How-To Digitalisierung

die herausforderung

Ich will euch nicht mit Geschichten langweilen, die ihr schon tausendmal gehört habt. To make a long story short: Die Welt ist im Umbruch. Neue Technologien verändern die Art und Weise, wie Leistungen erstellt und erbracht werden. In Abbildung 5 sind einige technologische Trends dargestellt, die unser Leben signifikant beeinflussen werden. Sie haben Auswirkungen auf unsere Fähigkeiten, schneller bessere Entscheidungen treffen zu können, indem wir beispielsweise in Echtzeit riesige Datenmengen verarbeiten. Das ist keine Utopie irgendwelcher Nerds und Zukunftsforscher, sondern nur noch eine Frage der Zeit.

Abb. 6: Wesentliche Konsequenzen der technologischen Entwicklung

Doch spannender und zielführender als technologische Trends aufzuzählen und darüber zu sinieren, wann es so weit sein wird, ist, sich Gedanken über die Konsequenzen zu machen. Zu welchen grundlegenden konzeptionellen Veränderungen führen diese Technologien? Auf was dürfen wir uns einstellen? Wie wird sich die Art und Weise, wie wir leben, wie wir arbeiten und wie wir Leistungen erstellen und erbringen, verändern? Hierzu habe ich uns in Abbildung 6 wesentliche Konsequenzen der zu erwartenden technologischen Entwicklungen aus einer konzeptionellen Perspektive zusammengefasst.

Wesentliche Konsequenzen der technologischen Entwicklung

Unsere Befähigung, Information in nie dagewesener Menge, Geschwindigkeit und Qualität aus unterschiedlichen Quellen zu verarbeiten und dadurch nutzbaren Mehrwert zu generieren, schafft Transparenz. Transparenz über Informationen, Entscheidungen und Handlungen, die demjenigen, der diese Befähigung besitzt und nutzt, erhebliche Wettbewerbsvorteile bietet. Ein weiterer Aspekt ist die Dezentralisierung von Informationen, Entscheidungen und Handlungen. Eine intelligente Zentralisierung und Dezentralisierung dieser Faktoren ist ein weiterer wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen. Nehmt Airbnb, Flixbus oder Uber als Beispiele: Über das intelligente Management der Daten stellen diese Unternehmen - etwas salopp formuliert - ihrem Netzwerk die geschäftsrelevanten Informationen zur Verfügung und dezentralisieren auf diese Weise mit ihrem Plattformansatz die Leistungserstellung und -erbringung. Der damit verbundene Aufwand wird so ebenfalls dezentralisiert.

Wenn die Leute vom Mehrwert durch Digitalisierung sprechen, meinen sie in der Regel Automatisierung. Digitalisierung per se bringt erst mal keine revolutionären Vorteile, es ist die Anwendung der Technik, die Wettbewerbsvorteile schafft. Die Dezentralisierung hat einen ähnlichen Effekt - letzten Endes übernimmt jemand anderes die Arbeit, obwohl wir weiterhin abkassieren, das ist wahre Kostenoptimierung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Koordination. Bei adäquater Anwendung der vernetzten Technologien können wir uns schneller und effektiver koordinieren als jemals zuvor. Wir brechen zeitliche und räumliche Beschränkungen auf und reduzieren Kooperations- und Kollaborationsschranken.

Mit dem Aufbrechen zeitlicher und räumlicher Beschränkungen und der Virtualisierung von Arbeits- und Betriebsmitteln verbessert sich auch der Zugang zu diesen Ressourcen. Früher musste man beispielsweise in die Bibliothek gehen, um auf einen begrenzten Wissensschatz zugreifen zu können. Heute gehört der Zugang zu einem fast unerschöpflichen Fundus über Informations- und Wissensdatenbanken zur Normalität. Ähnlich verhält es sich für digitale Organisationen. Wenn man nicht mehr auf physischen Platz angewiesen ist, sind Aspekte wie Wachstum, Skalierung und so weiter nur noch ein paar Klicks entfernt - hochflexibel, egal ob temporär oder beständig. Ferner haben Organisationen, die neue Technologien nutzen, mehr Möglichkeiten, ihre Leistungen bedarfs-, nutzer- und kundenorientiert zu personalisieren, und können sich damit auf der Leistungs-, Nutzer- und Kundenebene von anderen Organisationen abheben. Sie stellen den Leistungsempfänger und dessen Bedürfnisse in den Mittelpunkt.

Diese Perspektiven sind keine abschließende Aufzählung, aber sie geben uns die wesentlichen konzeptionellen Veränderungen an die Hand. Warum erzähle ich das? Eigentlich wollen wir doch nur eine digitale Lösung einführen.

Abb. 7: Unsere Herausforderung*

Weil ich es für überaus wichtig erachte, ein grundlegendes gemeinsames Verständnis über die mit den neuen Technologien einhergehenden konzeptionellen Veränderungen, die Auslöser für unsere Vorhaben sind, zu entwickeln. Dies hilft uns bei den anstehenden Schritten auf informationeller, kommunikativer und koordinierender Ebene. Wenn wir beispielsweise eine neue digitale Lösung einführen möchten und wir uns diese mit Blick auf die vorangegangenen Perspektiven (Transparenz, Dezentraliserung, Automatisierung, Koordination, Zugang, Flexibilität und Personalisierung) ansehen, dann wird es uns leicher fallen, die Beteiligten und Betroffenen für eine neue Lösung zu begeistern, weil wir aus dieser Übung die Vorteile und den Mehrwert für die Beteiligten ableiten können.

Abb. 8: Digitale Organisation

Kommen wir zum Kern der vor uns liegenden Herausforderung: Wir wollen eine neue digitale Lösung in die bestehenden Routinen einer Organisation einführen. Was ist der Hintergrund unseres Vorhabens? Dafür kommen mannigfaltige Symptome infrage: rechtliche Anforderungen, Anforderungen von Partnerorganisationen, Kostenoptimierung, Kundenorientierung und so weiter. Die Ursache ist jedoch, dass sich die Welt verändert - vom Industrieins Informationszeitalter. Zukunftsphilosophisch gesehen befinden wir uns auf dem Weg zur digitalen Organisation. Dieser Begriff beschreibt eine Institution, die ausschließlich elektronische Daten, Prozesse und Systeme zur Durchführung von Aktivitäten nutzt, für die eine elektronische Verarbeitung geeignet oder erforderlich ist (siehe Abbildung 8).

Wenn sich die Welt verändert und wir gerade ins Informationszeitalter rasen, warum gestaltet sich der Weg dahin so schwierig? Das hängt zu großen Teilen mit den damit verbundenen Veränderungen zusammen, die wir dazu in bestehende Abläufe und Strukturen einführen müssen. In Abbildung 9 habe ich wichtige Gestaltungsbereiche bei der Einführung digitaler Lösungen dargestellt. Die bei solchen Projekten erforderlichen Aktivitäten betreffen strategische und operative Informationen, Prozesse und Systeme, um eine Organisation vom Ist-Zustand in den geplanten Soll-Zustand zu überführen. Hinter jedem der genannten Gestaltungsbereiche versteckt sich ein Kaleidoskop

Abb. 9: Wichtige Gestaltungsbereiche bei der Einführung digitaler Lösungen

von Tätigkeiten, die im Gesamtkontext des Projekts geplant, organisiert, gesteuert, kontrolliert und - vor allem - erledigt werden müssen. Die daraus resultierende Komplexität kann die Beteiligten schnell überfordern.

Solche Vorhaben erfordern ein anderes Handeln als Routineaufgaben. Wir treten ein in die Welt der Projekte. Was ist ein Projekt? Nach der DIN 69901 handelt es sich bei einem Projekt um ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, zum Beispiel mit Blick auf die Zielvorgabe, auf zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, auf die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, auf die projektspezifische Organisation (siehe Abbildung 10).

Nachdem das gesagt ist, erlaubt mir eine Anmerkung: Ich habe es in der Praxis zu oft erlebt, dass sich Entscheidungsträger wochenlang damit beschäftigten, eine geeignete Definition für Projekte zu finden. Letzten Endes verliefen sie sich im Wald wissenschaftlicher Definitionen, und die Vorhaben standen still. Das bringt uns nicht weiter. Ich finde es müßig, darüber zu diskutieren, ob ein neues Vorhaben nun wirklich einmalig ist oder ein Vorhaben die Definition erfüllt und daher den Status als Projekt erhält. Zielführend erachte ich an dieser Stelle den Ansatz des Innovationsmanagements. Das geplante Phänomen wird beschrieben (mehr hierzu in Phase 2 | Das Projekt vorbereiten). Auf

Abb. 10: Definition Projekt nach DIN 69901

dieser Grundlage entscheiden die Verantwortlichen, ob es sich um etwas derart Neues handelt, dass man es als Projekt führen möchte. Basta.

Doch ein Vorhaben offiziell zum Projekt zu erklären führt uns nicht automatisch auf die Gewinnerstraße. Sicherlich bin ich nicht der Erste, der euch sagt, dass ein großer Teil der Digitalisierungsprojekte nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Viele Vorhaben scheitern. Die Gründe hierfür sind mannigfaltig: hoher Investitionsaufwand, mangelhafte Unterstützung der Leitung, falsche Partner, schlechte Kommunikation, fehlendes Verständnis für den Handlungsbedarf, unzureichende Einbeziehung der Anwender, unklare Befugnisse, diffuse Vorgaben, ungenügende Datenschutzkenntnisse und so weiter. Einige Aspekte mit hohem Konfliktpotenzial habe ich in Abbildung 11 zusammengefasst.

Ein...