Verständlich schreiben

Ohne Planung funktioniert es nicht

Wer kein Ziel vor Augen hat, irrt umher. Wer nicht Schritt für Schritt den Weg zum Ziel plant, stolpert unterwegs. Diese Prinzipien gelten nahezu universell - auch für das Schreiben. Grund genug, sich in diesem Kapitel näher mit Ihrer Schreibplanung zu befassen. Sie erfahren hier,

• wie Sie Ihr Kommunikationsziel festlegen,
• wie Sie sich in Ihre Leserin, Ihren Leser hineinversetzen,
• mit welchen Methoden Sie Ideen für Ihren Text sammeln und ins Schreiben starten können.

Was ist Ihr Kommunikationsziel?

Viele Texte, die wir im Beruf lesen, wirken auf uns beliebig, unmotiviert, mit Informationen überfrachtet. Das passiert immer dann, wenn Schreibende sich vorher nicht genau überlegen, was sie mit ihrem Text erreichen möchten.

Wenn Sie im Beruf schreiben, dann tun Sie dies normalerweise nicht aus reinem Selbstzweck. Sie wollen mit Ihren Texten

• informieren,
• etwas beschreiben oder erklären,
• überzeugen,
• Beziehungen pflegen,
• bei anderen eine Handlung auslösen.

Nehmen Sie sich deshalb ein wenig Zeit, Ihr Kommunikationsziel klar zu formulieren, bevor Sie sich an die Arbeit machen.

Die folgende Einteilung nach Texttypen kann Ihnen helfen, Ihr Kommunikationsziel einzukreisen:

• Informative Texte stellen die Sache in den Vordergrund. Sie sollen die Leserin, den Leser zuverlässig informieren. Sie als Autor, Autorin treten dabei in den Hintergrund und halten sich mit Ihrer Meinung zu dem Thema zurück. Informative Textsorten sind zum Beispiel Gesprächsnotizen, Protokolle, Berichte oder Gutachten.
• Expressive Texte hingegen rücken die Beziehung zum Gegenüber in den Vordergrund: Hier geht es um eine persönliche Darstellungsweise, einen persönlichen Zugang zum Empfänger oder eine persönliche Auswahl des Dargestellten. Expressive Texte sind zum Beispiel Dankschreiben, Entschuldigungen, Kondolenzschreiben oder Genesungswünsche.
• Operative Texte sollen Ihre Leserschaft zu einer Handlung bewegen beziehungsweise von etwas überzeugen. Operative Texte sind zum Beispiel Angebote, Bewerbungen oder Werbetexte.

Entscheiden Sie sich vor dem Schreiben, ob Sie mit Ihrem Text Ihre Leser überzeugen und (eventuell) zu einer Handlung motivieren wollen, ob Sie Ihre Leser nur informieren wollen oder ob eine emotionale Ansprache am besten passt. Die Entscheidung, welches Ziel Sie mit Ihrem Text verfolgen, beeinflusst die Art und Weise, wie Sie Ihren Text formulieren.

Um Ihr Kommunikationsziel klar zu formulieren, ergänzen Sie am besten folgenden Satzanfang:

»Mit meinem Text möchte ich erreichen, dass .«

Fixieren Sie Ihr Ziel unbedingt schriftlich und behalten Sie es beim Schreiben immer im Blick.

EIN BEISPIEL: Ein Lieferant hat die letzten zwei Bestellungen verspätet geliefert. Dadurch haben Sie selbst bei Ihren Kunden zwei Liefertermine nicht einhalten können. Wie reagieren Sie? Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen. Bisher waren Sie zufrieden mit Ihrem Lieferanten. Sie wollen daher keinen Bruch in der Beziehung, jedoch sicherstellen, dass eine solche Verspätung nicht mehr vorkommt. Darin steckt bereits das Kommunikationsziel für Ihren Text: Mit meinem Text möchte ich erreichen, dass eine solche Verspätung nicht wieder vorkommt, jedenfalls nicht ohne Vorwarnung. Gleichzeitig ist mir wichtig, die gute Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten zu erhalten. Mit dieser klaren Formulierung fällt es Ihnen nun leichter zu entscheiden, mit welchen Mitteln Sie Ihr Ziel am besten erreichen können. Lassen Sie uns drei Möglichkeiten durchspielen: Bei einem informativen Text würde Ihre E-Mail etwa so aussehen: Ihre letzten beiden Lieferungen kamen jeweils zwei Tage zu spät. Daher konnten wir unsere Kunden nicht rechtzeitig bedienen und diese sind nun verärgert. Was ist das Ergebnis? Der Empfänger weiß über den Sachverhalt Bescheid. Viele Menschen glauben nun, der Lieferant würde daraus schon die nötigen Schlüsse ziehen. Das ist aber keineswegs sicher. Bei einem rein informativen Text liegt es am Empfänger, ob er daraus die nötigen Konsequenzen ableitet, um beim nächsten Mal pünktlich zu liefern. Sie haben darüber keine Kontrolle. Mit einem rein informativen Text erreichen Sie also nicht (unbedingt) Ihr Ziel. Wie sieht es mit einem rein expressiven Text aus? Hier drücken Sie Ihre Gefühle aus; zum Beispiel so: Ihre Lieferung kam am 28. September. Das war zwei Tage nach dem vereinbarten Liefertermin. Jetzt haben wir einen Riesenärger mit unseren Kunden! Vor allem, da auch Ihre vorherige Lieferung schon zu spät kam. Sehr geehrter Herr Müller, wenn das NOCH EINMAL vorkommt, werden wir uns einen anderen Lieferanten suchen müssen! Der Lieferant erfährt ganz klar, dass Sie wütend sind, weil er zu spät geliefert hat. Auch hier glauben viele, dass dies nun zu einer Verhaltensänderung führen müsste. Doch das ist fraglich. Im Gegenteil: Eine solche E-Mail wird den Adressaten vermutlich verärgern und eine Abwehrreaktion auslösen. Damit wird das Verhältnis zum Lieferanten im Zweifel noch komplizierter. Bleibt die dritte Variante: ein operativer Text. Mit diesem machen Sie deutlich, welche Handlungen Sie vom Lieferanten erwarten. Die E-Mail könnte etwa so aussehen: Ihre letzten Lieferungen kamen jeweils zwei Tage später als vereinbart. Deswegen konnten wir nicht rechtzeitig an unseren Kunden ausliefern. Bis jetzt waren wir mit Ihnen als Lieferant sehr zufrieden. Damit wir weiterhin gut zusammenarbeiten, bitten wir Sie jedoch, uns immer rechtzeitig Bescheid zu geben, wenn Sie Lieferengpässe haben. So können wir mit unseren Kunden die Termine frühzeitig neu aushandeln. Ergebnis: Sie informieren Ihren Lieferanten über das Geschehene und schlagen gleichzeitig eine Lösung vor beziehungsweise fordern ihn zu einer Handlung auf. Außerdem signalisieren Sie deutlich, dass Sie am Fortbestehen der Beziehung interessiert sind. Sie gestalten die Situation und werden so Ihr Ziel vermutlich am ehesten erreichen.

Dies ist nur ein Beispiel. In anderen Situationen wollen Sie Ihre Leserschaft vielleicht tatsächlich nur informieren und die Konsequenzen, die diese daraus ziehen, offenlassen.

In wiederum anderen Situationen erreichen Sie mit einem expressiven Text Ihr Ziel, zum Beispiel wenn es Ihr Ziel ist, die persönliche Bindung zwischen Ihnen und Ihrer Leserin, Ihrem Leser zu stärken.

Für wen schreiben Sie?

Wie Sie Ihr Kommunikationsziel erreichen, ist unauflöslich mit der Zielgruppe Ihres Textes verknüpft, denn: Verständlich zu schreiben, heißt, verständlich für Ihre Leser zu schreiben. Dazu brauchen Sie eine Vorstellung davon, was für diese wichtig ist und in welcher Reihenfolge und Form sie Ihre Informationen benötigen.

Man merkt es Texten an, wenn der Autor keine konkrete Vorstellung hat, für wen er eigentlich schreibt. Texte, die »möglichst für alle« geschrieben werden oder bei denen sich die Zielgruppen stark unterscheiden, sind fast immer schwammig und zu allgemein gehalten.

Um Ihren Text auf die (Informations-)Bedürfnisse Ihrer Leserschaft ausrichten zu können, stellen Sie sich möglichst konkret vor, für wen Sie eigentlich schreiben. Häufig vergessen wir genau das: Es sind echte Menschen mit ihrer eigenen Geschichte, die unsere Texte lesen.

Entwickeln Sie eine Zielperson

Vielleicht kennen Sie die Person(en) sogar, an die Sie sich mit Ihrem Text wenden. Dann ist es einfach. Doch viele Texte - wie Artikel, Broschüren oder Newsletter - richten sich an Leser, die wir nicht persönlich kennen, an eine anonyme Zielgruppe.

Geben Sie dieser anonymen Gruppe ein Gesicht, indem Sie vorab eine sogenannte Zielperson entwickeln. Eine Zielperson ist eine typische Vertreterin Ihrer Zielgruppe, also Ihrer Leserschaft. Indem Sie ihr einen Namen und ein Gesicht geben, werden Sie sich automatisch stärker mit ihren Erwartungen auseinandersetzen. Dadurch wird der Text garantiert konkreter, lebendiger und interessanter.

So gehen Sie vor: Sammeln Sie zunächst Informationen über Ihre Leser. Dazu müssen Sie sich nicht tagelang...