Arbeitsphasen planen
Das Thema «effizientes Arbeiten» ist in der schnelllebigen Zeit, in der wir uns bewegen, ein wichtiger Faktor. Wir leben in einer Epoche, in der es mehr um Zeit und Zeitersparnis geht als in allen anderen Zeiten zuvor. Nie war es so entscheidend, wie rasch ein Prozess voranschreitet oder wie schnell eine Aufgabe abgeschlossen ist. Früher wurden Bauten über Jahrhunderte hinweg erstellt, und heute drängt die Zeit und es ist immens wichtig, es in wenigen Jahren abgeschlossen zu haben.
Im Arbeitsalltag hören wir oft genug: «Bis wann hast du das?», «Können wir damit heute noch rechnen?» oder «Schaffen wir das diese Woche noch?». Diese Aussagen können Druck erzeugen, und wenn wir nicht stabil mit beiden Beinen im Leben und im Berufsleben stehen, kann uns das enorm unter schlechten Druck setzen. Dieser ist gefährlich und kann unserer Motivation und unserem Engagement enorm schaden. Wir wollen dann zwar die Vorgaben erreichen, aber wegen dem zu hohen Druck passiert genau das Gegenteil. Projekte werden nicht zeitgerecht fertig und die Aufgaben bleiben liegen. Prioritäten werden falsch gesetzt, denn wir versuchen, die Projekte, die mit solchen Ansprüchen gestartet wurden, zuerst abzuschliessen, obwohl es Projekte geben könnte, die wirklich schneller fertig sein müssten.
Die Priorität wurde anhand eines neuen Faktors gesetzt, und genau diese Veränderung nimmt uns die Effizienz bei der Arbeit. Wir müssen unsere Projekte und Aufgaben selbst terminieren und uns wesentliche Faktoren und Zusammenhänge genauer anschauen, bevor wir ein Projekt priorisieren.
Frag dich: «Muss das wirklich schon so bald fertig sein?» «Hat es einen Einfluss auf andere Projekte?» «Wie viel hängt davon ab, wenn das Projekt nicht so schnell fertig ist?» Es ist wichtig, sich diese Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass die Prioritäten richtig gesetzt werden und die Arbeit effizient erledigt wird.
In meinem Agenturalltag habe ich schnell erkannt, dass es oft gar nicht darauf ankommt, wie schnell etwas passiert, sondern dass es überhaupt passiert. Wie oft habe ich von Kunden erst am Freitag Informationen erhalten, die für eine Druckproduktion notwendig waren, und der Kunde hat mich dann gefragt: «Und bis wann bekomme ich die Broschüren? Klappt das bis Montag?» Ein klassisches Phänomen. Wann genau soll denn die Druckerei arbeiten? Sonntags?
Ich habe erkannt, dass es den Personen oft nicht bewusst ist, welche Forderungen sie mit so einfachen Fragen wie «Funktioniert das bis morgen?» oder «Kann ich das am Montag abholen?» stellen. Ich habe das schon oft bemerkt und beobachtet. Der Termin ist nicht das Dringende. Sie haben es sich einfach so vorgestellt, dass, wenn sie die Woche beginnen, die Broschüren bereitliegen. Tatsächlich brauchen werden sie diese aber erst am Donnerstag, denn da haben sie das Meeting, bei dem sie diese einsetzen wollen. Sie setzen also andere unter Druck, vielleicht ohne Absicht. Das ist jedoch unnötig, denn auch Dienstag oder Mittwoch reicht für die entsprechende Lieferung noch völlig aus.
Ein Sprichwort, das es auf den Punkt bringt:
Wenn ich stehe, dann stehe ich.
Wenn ich gehe, dann gehe ich.
Wenn ich laufe, dann laufe ich.
Mach dir selbst Gedanken darüber, wie oft du andere schon mit solchen Vorgaben unter Druck gesetzt hast, obwohl es wirklich gar nicht so dringend war.
Das zu verinnerlichen, ist eine Lektion, die du unbedingt für dich anwenden musst. Lerne, genau das zu tun. Nur wer den Fokus auf ein Thema legt, kann erfolgreich sein. Nur wer genau das, was er gerade tut, mit voller Aufmerksamkeit tut, kann richtig effizient werden. Ist dir das noch nie aufgefallen: Wenn du etwas aus voller Überzeugung oder Leidenschaft machst, spielt die Zeit keine Rolle und du erledigst es mit Leichtigkeit?
Stress dich nicht und setz dich nicht sinnlos unter Druck. Mach es mit Begeisterung und mit der richtigen Planung, aber dann tue genau das, was du auch geplant hast - fokussiere dich.
Wie plane ich richtig?
Planen ist für jeden anders. Jeder hat andere Zeiten, in denen er sich fokussieren kann, sich ausgelaugt fühlt oder sich voll im Tatendrang erkennt. Wir versuchen gemeinsam, diese Zeiten zu ordnen und die richtigen Ansätze für die eigene Planung zu finden. Dann funktioniert auch die Planung deiner Projekte und Aufgaben. Kennst du deine optimalen Zeiten schon? Wann bist du fokussiert? Wann benötigst du Pausen und wann kannst du dir für andere Zeit nehmen?
Lass uns die Planung vertiefen. Dazu unterteilen wir in 3 Phasen.
Nr. 1 - Fokusphase
Wir wollen mit den Fokuszeiten starten. Jeder hat in seinem Arbeitsalltag ein Zeitfenster, das in der Regel ca. 3 Stunden dauert, in dem die Arbeit richtig konzentriert und fokussiert erledigt werden kann.
Kennst du dein Zeitfenster schon? Wenn nicht, dann nimm dir die nächsten Tage Zeit und notiere dir deine Arbeit und die Projekte, an denen du arbeitest, mit den entsprechenden Zeiten. Anhand dieses Journals kannst du herausfinden, wann du die beste Performance ablieferst. Du hast deine Fokusphase erkannt.
Bei der Planung deiner Aufgaben legst du dir nun auf dieses Zeitfenster die Arbeiten und Projekte, die viel Aufmerksamkeit und deine volle Konzentration benötigen. Du steigerst schon alleine anhand dieser neuen Planung deine Effizienz, denn wenn du komplexe Aufgaben im für dich idealen Zeitfenster erledigst, siehst du, wie deine Arbeit förmlich dahinschmilzt.
Während der Fokusphase erledigst du Aufgaben schneller und effektiver als in anderen Zeitfenstern. Du kannst deine Fokuszeit jederzeit neu analysieren, sollte sich dein Tagesablauf ändern.
Wenn du dir das zu Herzen nimmst und dich offen dafür entscheidest, in deiner Fokuszeit erfolgreicher und vor allem effizienter zu arbeiten, wird sich das richtig gut anfühlen. Du wirst die Arbeit immer lieber erledigen und schon nach einigen Wochen eine Leistungssteigerung sehen. Idealerweise erkennst du das selbst, oder deine Vorgesetzten oder Mitarbeiter.
Du hast deine Fokuszeit gefunden, definiert und arbeitest nun sehr effektiv in diesem Zeitfenster. Wie kannst du nun noch effizienter werden? Frag dich vor jeder neuen Aufgabe und vor jedem neuen Projekt, das du anfängst oder wieder beginnst, kurz Folgendes: «Habe ich alle notwendigen Informationen zur Hand? Weiss ich, wie ich das Projekt oder die Aufgabe erledigen kann?» Und wichtigste Frage: «Kann ich das effizienter tun?» Nimm dir fünf Minuten Zeit und überdenke den Ablauf. Gehe Schritt für Schritt zügig durch und mach dir klar, dass du noch besser werden kannst.
Ein passender Spruch dazu:
«Nichts ist so beständig wie der Wandel.»
Zeitmanagement ist im Arbeitsalltag für jeden ein wichtiger Faktor. Es verlangt jeder Chef von seinen Mitarbeitern, die Aufgaben oder Projekte so effektiv und schnell wie möglich abzuschliessen. Leider hat sich das aber auch zu einem Problem entwickelt. In den vergangenen Jahren sieht man immer häufiger - und das vor allem in grossen Unternehmen -, dass zwar schnell gearbeitet wird oder die Arbeit bis zum Termin beendet ist, doch die Arbeit hat keine Qualität. Sie wurde nicht durchdacht, hat verheerende Mängel und oft muss das Ganze noch einmal gemacht werden.
Nun frage ich dich: Ergibt das Sinn? Schnell zu arbeiten, ohne dabei zu denken? Es läuft doch auch keiner beim Marathon mit und denkt sich kurz vor dem Ende: «Hätte ich bloss daran gedacht, die Sportschuhe statt den Hausschuhen anzuziehen.»
Das ist genau der Grund, warum es wichtig ist, die wirklich wichtigen Aufgaben in der Fokuszeit zu erledigen. Denn wenn du die wichtigen Projekte effektiver umsetzt und das mit besseren Ergebnissen, dann hast du auch mehr Zeit für die restlichen Aufgaben und kannst dir für diese neben mehr Zeit auch den Rat anderer holen. Dann bist du nicht mehr im Hamsterrad des Stresses.
Nr. 2 - Pausen und Stress
Pausen sind wichtig, da unser Körper sonst bald mit Stress reagiert. Stress ist nicht schlecht. Es gibt verschiedene Formen von Stress.
Stress entsteht in unserer Körperbalance - besser gesagt: wenn diese aus dem Gleichgewicht gerät. Das Stresshormon stellt im Grundsatz nur das Gleichgewicht in unserem Körper wieder her. Das kann so interpretiert werden, dass es nichts Schlechtes ist. Denn unser Körper reagiert und versucht sein Bestes, uns wieder auszugleichen.
Stress ist dann nicht gut, wenn wir die Kontrolle verlieren. Wenn wir ständig neue Probleme oder Projekte annehmen oder zugewiesen bekommen, obwohl wir bei allen anderen schon längst im Verzug sind.
Zeit für eine Pause
Richtig, auch wenn die Projekte drängen, wenn du komplett zusammenbrichst und am Schluss Burnout hast, kannst du die Projekte oder Aufgaben ebenfalls nicht abschliessen. Nimm dir deshalb die notwendige Auszeit, nimm Abstand und bekomme den Kopf frei. Mit neuem Sauerstoff im Blut und wieder klaren Gedanken kannst du dich erneut den Projekten widmen.
Auch mal ein Nein ist nicht besonders schwer. Viele tun sich damit aber enorm schwer. Nein sagen ist wichtig. Wir haben von Kindesbeinen an das Wort so oft gehört und eine negative Assoziation dazu aufgebaut, dass wir das auch auf unseren Erwachsenenalltag übertragen haben.
Doch schützt uns ein Nein in den meisten Fällen nur vor Gefahren. So war es schon als Kind. Denn Nein hiess es bestimmt am häufigsten, wenn wir etwas tun wollten, das schlecht für uns oder unsere Gesundheit war oder eine Gefahr bestand, wenn wir es trotzdem tun würden.
Wenn uns ein Nein schützt,...
