Homeoffice optimal gestalten

2. Die hohe Kunst der Selbstorganisation

Termine, Aufgaben, Team und Zusammenarbeit: Beim Arbeiten zu Hause ist Organisationsgeschick in jeder Hinsicht gefragt. Das ist eine besondere Herausforderung, wenn Sie regelmäßig zwischen dem Büro in der Firma und dem Homeoffice wechseln.

Dieses Kapitel führt Sie Schritt für Schritt durch die verschiedenen Ebenen der veränderten

Arbeitsorganisation und gibt Antworten auf folgende Fragen:

• Wie lassen sich Termine und Aufgaben beim standortunabhängigen Arbeiten im verteilten Team unter einen Hut bringen?
• Wie behalten Sie im Homeoffice den Fokus auf die Ziele und Ergebnisse, nachdem die im Büro gewohnte Gruppendynamik in der Alleinarbeit daheim fehlt?
• Was ist für die Abstimmung mit dem virtuellen Kollegenteam zu beachten?
• Wie können Sie mit Ihrer eigenen Energie so haushalten, dass Sie allen Anspruchsgruppen gerecht werden (Vorgesetzte, Kollegen, Familie, Sie selbst)?

I. Zeiten, Aufgaben und Prioritäten unter einen Hut bringen

Die folgende Tabelle beleuchtet wesentliche Aspekte für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice. Überlegen Sie, inwieweit diese Aussagen auf Sie zutreffen: ja (+); mal so, mal so (±); nein (-)

Übergreifende Aspekte: Erfolgreich im Homeoffice + ± - Ich habe eine gute Übersicht über meine nächsten To-dos und kann gut einschätzen, was ich in Alleinarbeit erledigen kann. Ich kann die Aufgaben der kommenden Woche planen und rechtzeitig einschätzen, wo es unter Umständen zeitkritisch werden kann. Die Trennung zwischen Privatem und Beruflichem gelingt mir gut. Im Team haben wir eine gute Vertrauenskultur, auf die Verlass ist. Ich kenne mich und meine Energieressourcen genau und kann damit richtig haushalten.

Sie konnten nicht alle Fragen mit einem uneingeschränkten Ja beantworten? Dann geben wir Ihnen gerne wertvolle Hinweise zu

• Zeit-, Prioritäten- und Aufgabenmanagement
• Arbeits- und Teamorganisation
• persönlichem Energiemanagement

Für die Arbeit im Homeoffice, die von den meisten Menschen im Wechsel mit der Arbeit im Firmenbüro geleistet wird, braucht es ein besonderes Maß an Selbstorganisation. Das ist einfacher gesagt als getan. Für gute Arbeitserfolge und persönliche Zufriedenheit ist eine strukturierte Vorgehensweise notwendig - unabhängig davon, ob Sie gelegentlich, regelmäßig an einem Tag pro Woche oder mehrheitlich zu Hause arbeiten. Neben der räumlichen stellt auch die zeitliche Trennung von Arbeit und Privatem eine neue Anforderung dar, fallen doch die äußeren Strukturen des Büros, der Blickkontakt zu den engen Kollegen, der Mitreißeffekt des Termins und der schnelle persönliche Austausch weg.

Beispiel:

Herr M. berichtet: "Einerseits freue ich, mich mittags mit meiner Familie gemeinsam essen zu können und über die neuesten Ereignisse meiner Kinder informiert zu werden. Andererseits jedoch vermisse ich den Kontakt zu den Kollegen und manchmal fehlt mir die Unterstützung bei Fachfragen. Telefon- und Videokonferenzen ersetzen den fachlichen Austausch nicht ganz."

Für viele wird sich eine Mischform einstellen, etwa ein paar Tage im Büro und ein bis zwei Tage pro Woche zu Hause zu arbeiten. Bei der Umstellung auf regelmäßige Arbeit in den eigenen vier Wänden ist es hilfreich, sich die Veränderungen gegenüber der zuvor durchgehenden Präsenzarbeit im Unternehmen bewusst zu machen. Fragen Sie sich, wie Ihre Wahrnehmung ist oder sich ändert, wenn Sie vermehrt zu Hause arbeiten:

• Arbeiten Sie gerne und freiwillig zu Hause und was wird dadurch besser?
• Oder ist Homeoffice für Sie eher schwierig und wenn ja, woran liegt das primär?
• Ist es einfach eine Umstellung, die einiges an Änderungen und Neuerungen mit sich bringt und mit der Zeit zur Normalität wird?
• Was bleibt gleich, unabhängig von Ihren bisherigen Erfahrungen?

Wenn Sie nachfolgende Hinweise beachten, werden Sie feststellen, dass vieles zwar anders, aber mit ein paar systematischen Maßnahmen nachhaltig besser werden kann.

Selbstorganisation hinsichtlich Zeiten, Aufgaben und Prioritäten

In der Büroumgebung können die produktive Arbeitsatmosphäre, der äußere Rahmen mit den vorgegebenen Routinen und die motivierende Gruppendynamik sehr hilfreich für den eigenen Arbeitsfluss sein. Umgekehrt ist der Leistungsdruck geradezu körperlich spürbar, wenn etwa ein wichtiger Liefertermin eingehalten werden muss. Dann arbeiten alle Kollegen sehr eng zusammen, um etwa eine Kundenpräsentation für den Besuch am nächsten Morgen fertigzubekommen. Wer ein Konzentrationsproblem hat, kann durch einen Blick in die emsig arbeitende Runde und aufmunternde Worte von Kollegen ("Nur noch 30 Minuten, dann haben wir's geschafft") wieder zur eigenen Produktivität zurückfinden. Oder es findet sich jemand, der sich auch gerade bewegen möchte und gerne mit zur Kaffeetheke geht. Wie selbstverständlich kehrt man nach einem kurzen persönlichen Austausch an den Schreibtisch und zu seiner konzentrierten Arbeit zurück.

Ganz anders ist es zu Hause. Dort ist die Gefahr größer, sich zu verzetteln, Pausen zu vergessen, sich ablenken zu lassen oder den Fokus nicht zu finden.

Eigenverantwortliches, genaues und agiles Zeit-, Aufgaben- und Ressourcenmanagement gehören zur Kernkompetenz für jeden erfolgreichen Homeoffice-Worker. Eigenverantwortlich, weil zu Hause die Verantwortung für die Erreichung der Tagesziele bei Ihnen allein liegt. Genau, damit nichts, auch kein Teilschritt, bei der Alleinarbeit, vergessen wird. Agil, weil der eigene Plan ständig den sich ändernden Rahmenbedingungen angepasst werden muss.

Um sich selbst einzuschätzen, ob und wie Sie die regelmäßige Arbeit zu Hause gut organisieren können, hilft ein Selbsttest zur eigenen Standortbestimmung.

Welcher Homeoffice-Typ bin ich? - Selbsttest Teil 1

Bitte gehen Sie die folgenden Aussagen durch und bewerten Sie, ob die Aussage für Sie zutrifft: ja (+); mal so, mal so (±); nein (-).

Zeitmanagement + ± - Ich kann mich gut selbst organisieren.                      Meine Aufgaben und Unternehmungen plane ich im Voraus.                      Zugesagte Termine halte ich ein.                      Den Zeitbedarf für meine Aufgaben schätze ich realistisch ein.                      Mein Terminmanager ist stets gut gepflegt.                      Termine, die meine Büropräsenz erfordern, sind eine Woche vorher bekannt.                      Prioritätenmanagement                      Wichtiges von Unwichtigem zu trennen gelingt mir gut.                      Ich kann gut zwischen "dringend" und "wichtig" unterscheiden.                      Aufgaben zu priorisieren fällt mir leicht.                      Komplexe Aufgaben kann ich gut...