. Steuerliche Pflichten von Vereinsvorständen sowie Haftungbei
der
Verletzung der steuerlichen Pflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
11. Haftung für Überschuldung/Insolvenz eines Vereins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
12. Begrenzung der Haftung von ehrenamtlich tätigen Vereinsvorständen. . . . . . . . .
65
12.1 Gesetz zur Begrenzung der Haftung von ehrenamtlich tätigenVereinsvorständen
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
12.2 Die Änderungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
12.2.1 Haftung von Vorstandsmitgliedern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
12.2.2 Abweichende Regelung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
12.2.3 Haftungsbegrenzung für Vorstände von Stiftungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Teil C Datenschutz 68
1. Grundsätzliches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
2. Sachlicher Anwendungsbereich der DSGVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
3. Begriffsbestimmungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69
4. Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
4.1 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
4.1.1 Allgemeine Grundsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
4.1.2 Einwilligung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4.1.3 Schriftliche Regelungen zum Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.2 Informationspflichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
5. Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
5.1 Datenerhebung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
5.2 Hinweispflicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6. Nutzung personenbezogener Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.1 Zuständigkeit innerhalb des Vereins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.2 Nutzung für Vereinszwecke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6.3 Nutzung für Spendenaufrufe und Werbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.4 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.4.1 Grundsätzliches zur Datenübermittlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
6.4.2 Datenübermittlung zur Wahrnehmung satzungsmäßiger
Mitgliedsrechte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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6.5 Datenveröffentlichungen in Aushängen und Vereinspublikationen. . . . . . . . . . . .
82
6.6 Datenübermittlung an Dachverbände . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6.7 Veröffentlichungen im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
7. Recht auf Löschung personenbezogener Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
8. Organisatorische Maßnahmen zur Durchführung des Datenschutzesim
Verein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
8.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
8.2 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
9. Ratgeber für kleine Unternehmen und Vereine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Weitere Bücher des HDS-Verlags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91